Navigation:  Kontakty > Karta firmy >

Základní karta

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Základní karta kontaktu umožňuje zapsat do databáze základní identifikační údaje o firmě, jak "poštovní, tak "obchodní". Formou předvyplněných číselníků umožňuje pak rychle zařadit firmu do skupin s podobnými vlastnosti. Velikost, teritorium, právní forma, oblasti zájmů či produkce a podobně.

Základní karta kontaktu.

Základní karta kontaktu.

 

Nejdůležitější informací na kartě firmy je NÁZEV. Modře podbarvené pole naznačuje, že je současně tzv. primárním klíčem v databázi (na něj jsou vázány všechny informace o firmě), který musí být jedinečný. Délka názvu firmy je 50 znaků.

 

Základní karta kontaktu nabízí také zjednodušený pohled na kontaktní osoby, které je možné zde přímo editovat nebo přidávat. Pro smazání nebo zneplatnění kontaktní osoby se musíte přesunout na Kartu kontaktní osoby (poklepáním na začátek řádku).

 

Doplňující informace a podpůrné funkce jsou dostupné přes

Funkční tlačítka

 

zamekMožnost "zamknutí" karty pro editaci (v tomto stavu je možno údaje na kartě kontaktu editovat
ZamekAktivniKontakt je zamčen proti editaci - editace bude možná až po "odemknutí" karty kontaktu
tlacitko2Kreditní informace dle serveru Creditcheck. Po kliknutí na ikonu se zobrazí, jaký stav je na serveru evidován, zda je informace aktuální s možností údaje aktualizovat (potřebuje přístup k internetu).
tlacitko3Filtrování aktivních osob. Po kliknutí na toto tlačítko se objeví přehled všech aktivních osob k dané firmě. Aktivní osoba má zapnutý zvláštní příznak na kartě kontaktní osoby.
tlacitko12Přepínač Platná / Neplatná firma. Pokud firma má v systému nějakou historii (odkazy na dokumenty) nelze ji smazat. Ale je možné ji zneplatnit a tak mít možnost odstínit od běžné práce (neplete se tak "pod rukama") pomocí zvláštní konfigurace, kterou najdete v menu KONTAKTY -> KONFIGURACE -> VÝBĚRY FIREM.
tlacitko10Nastavení úrovně ochrany dat pro konkrétní záznam (firmu) podle konfigurace v menu SYSTÉM -> PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA -> HIERARCHIE HORIZONTÁLNÍHO ŘEZU.
NespolehlivyPlatceSpolehlivost plátce DPH. Zelená = OK (Žlutá = nespolehlivý plátce DPH).
tlacitko1Pokud je tlačítko aktivní, je kontakt svázán s projekty. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí buď samotný projekt (pokud je jediný) nebo seznam projektů (pokud jich je víc), které jsou s tímto kontaktem svázané.
tlacitko5Pokud je tlačítko aktivní, je kontakt svázán s Příležitostmi. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí Přehled provázaných příležitostí.
tlacitko6Přiřazení tiskové sestavy vybraných dokumentů k zákazníkovi. K danému zákazníkovi je možné předdefinovat výchozí tiskovou sestavu faktury (nabídky, přijaté objednávky, vystavené faktury nebo dodacího listu). Vždy se otevře formulář s nabídkou tiskových sestav a uživatel si zvolí požadovanou variantu. Takto zvolená tisková sestava se pak při tisku dokumentu použije přednostně.
tlacitko9Čísla účtů kontaktu. Informace o registrovaných a platných účtech.
tlacitko13Hledání firmy na internetu. Po vyplněnění parametrů hledání je možné pomocí tlačítka zjistít detailní informace o firmě z internetových zdrojů (potřebuje přístup k internetu).
tlacitko14Objekty připojené ke kontaktu. Indikátor existence připojení externích souborů ke kartě kontaktu.
tlacitko15Přehled připomenutí. Indikátor existence připomenutí.

 

 

Systém Soft-4-Sale nabízí k použití kromě základní adresy ještě dvě další, různé adresy jednoho kontaktu.

 

Fakturační adresa ...

Fakturační adresa je dostupná v samostatné záložce přímo na základní kartě a pokud je některý z fakturačních údajů vyplněn, pak je titulek záložky zvýrazněn tučným textem.

Fakturační adresa se skládá ze dvou částí, přičemž stačí vyplnit jen jednu z nich - tu, která se liší od adresy základní. A to buď Název, nebo Adresu. Jestliže ve fakturační záložce je vyplněn název, upřednostní se při tisku fakturační adresy. Ulice, město, PSČ se použijí ze záložky základní. Jestliže naopak jsou vyplněna fakturační pole ulice, město, PSČ - pak se při tisku fakturační adresy použije název ze základní záložky kontaktu a zbytek z fakturační záložky.

Fakturační adresa se tiskne automaticky na Vystavených fakturách. Tiskne se v přednostním režimu - pokud je vyplněna použije se, pokud vyplněna není, tiskne se adresa základní.

V menu KONTAKTY -> KONFIGURACE -> KONFIGURACE TISKU ADRES NA DOKUMENTECH lze vybrat i další doklady, na kterých se bude tisknout přednostně fakturační adresa.

tip2Délka názvu firmy ve fakturační adrese je 100 znaků. Lze tak tedy vyřešit firmy s delším názvem, který se celý nevejde na základní kartu.

 

 

Korespondenční adresa ...

Další možná adresa jedné firmy, která je také dostupná v samostatné záložce přímo na základní kartě. Pokud je některý z korespondenčních údajů vyplněn, pak je titulek záložky zvýrazněn tučným textem.

Použití a vlastnosti této adresy jsou prakticky shodné s adresou fakturační. Rozdíl je jen v tom, že korespondenční adresa se na žádném z dokladů netiskne automaticky. Je potřeba si konfiguračně nastavit, na kterých dokladech se má přednostně tisknout Korespondenční adresa. Nastavení provedete v menu KONTAKTY -> KONFIGURACE -> KONFIGURACE TISKU ADRES NA DOKUMENTECH.

 

Jak vyplňovat adresy na kartách kontaktů?

Odpověď na tuto otázku najdete v kapitole Konfigurace tisku adres na dokumentech, se kterou úzce souvisí.

 

STÁT na kartě kontaktu

pozor

Pro vyplnění státu na základní kartě kontaktu je důležité použít nabídku státu z číselníku. Obzvlášť tam, kde uvažujete o vedení účetnictví v systému Soft-4-Sale, nebo pro vás platí povinnost vést výkazy Intrastatu. Pokud je stát vybrán z číselníku, je systém podle mezinárodní zkratky státu schopen správně rozlišit, zda se jedná o firmu tuzemskou nebo zahraniční, nebo zda je firma z členského Evropské Unie. Zkratka státu se doplní automaticky z číselníku států.

 

Slovenské firmy - IČ DPH

V případě "slovenské" firmy (v názvu státu se musí vyskytovat řetězec "slovensk*" nebo musí být spřažen s číselníkem Států pro Intrastat, kde musí být uvedeno SK) se při kontrole ohledně DPH bere v úvahu výhradně pole IČ DPH.

Příznak pro "Ne/plátce DPH" je v tomto případě pro větší názornost přesunut vedle pole IČ DPH.

Karta Kontaktu - nutné údaje pro "slovenské" firmy.

Karta Kontaktu - nutné údaje pro "slovenské" firmy.

 

IČ DPH musí být uvedeno ve správném formátu SK##########.

Tiskové sestavy vystavených faktur - "standard slovensky", "slovensky v zahraniční měně" a dodacích listů - "standard slovensky" zobrazují hodnotu pole IČ DPH.

 

Designér základní karty kontaktu

Na základní kartě kontaktu lze upravit strukturu přehledu kontaktních osob pomocí takzvaného designera.

Umístěte kurzor na jakékoli pole přehledu kontaktních osob a spusťte z menu STANDARD -> RYCHLÉ AKCE -> NASTAVENÍ DESIGNU designera a proveďte požadované úpravy.

kontakt-design

 

Na základní a marketingové kartě kontaktu jsou "neplatné" osoby zvýrazněny červeným podbarvením pole ID číslem osoby.

Zvýraznění "neplatných" osob

Zvýraznění "neplatných" osob

 

Vylepšené vyhledávání osob na kartě kontaktu

Při kliknutí na ikonu vlevo pod seznamem osob se otevře přehled kontaktních osob odfiltrovaný na firmu v kartě firmy, pro platné osoby a setříděné dle příjmení.

vyhledavani1   osoby-filtr