|
Základní karta |
  
|
|
Základní karta |
|
Základní karta kontaktu umožňuje zapsat do databáze základní identifikační údaje o firmě, jak "poštovní, tak "obchodní". Formou předvyplněných číselníků umožňuje pak rychle zařadit firmu do skupin s podobnými vlastnosti. Velikost, teritorium, právní forma, oblasti zájmů či produkce a podobně.
Základní karta kontaktu.
Nejdůležitější informací na kartě firmy je NÁZEV. Modře podbarvené pole naznačuje, že je současně tzv. primárním klíčem v databázi (na něj jsou vázány všechny informace o firmě), který musí být jedinečný. Délka názvu firmy je 50 znaků.
Základní karta kontaktu nabízí také zjednodušený pohled na kontaktní osoby, které je možné zde přímo editovat nebo přidávat. Pro smazání nebo zneplatnění kontaktní osoby se musíte přesunout na Kartu kontaktní osoby (poklepáním na začátek řádku).
Doplňující informace a podpůrné funkce jsou dostupné přes
Funkční tlačítka
 | Možnost "zamknutí" karty pro editaci (v tomto stavu je možno údaje na kartě kontaktu editovat |
 | Kontakt je zamčen proti editaci - editace bude možná až po "odemknutí" karty kontaktu |
 | Kreditní informace dle serveru Creditcheck. Po kliknutí na ikonu se zobrazí, jaký stav je na serveru evidován, zda je informace aktuální s možností údaje aktualizovat (potřebuje přístup k internetu). |
 | Filtrování aktivních osob. Po kliknutí na toto tlačítko se objeví přehled všech aktivních osob k dané firmě. Aktivní osoba má zapnutý zvláštní příznak na kartě kontaktní osoby. |
 | Přepínač Platná / Neplatná firma. Pokud firma má v systému nějakou historii (odkazy na dokumenty) nelze ji smazat. Ale je možné ji zneplatnit a tak mít možnost odstínit od běžné práce (neplete se tak "pod rukama") pomocí zvláštní konfigurace, kterou najdete v . |
 | Nastavení úrovně ochrany dat pro konkrétní záznam (firmu) podle konfigurace v . |
 | Spolehlivost plátce DPH. Zelená = OK (Žlutá = nespolehlivý plátce DPH). |
 | Pokud je tlačítko aktivní, je kontakt svázán s projekty. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí buď samotný projekt (pokud je jediný) nebo seznam projektů (pokud jich je víc), které jsou s tímto kontaktem svázané. |
 | Pokud je tlačítko aktivní, je kontakt svázán s Příležitostmi. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí Přehled provázaných příležitostí. |
 | Přiřazení tiskové sestavy vybraných dokumentů k zákazníkovi. K danému zákazníkovi je možné předdefinovat výchozí tiskovou sestavu faktury (nabídky, přijaté objednávky, vystavené faktury nebo dodacího listu). Vždy se otevře formulář s nabídkou tiskových sestav a uživatel si zvolí požadovanou variantu. Takto zvolená tisková sestava se pak při tisku dokumentu použije přednostně. |
 | Čísla účtů kontaktu. Informace o registrovaných a platných účtech. |
 | Hledání firmy na internetu. Po vyplněnění parametrů hledání je možné pomocí tlačítka zjistít detailní informace o firmě z internetových zdrojů (potřebuje přístup k internetu). |
 | Objekty připojené ke kontaktu. Indikátor existence připojení externích souborů ke kartě kontaktu. |
 | Přehled připomenutí. Indikátor existence připomenutí. |
Konfigurace údajů pro tisk štítku pro označování hotových výrobků (pro firmy s modulem VÝROBA)
Vygeneruje vizitku firmy ve formát QR kódu pro snadné načtení a uložení do kontaktů vašeho mobilního telefonu
Systém Soft-4-Sale nabízí k použití kromě základní adresy ještě dvě další, různé adresy jednoho kontaktu.
Fakturační adresa ...
Fakturační adresa je dostupná v samostatné záložce přímo na základní kartě a pokud je některý z fakturačních údajů vyplněn, pak je titulek záložky zvýrazněn tučným textem.
Fakturační adresa se skládá ze dvou částí, přičemž stačí vyplnit jen jednu z nich - tu, která se liší od adresy základní. A to buď Název, nebo Adresu. Jestliže ve fakturační záložce je vyplněn název, upřednostní se při tisku fakturační adresy. Ulice, město, PSČ se použijí ze záložky základní. Jestliže naopak jsou vyplněna fakturační pole ulice, město, PSČ - pak se při tisku fakturační adresy použije název ze základní záložky kontaktu a zbytek z fakturační záložky.
Fakturační adresa se tiskne automaticky na Vystavených fakturách. Tiskne se v přednostním režimu - pokud je vyplněna použije se, pokud vyplněna není, tiskne se adresa základní.
V lze vybrat i další doklady, na kterých se bude tisknout přednostně fakturační adresa.
Délka názvu firmy ve fakturační adrese je 100 znaků. Lze tak tedy vyřešit firmy s delším názvem, který se celý nevejde na základní kartu.
Korespondenční adresa ...
Další možná adresa jedné firmy, která je také dostupná v samostatné záložce přímo na základní kartě. Pokud je některý z korespondenčních údajů vyplněn, pak je titulek záložky zvýrazněn tučným textem.
Použití a vlastnosti této adresy jsou prakticky shodné s adresou fakturační. Rozdíl je jen v tom, že korespondenční adresa se na žádném z dokladů netiskne automaticky. Je potřeba si konfiguračně nastavit, na kterých dokladech se má přednostně tisknout Korespondenční adresa. Nastavení provedete v .
Jak vyplňovat adresy na kartách kontaktů?
| • | Odpověď na tuto otázku najdete v kapitole Konfigurace tisku adres na dokumentech, se kterou úzce souvisí. |
STÁT na kartě kontaktu
Pro vyplnění státu na základní kartě kontaktu je důležité použít nabídku státu z číselníku. Obzvlášť tam, kde uvažujete o vedení účetnictví v systému Soft-4-Sale, nebo pro vás platí povinnost vést výkazy Intrastatu. Pokud je stát vybrán z číselníku, je systém podle mezinárodní zkratky státu schopen správně rozlišit, zda se jedná o firmu tuzemskou nebo zahraniční, nebo zda je firma z členského Evropské Unie. Zkratka státu se doplní automaticky z číselníku států.
V české verzi - jestliže je kód státu CZ, nebo není vyplněn (!), je firma považivána za TUZEMSKOU (!)
Ve slovenské verzi - jestliže je kód státu SK, nebo není vyplněn (!), je firma považivána za TUZEMSKOU (!)
V maďarské verzi - jestliže je kód státu HU, nebo není vyplněn (!), je firma považivána za TUZEMSKOU (!)
Slovenské firmy - IČ DPH
V případě "slovenské" firmy (v názvu státu se musí vyskytovat řetězec "slovensk*" nebo musí být spřažen s číselníkem Států pro Intrastat, kde musí být uvedeno SK) se při kontrole ohledně DPH bere v úvahu výhradně pole IČ DPH.
Příznak pro "Ne/plátce DPH" je v tomto případě pro větší názornost přesunut vedle pole IČ DPH.
Karta Kontaktu - nutné údaje pro "slovenské" firmy.
IČ DPH musí být uvedeno ve správném formátu SK##########.
Tiskové sestavy vystavených faktur - "standard slovensky", "slovensky v zahraniční měně" a dodacích listů - "standard slovensky" zobrazují hodnotu pole IČ DPH.
Designér základní karty kontaktu
Na základní kartě kontaktu lze upravit strukturu přehledu kontaktních osob pomocí takzvaného designera.
Umístěte kurzor na jakékoli pole přehledu kontaktních osob a spusťte z designera a proveďte požadované úpravy.
Na základní a marketingové kartě kontaktu jsou "neplatné" osoby zvýrazněny červeným podbarvením pole ID číslem osoby.
Zvýraznění "neplatných" osob
Vylepšené vyhledávání osob na kartě kontaktu
Při kliknutí na ikonu vlevo pod seznamem osob se otevře přehled kontaktních osob odfiltrovaný na firmu v kartě firmy, pro platné osoby a setříděné dle příjmení.
