Navigation:  Jak začít se systémem pracovat > Základní popis systému >

Charakteristika jednotlivých modulů

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Systém Soft-4-Sale je modulární systém. Skládá se z jednotlivých modulů, které mohou fungovat i samostatně (a to zcela nebo částečně), ale v celku tvoří integrovaný a provázaný systém. Z uvedeného vyplývá, že některé moduly můžete zakoupit a provozovat zcela samostatně, některé jen spolu s jiným modulem. (Konkrétně viz obchodní informace dodavatele).

Zboží

Modul Zboží je určen ke správě a evidenci kompletní informační databáze produktů, které uživatel nabízí nebo dodává zákazníkům. Mezi produkty mohou být i služby a jiné neskladovatelné produkty, konstrukční celky a vlastní výrobky. Velký objem informací, které umožňuje tento modul vést o každém produktu je podstatný především pro další funkce, které tento modul, a moduly na něj navazující, nabízí. Mezi funkce, které  jsou modul zboží typické jistě patří cenotvorba (zahraniční ceny, dealerské ceny, smluvní ceny, slevový systém, bonusový systém a další). Lze vytvořit libovolný počet nákupních a prodejních ceníků. U každého ceníku lze určit měnu. Nákupní ceníky lze navíc přiřadit ke konkrétnímu dodavateli a ke každému produktu zadat katalogové číslo dodavatele (pro objednání). Dále je možno definovat různé druhy slev pro jednotlivé produkty nebo jejich kategorie.

Kontakty

Modul Kontakty slouží k evidenci veškerých obchodních kontaktů. Adresy lze zadávat nebo upravovat i z ostatních modulů během běžné práce. Firmy a kontaktní osoby lze libovolně zařazovat do uživatelem definovaných kategorií, jejichž počet není nijak limitován. Ke každé firmě lze přiřadit neomezený počet osob s upřesněním kontaktních údajů i osobních dat. Adresy a jména osob se zadávají pohodlně do jednoho textového pole, o strukturování údajů se stará software sám.

Modul Kontakty umožňuje účelným způsobem vybírat partnery podle libovolných kriterií a tyto výběry tisknout jako adresní štítky nebo dopisní obálky libovolného formátu. Další možností je neobvykle snadná tvorba hromadné korespondence (pro tisk, fax a e-mail). Buď přímá nebo ve spolupráci s programem Microsoft Word.

Ve spojení s externími e-mailovými klienty lze přímo ze systému odesílat e-mailové zprávy bez nutnosti vedení dalšího adresáře v mailové klientovi. Disponujete-li digitální ústřednou, lze přímo ze systému vytáčet telefonní hovory nebo naopak identifikovat, kdo vám právě volá.

Modul Kontakty v sobě zahrnuje i komplexní pohled na evidovaná data systému týkající se konkrétní firmy - veškeré faktury, dodací listy, objednávky, ale i korepondenci a další - pohodlně na jednom místě.

Marketing

Funkce modulu Marketing využívají naplněné báze adres a zboží k marketingovým funkcím. Modul dokáže tvořit pojmenované marketingové výběry firem, osob i produktů, které lze využít k různým vyhodnocovacím pohledům nebo pro hromadné marketingové aktivity. Nad marketingovými výběry lze provádět tisky, hromadné akce a využít tak jednou vytvořený výběr osob nebo firem k opakovanému oslovení nabídkovým materiálem, pro telemarketing nebo zpracovat do tradiční pyramidy od zájemce až k zákazníkovi. Marketingové funkce umožňují uspořádat tisíce adres do snadno použitelné struktury.

Marketingový modul obsahuje nástroje pro zadávání libovolných uživatelsky definovatelných strukturovaných informací o firmách, které pak můžete využít pro výběry firem. Pro rozsáhlé zakázky, kterým předchází složitá a časově náročná nabídková činnost můžete využít oblast funkcí nazývaných marektingové akce. Pro evidenci požadavků a námitek vašich zákazníků nebo dealerů k vašim produktům je připraven požadavkový management, využívaný jako komunikační médium zajišťující zpracování každé námitky a připomínky Vašich důležitých zákazníků respektive. dealerů. Mezi další, hojně používané funkce patří je kalendář úkolů, plánování času (schůzky), možnost tisku hromadných dopisů a další.

Nabídky

Funkce modulu Nabídky tvoří ucelený soubor zajišťující profesionální tvorbu cenových nabídek. Modul využívá všech informací o zboží a potencionálních zákaznících z modulů Zboží a Kontakty. Evidence a hodnocení nabídek a poptávek dává uživateli nástroje k zefektivnění nabídkové činnosti. Nabídky současně tvoří první krok pro aktivaci obchodního případu a práce, která je věnována tvorbě nabídky je plně využita při praktickém řízení realizovaných obchodních případů. Nástroje pro tvorbu nabídek umožňují kreativně využívat varianty, mezisoučty, nadpisy, připojené obrázky a více než 20 různých tiskových formátů nabídek dáva dostatečnou volnost při tisku cenových nabídek.

Do tvorby nabídek se automaticky promítají definice cenové politiky nastavené v modulu zboží a vedou tak obchodníka ke správnému nacenění nabídky pro konkrétního zákazníka s ohledem na dříve dohodnuté podmínky tvorby cen (slevy, upozornění na speciální podmínky, kontrola platební morálky a další).

Velmi snadno lze vést nabídky ve dvojí měně tuzemské a zahraniční a pouze volbou vhodné tiskové sestavy tisknete tutéž nabídku v různých jazycích, v různých měnách.

Sklad

Skladový systém umožňuje vedení libovolného počtu skladů. Z nichž některé mohou být hlavní (prodejní) jiné pomocné (evidenční), některé konsignační, další výrobní, zakázkové ... Obsahuje globální Katalog skladových položek, který eviduje mnoho užitečných informací o produktech. Zboží je na skladu evidováno v cenách AVG (průměrných) nebo FIFO.
Lze určit materiál potřebný pro výrobu produktu. Při výdeji ze skladu můžete díky tomu vydávat celé produkty nebo materiál potřebný na jejich výrobu.

Jsou možné převody mezi sklady, zápůjčky, pultový prodej,  výdeje přímo na výdejku nebo prostřednictvím faktury či pokladního dokladu. Naskladnění a vyskladnění lze provést i bez zadání přesných pořizovacích cen, které lze dodatečně opravit. Sklad eviduje sériová čísla jednotlivě nebo jako šarže, doplňující rozdělení jednoho produktu na další skupiny (barvy, velikosti, povrchové úpravy, design apod.) a umožňuje rezervace a blokace zboží.

Modul Sklady obsahuje i rozsáhlý administrační systém - rekapitualce, přepočty stavu zásob, hromadné nástroje na opravy skladových cen, inventury, uzávěrky, nástroje na zjištění obrátkovosti nebo nepohyblivých zásob, přepočet skladové dostupnosti, nastavení minimálních a optimálních stavů zásob na základě "zkušeností" z minulých období a mnoho dalšího.

Modul sklady má samostatnou agendu přístupových práv ke konkrétním skladům (hmotná odpovědnost).

Zakázky

Zakázkový modul pokrývá celý proces realizace obchodního případu od počátečního vstupu do firmy až po závěrečné vyhodnocení. Zakázkový modul vytváří všechny typy dokladů nutné pro komunikaci s odběrateli i dodavateli. Mezi těmito doklady můžete počítat s potvrzením objednávky odběrateli, vystavením objednávky na dodavatele, s tvorbou smluv, evidencí oprav, výkazy servisní činnosti, s evidencí přijatých faktur i s vystavením faktur včetně zálohových a zúčtovacích, s rychlou tvorbou dodacích a záručních listů. Systém obsahuje možnost pracovat u všech dokladů s dvojí měnou současně - tuzemskou a zahraniční. Tvorba jednotlivých dokladů je velmi rychlá a snadná, generátory přebírají všechny dostupné a důležité údaje ze zdrojového dokladu do dokladu nového. Současně tvoří vazbu mezi těmito doklady. Systém při generování nových dokladů využívá logickou provázanost a posloupnost informací doprovázející obchodní případ. Proto je velmi snadné systémem projít od dodacího listu zpět k prvnímu telefonátu se zákazníkem. Součástí káždé jednotlivé oblasti zakázkového systému je samostatná i statistika a další metody hodnocení.

Součástí zakázkového modulu jsou i doplňkové funkce jako vazba na banky (příkazy k úhradě, import bankovních výpisů), zápočty, tvorba plánů fakturace a automatická tvorrba faktur dle těchto plánů, libovolný počet pokladen v různých měnách pro hotovostní transakce.

Logistika

Modul Logistika obsahuje nástroje pro plánování vlastní dopravy (rozvoz zboží k zákazníkům), dále je zde soustředěna evidence výrobních čísel a jejich kompletní historie, reklamace a zápůjční systém.

Strategie

Modul Strategie je určen k řízení manažerské oblasti. Základem manažerské oblasti je plánování cash-flow (plánování finančního toku firmou). Ke všem fakturám (vystaveným i přijatým) a ke všem klientům (odběratelům a dodavatelům) přidává informaci o skutečně očekávaném termínu platby a procentuálním vyjádření pravděpodobnosti této platby. Současně tento modul obsahuje nástroje na plánování pravidelných i nepravidelných příjmů a výdajů. Z těchto dvou informačních bází lze následně sestavit reálný plán finančního toku Vaší firmy.

Číselníky

V modulu Číselníky jsou ukryty jednoduché tabulky, které slouží ke zjednodušení práce se systémem Soft-4-Sale pro Windows. Po naplnění tabulek se jejich obsah nabízí v roletových menu jednotlivých karet.

Konfigurace

Menu konfigurace sdružuje všechny konfigurační příkazy k celému systému Soft-4-Sale. Dále konfigurace kopíruje jednotlivé moduly systému tzn. že existuje sekce konfigurace pro kontakty, zboží, marketing, atd. Mezi příkazy konfigurace najdete příkazy, které umí nastavovat povinné údaje jednotlivých karet, najdete zde volby tiskových formulářů a číselníky spojené s daným modulem. Mezi pomocné konfigurační příkazy např. patří nastavení splatnosti faktur, číselník způsobu úhrady faktur a číselník způsobu dodání.

Replikace

Modul Replikace řeší situaci, kdy systém Soft-4-Sale je nainstalován na několika různých lokalitách, které mezi sebou nejsou propojeny on-line. Pod takto vzdálenou lokalitou si můžeme představit notebook obchodníka, který je na cestách, ale můžeme si také představit i počítačovou síť v pobočce vzdálené od centra několik desítek nebo stovek kilometrů. V případě, že takto členitá organizace využívá systému Soft-4-Sale, objevuje se potřeba vyrovnávat stavy informací mezi jednotlivými databázemi tak, aby uživatelé s jednodenním nebo týdenním intervalem dostávali do systému všechny informace, které byly na všech pobočkách zadávány. Tzn., aby se záznamy z jednání, které vyplní obchodník na cestách, dostaly do systému a aby se nové faktury a nové nabídky, které byly vytvořeny na vzdálené pobočce, dostaly do centra. Tento problém výměny informací, odborně nazývaný replikace dat, je vyřešen v modulu replikací a spočívá na postupném definování parametrů přehrávání informací.

Standard

Funkce, které modul Standard nabízí, jsou standardní funkce MS Accessu. Hlavní a důležité funkce jsou v Soft-4-Sale vždy zajištěny tlačítky lišty nástrojů. Případné využití plného rozsahu těchto funkcí vyžaduje základní znalosti databázového systému MS Access, kde jsou tyto funkce vysvětleny. Využití funkcí modulu Standard lze tedy předpokládat u poloprofesionálních uživatelů.

Systém

Modul Systém pokrývá veškeré funkce související s nastavením a provozem systému Soft-4-Sale. Od přidělení přístupových práv jednotlivým uživatelům, upgradu, nastavení automatických akcí, správu systému až po informace o aplikaci Soft-4-Sale.

Výroba

Modul výroby je dalším specifickým příkladem úpravy modulu na přání a potřeb zákazníka. Systém Soft-4-Sale je vhodným nástrojem pro řízení zakázkově orientované výroby. Tyká se to v tuto chvíli oborů slévárenského, gastro, těsnění, software a řezání laserem.