|
Změna názvu firmy se zaúčtovanými doklady |
  
|
|
Změna názvu firmy se zaúčtovanými doklady |
|
Zobrazila se vám při práci s kartou kontaktu následující zpráva?
U kontaktu byl nalezen jeden z dokladů, který je již zaučtován v modulu EKONOMIKA.
!! Změna názvu firmy není žádoucí !!
Jestliže dokumenty vystavené na firmu jsou převzaty do účetnictví (modul Ekonomika) v rámci systému Soft-4-Sale, nelze již název takové firmy jednoduše změnit.
Správným postupem je založení nového záznamu a zneplatnění původního, aby byla zachována i historická posloupnost a bylo třeba možné i později znovu vytisknout fakturu nebo jiný dokument s původním názvem firmy.
V takovém případě doporučujeme oba záznamy propojit VZTAHem, aby bylo možné například vyhledat dokumenty vystavené jak na "nový" tak i na "starý" název firmy.
Existuje však postup jak toho přece jen dosáhnout, například v situaci, kdy potřebujete název firmy opravit z důvodu opravy, kdy byl třeba v systému zadán špatně nebo se jedná o záznamy duplicitní -
a to právě s využitím funkce 'Rušení duplicit firem'.
Po realizaci této akce je NUTNÉ provést změnu názvu firmy i v modulu Ekonomika !!! - viz. krok 3 v příkladu
Postup si ukážeme na příkladu.
V systému existují dvě "totožné" firmy. Jedna představující fakturační adresu firmy 'Strojírna Vrága, s.r.o.!Fa', a druhá představující dodací adresu téže firmy 'Strojírna Vrága, s.r.o.!Dod'.
Prakticky pak máte nějaké dokumenty evidovány pod jednou, jiné dokumenty pod druhou z nich a situace je značně nepřehledná.
Správná evidence ovšem je založením jednoho jediného kontaktu 'Strojírna Vrága, s.r.o.', který představuje dodací adresu firmy a současně obsahuje i informace o fakturační adrese, která se na zvolených dokladech (fakturře vystavené, smlouvě ...) přednostně tiskne.
Situace tedy nyní vypadá následovně:
V S4S máte firmu 2x, a z nynějšího pohledu, ani jeden název není správně ...
Potřebujete firmu vést jako jeden záznam s dodací a současně fakturační adresou, a z tohoto pohledu je, nyní sice zneplatněná, i firma 'Strojírna Vrága, s.r.o.!Dod' zbytečná.
Navíc firmu 'Strojírna Vrága, s.r.o.!Fa' nelze jednoduše přejmenovat, protože v systému existují již zaúčtované faktury.
Jak tedy na to?
1) Podle kontaktu 'Strojírna Vrága, s.r.o.!Fa' vytvořte kopii se správným (požadovaným) názvem == 'Strojírna Vrága, s.r.o.'
Kontaktní osoby není třeba kopírovat, převezmou se v rámci následné funkce (rušení duplicit firem). Dokonce to není žádoucí, protože po skončení akce byste je mohli mít v kontaktu několikrát.
Tak, nyní máme tedy dočasně firmy už tři …
2) Použijte funkci z .
- firma ke zrušení: Strojírna Vrága, s.r.o.!Dod
- firma zastupující: Strojírna Vrága, s.r.o.
Systém nabídne k vyřešení pole, která se v obou kontaktech vyplněna a hodnoty se liší …
Informace je možné sloučit, nebo převzít z "rušené" firmy, nebo ponechat stávající. ... zvolte způsob, který vyhovuje vaší situaci - která hodnota je pro současnost žádoucí (aktuální).
Pokračujte tlačítkem ' Dokonči '
Protože v našem příkladu chceme sloučit hned tři firmy do jedné, celý postup opakujte.
- firma ke zrušení: Strojírna Vrága, s.r.o.!Fa
- firma zastupující: Strojírna Vrága, s.r.o.
Tím se vybrané údaje a všechny doklady, ať byly vytvořeny na jakoukoli z předchozích dvou firem převedou pod "novou" firmu - 'Strojírna Vrága, s.r.o.'
V systému nyní máte jedinou firmu … s veškerými souvisejícími doklady, které pro ni kdy vznikly … i s kontaktními osobami.
3) Firmu 'Strojírna Vrága, s.r.o.!Fa' v modulu Ekonomika obratem přejmenujte na 'Strojírny Vrága, s.r.o.', aby S4S i Ekonomice byly ve shodě. (toto je velmi důležitý krok !!!)
Zde už je možné název firmy jen jednoduše přepsat tak, aby byl stejný jako v S4S.
Nebo můžete i v modulu Ekonomika využít možnosti rušení duplicit - v případě, že už byly převzaty doklady i některé další z rušených firem a firma i účetnictví tedy figuruje vícekrát.
Pozn.
Zkontrolujte si v systému, zda v něm historicky neexistují záznamy podobného typu a použijte podle návodu výše funkci 'Rušení duplicit firem'.
Dosáhnete tím toho, že nebudete mít v systému "zbytečné" (bezdůvodné) neplatné firmy a veškeré dokumenty, ať byly vystaveny na kteroukoli z nich, budou soustředěny pod jedinou firmou správnou a platnou.
Obdobným způsobem pracují i funkce 'Rušení duplicit kontaktních osob' a 'Rušení duplicit zboží'.