Účetní osnova je vlastně základním nástrojem účetnictví. Je zdrojem základních informací jako je číslo účtu a název účtu. Je třeba zmínit, že pracujeme s šestimístným číslem účtu, systém nedovoluje ukládat zkrácená čísla účtu a vyžaduje šestimístný kód, tzn., pokud nechcete používat analytické členění, používejte tři nuly na konci.
Účetní osnovu máte možnost jednoduše dostat do číselníku i pomocí clipboardu z excelovské tabulky. Jen je zapotřebí dodržet pojmenování sloupců tak, jak je pojmenoval Soft-4-Sale. Což zjistíte, když si vyexportujete jeden řádek účetní osnovy nebo si předčtete přílohu dokumentace, kterou je datová struktura účetní databáze. Nejčastější variantou bude, import účetní osnovy jen na úrovni účet a popis s tím, že pak bude nutné dodat všechny doplňkové informace, které účetní osnova v Soft-4-Sale vyžaduje. Mezi ně patří i druh účtu:
| ▪ | a mínus je neznámý účet tj. nový účet, u kterého ještě nebylo rozhodnuto, o jaký účet se jedná |
Postup konfigurace účetní osnovy
| ▪ | v prvním kroku je třeba rozhodnout z hlediska výnosů a nákladů zda se jedná o daňový účet (sloupec “D“) |
| ▪ | následuje rozhodnutí, který z účtů chcete saldokontě sledovat sloupec “SA“. Samozřejmě je možné na chvilku zapnout účet jako saldokontě sledovaný a pak ho zase vypnout. Ovlivňuje to v podstatě jen agendu staticky a dynamicky vytvářeného saldokonta. |
| ▪ | další je příznak použití účtu “N“. Pokud používáte analytické členění, pak úvodní článek se třemi nulami nechcete, aby uživatelé používali při typování dokladů. Je možné takové to účty označit, že by neměli být používány, tím se nebudou uživateli nabízet při zadávání čísla účtu, např. v předkontacích, účetních dokladech, opravě záznamu v hlavní knize se budou nabízet pouze ty účty, které jsou vedeny jako používané. Samozřejmě pokud potřebujete vyhledat číslo účtu a použít pro filtraci, budou Vám nabízeny kompletní čísla účtu, včetně těch, které jsou značeny jako nepoužívané pro běžnou editaci. |
| ▪ | jeho obdobou je pak příznak "P" (platnost). Účet označený jako neplatný (příznak vypnutý) se vám nebude nabízet vůbec nikde, ani ve filtračních kriteriích přehledových sestav. |
| ▪ | následuje je příznak, zda se jedná o korekční účet “K“. V takovém případě účet ovlivňuje výpočet rozvahy na straně aktiv a určuje který účet se považuje za korekční. |
Další údaje, které jsou v rámci účta vedeny se týkají rozvahy a výsledovky v zkráceném a plném znění. Systém umožňuje tyto sestavy připravit tak, že se v účetní osnově tyto standardní sestavy odkazují řádky účetní osnovy přímo na řádek rozvahy. Pokud se jedná o pasivní účet, tzn., na řádek rozvahy v plném znění a potom na řádek rozvahy ve zkráceném znění (na aktiva i pasiva). V případě, že se jedná o účet rozvážný, který současně patří do aktiv i pasiv podle toho jak vyjde výpočet strany MD, DAL a jeho charakteristika, tak v tom případě u těchto rozvážných účtů je potřeba definovat jak číslo řádku pro aktiva, tak číslo řádku pro pasiva. Tzn., je tam druhé číslo účtu řádku, které se používá v případě pasivního zůstatku (pro pasiva). To se týká jak rozvahy v plném znění tak rozvahy ve zkráceném znění. Současně u účtu výnosových a nákladových je nutné vyplnit řádky, do kterých jsou přeneseny tyto účty v rámci výsledovky. A to jednak v rámci výsledovky v plném znění a jednak výsledovky ve zkráceném znění. Příznak planosti účtu ještě více v podstatě označuje účty, které nechcete, aby byly použity (neplatné účty) pokud na nich nebude zůstatková hodnota, nebudou převzaty do nového účetního období.
Účet nelze z účetní osnovy smazat, pokud je k němu veden alespoň záznam v Hlavní knize.
Jedná-li se o účet, který chcete přestat používat, ale máte vedeny záznamy v hlavní knize, označte si ho jako "neplatný".
Neplatný účet pak, v případě, že na něm není žádný zůstatek, nebude převzat do nového účetního období.
