|
Konfigurace převzetí faktur vystavených |
  
|
|
Konfigurace převzetí faktur vystavených |
|
Při přebírání dokladu do modulu Ekonomika se systém řídí příslušnou konfigurací. Prochází konfiguraci po jednotlivých záložkách zleva doprava a postupně nastavuje jednotlivé hodnoty pro zaúčtování dokladu. Obecně platí pravidlo - hodnota uvedená na "další" záložce přepisuje hodnotu získanou ze záložky předchozí. Jakmile doklad projde celou konfigurací (všemi záložkami) měl by mít všechny údaje potřebné k úspěšnému zaúčtování dokladu do hlavní knihy.
Konfigurace převzetí Faktur vystavených - základní nastavení.
| Předkontace | - lze využít přednastavených hodnot z číselníku Předkontací . Předkontace se využívá hlavně pro nastavení účtů pro zaúčtování jednotlivých sazeb DPH. Všechny ostatní údaje pro úspěšné zaúčtování jste schopni definovat na této kartě, není tedy třeba pro zaúčtování jednotlivých situací a druhů vystavených faktur definovat samostatné předkontace. |
Předkontaci pro vystavenou fakturu, co se týče účtu DAL, nechte záměrně nedokončenou, aby se tento účet mohl správně doplnit až na základě Oblasti ve faktuře. Pokud totiž někdo "špatně" zařadí fakturu pomocí Oblasti, kterou tato konfigurace nezná, doklad se nezúčtuje! Vyhnete se tak nekontrolovanému zaúčtování dokladu na chybný výnosový účet.
| Typ DPH | - určuje, kde se hodnota vystavené faktury objeví v přiznání DPH. Zde vyplňte typ DPH, který předpokládáte jako nejčastější, například "tuzemské plnění". Pomocí dalších upřesnění na následujících záložkách může být tato hodnota nakonec změněna. |
| Typ řady | - zařazení dokladu do jednoho z předdefinovaných typů, využitelné pro filtraci dokladů v modulu Ekonomika. Nelze jej uživatelsky měnit. |
| Číselná řada | - uživatelské roztřídění dokladů do číselných řad, využitelné pro detailnější filtraci dokladů převzatých do modulu Ekonomika |
| Účet záloh | - vyberte ze seznamu účet, na němž evidujete vystavené zálohy (zálohu požadujete po odběrateli) |
| Účet zúčto.f. | - vyberte ze seznamu účet, na němž evidujete zúčtované zálohy (doklady o přijetí platby) |
| Datum uzavření agendy | - datum "uzavírky" vystavených faktur. Využijete v případě, kdy v systému pracuje více účetních a chcete zamezit změnám dokladů ve schváleném období. Datum lze zapsat přímo na tomto formuláři samostatně, nebo využít hromadnou funkci v . |
| Převzetí dokladů do | - volba režimu, kam až bude doklad při převzetí zapsán. |
| • | jen do ekonomického dokladu - doklad se převezme do modulu Ekonomika, podle konfigurací má nastaveny všechny údaje, ale není zaúčtován do hlavní knihy. Toto uživatel provede až po jeho faktickém zkontrolování tlačítkem Zaúčtovat na kartě účetního dokladu, nebo hromadně nad Přehledem ekonomických dokladů. Využívá se hlavně v případě, kdy převzetí dokladů do modulu Ekonomika realizuje více účetních nebo třeba přímo obchodníci, kteří doklady v systému tvoří. |
| • | na rozhraní HK - doklad se převezme do modulu Ekonomika do speciálního přehledu Rozhraní hlavní knihy odkud je možné po faktické kontrole je opět hromadně zaúčtovat. Tato volba se obvykle nevyužívá, protože jakousi roli "rozhraní HK" hraje už samotný Přehled ekonomických dokladů. (Rozhraní hlavní knihy se v systému S4S prakticky využívá spíše jen pro import dat z jiných systémů). |
| • | až do hlavní knihy - doklad se převezme do modulu Ekonomika a pokud průchodem konfigurace převzetí získá relevantní údaje pro zaúčtování, je rovnou zaúčtován do hlavní knihy. Systém kontroluje pouze technické splnění podmínek pro zaúčtování (účty MD a DAL musí existovat v účetní osnově a musí být platné) nikoli jejich správnost !! Tuto volbu zapněte v případě, že máte ověřenou správnost nastavení vaší konfigurace. Doklady, které se nepodaří zaúčtovat, zůstanou v Přehledu ekonomických dokladů odkud je po opravě podmínek můžete zaúčtovat dodatečně. |
Automatika procesu převzetí - volba režimu, kam až bude doklad při převzetí zapsán.
| • | nepřebírat - doklady se přebírají až na popud uživatele prostřednictvím Přehledu dokladů k převzetí ... Pokud uživatel tuto akci nevyvolá, doklady ze systému v modulu Ekonomika nejsou! |
| • | automaticky s otevřením dokladu - při použití tlačítka Proveď! na obchodním dokladu v systému Soft-4-Sale se současně vyvolá jeho převzetí do modulu Ekonomika. Po převzetí se doklad uživateli zobrazí pro kontrolu. Případné automatické zaúčtování se řídí nastavením popsaným v předchozím odstavci. |
| • | automaticky v tichém režimu - při použití tlačítka Proveď! na obchodním dokladu v systému Soft-4-Sale se současně vyvolá jeho převzetí do modulu Ekonomika. Případné automatické zaúčtování se řídí nastavením popsaným v předchozím odstavci. |
Konfigurace převzetí vystavených faktur - pro "zahraniční" faktury.
Pro faktury, které mají příznak "zahraniční" nebo "dobropis" nebo "zahraniční dobropis" můžete v následujících záložkách změnit předkontaci, Typ DPH, číslenou řadu nebo účty pro zálohy a zúčtovací faktury. Jestliže tyto záložky nevyplníte, stále platí hodnoty ze záložky základní.
Konfigurace převzetí vystavených faktur - podle číselných řad.
Jestliže v systému využíváte více číselných řad vystavených faktur, můžete na této záložce pro každou číselnou řadu vybrat jiný účet MD, případně upřesnit nebo změnit některé z údajů získaných na záložkách předchozích.
Konfigurace převzetí vystavených faktur - podle oblastí.
Na další záložce přidělíte výnosové účty DAL k jednotlivým OBLASTEM, které musí být definovány na kartách jednotlivých vystavených faktur. Vyplněním Oblasti na kartě vystavené faktury napovíte systému, jak má příslušný doklad zaúčtovat.
Jestliže na vystavené faktuře existuje takzvané "rozdělení" a jsou-li v něm uvedeny rozdílné Oblasti, má toto rozdělení při převzetí do modulu Ekonomika přednost a ekonomický doklad nejprve akceptuje Oblasti z tohoto rozdělení a podle nich připraví zaúčtování jednotlivých částek. Pokud na faktuře zůstane nějaké "nerozdělená" částka, najde pro ni systém účet podle halvní Oblasti = na kartě faktury.
Nebude-li na faktuře, nebo v rozdělení Oblast uvedena, nebo bude použita Oblast, pro kterou v této konfiguraci neexistuje definice, doklad se sice do modulu Ekonomika převezme, ale nezaúčtuje se do hlavní knihy, protože nebude mít korektně doplněn účet DAL.
Konfigurace převzetí vystavených faktur - podle oblastí pro zahraniční faktury.
Jestliže chcete "zahraniční" faktury účtovat na jiných analytických výnosových účtech, nemusíte kvůli tomu tvořit a používat zvláštní Oblasti. Oblast může být pro tuzemskou i zahraniční fakturu stejná, ale díky této definici se může účet DAL pro zahraniční fakturu změnit.
Pokud v této záložce nebude uvedena některá používaná Oblast, bude to systém chápat tak, že pro danou oblast použije jako pro tuzemskou i zahraniční fakturu stejný účet DAL.
Konfigurace převzetí vystavených faktur - definice Správce agendy.
Na poslední záložce konfigurace můžete definovat zodpovědného uživatele za příslušnou agendu. Takový uživatel pak má právo tvořit případně odstraňovat uzávěrky dané agendy.
 | - umožňuje hromadně doplnit popisy k jednotlivým řádkům do záložek Oblasti a Zahraniční oblasti podle Číselníku oblastí. |
Jestliže využíváte modul Ekonomika v režimech, že buď v modulu pracuje více uživatelů, nebo se doklady přenáší a zaúčtovávají automaticky při běžné práci uživatelů v obchodní části systému, může správce formou 'Proaktivity' (Upozornění) dostávat informace o tom, co se v jeho agendě "bez jeho" vědomí, děje.
Proaktivita se může vygenerovat v situaci:
| Při chybě přenosu dokladu | - kdy se doklad vůbec nepodařilo převzít do modulu Ekonomika, nebo jej úspěšně zaúčtovat do hlavní knihy |
| Při úspěšném přenosu dokladu | - kdy se doklad podařilo převzít do modulu Ekonomika, nebo jej úspěšně zaúčtovat do hlavní knihy. |
| Po přenosu dávky | - kdy došlo k hromadnému přenosu dokladů do modulu Ekonomika, bez ohledu na výsledek přenosu. Toto upozornění může být pro uživatele podnětem ke kontrole úspěšnosti přenosu a případnému zjednání nápravy. |
Všechny režimy mohou být zapnuty současně v jakékoli kombinaci. (POZOR - těchto upozornění může být velké množství a nástroj se může stát nepřehledným a ztratit svůj smysl).