Navigation:  Marketing > Spisová služba >

Karta spisové služby

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Záznam spisové služby má tři záložky: ZÁKLADNÍ, CLICK, DOTAZNÍK.

Základní

Základní záložka spisové služby nese "základní" informace o jednání a můžeme ji rozdělit do několika oblastí:

kritéria záznamu (firma, osoba, datum jsou základní informace. Dále můžete využít podrobnějšího přiřazení k zakázce, fáze, mark. akce, obchodník...viz. popis níže)
tělo zprávy (téma - předmět jednání, obsah jednání, přílohy. Všechny tři informace jsou automaticky naplněny při synchronizaci s poštovním klientem stejně jako v případě naplnění existující firmy a kontaktní osoby)
následky (představují následné kroky jednání)

spis.sluzba

Na kartě záznamů z jednání objevíte pole – NAŠE ZNAČKA a VAŠE ZNAČKA ( možnost evidovat značky jednotlivých dopisů a faxů.) Na základě nich se potom uživatelé odvolávají na jednotlivé dopisy s tím, že pro pole naše značka existuje samostatně připravený generátor. Pro tento generátor existuje dosti rozsáhlá konfigurace aby jste si mohli předkonfigurovat jak tyto naše značky budou pro jednotlivé typy dokumentů generovány.

Kromě obchodníka, který je za příslušný záznam odpovědný je zde obchodník NA VĚDOMÍ. Tzn. komu dávám tento záznam spisové služby na vědomí (formou proaktivity).

NA VĚDOMÍ 2 je rozšíření o další osoby, které se zúčastnily jednání. Je to textové poznámkové pole, do kterého můžete dopisovat další osoby, které se jednání zúčastnily.

Osoba II

V případě, že se jednání účastnila druhá osoba, je možné tuto osobu zapsat do kolonky Osoba II. Pokud bude toto pole vyplněno, objeví se u dané osoby záznam z jednání  na základní kartě. Rozlišení, zda se jedná o osobu za jednání zodpovědnou či jen doprovodnou je ve zbarvení pozadí, osoba II má pozadí černé.

Tlačítko PROVEĎ umožňuje zafixování tohoto záznamu spisové služby proti nechtěné editaci. Tzn. je to stejné tlačítko jaké najdete na nabídce, na faktuře atd. Z hlediska opětovného zapisování do záznamu se objeví tlačítko ZMĚNA. Z hlediska přístupových práv může opravovat záznam člověk, který ten záznam vytvořil, nebo jen člověk, který má záznam na vědomí. V tom případě mu stačí pouze právo zápisu. Pokud není ani jedním z těchto lidí, potom pro editaci takového záznamu spisové služby potřebuje úroveň ochrany 4( manažerská úroveň), která by mu umožnila editovat záznam, který není jeho ani z hlediska tvůrce ani z hlediska Na vědomí. K tlačítku Proveď se vztahuje  pole Stav, kde se objevuje příprava nebo provedeno. Kromě této informace současně každý záznam spisové služby obsahuje informaci o směru. Buď je záznam dovnitř nebo ven. Tzn. je to přijatý fax, odeslaný fax, jednání se zájmem zákazníka nebo jednání se zájmem vaším. Takto lze rozdělit i osobní jednání na vnitřní a vnější.

Komunikační kanál

Rozlišujeme záznamy spisové služby jak podle typu jednání (bývá však velice detailní), tak podle komunikačních kanálů. Je to základní rozlišovací kritérium, aby jste dokázali odlišit knihu přijaté pošty, knihu odeslaných faxů atd... Do systému je doplněn číselník komunikačních kanálů, který můžete dále rozšiřovat a upravovat. Navržené kanály jsou tyto: dopis, fax, osobně, e-mail, telefon, balík. Aby vyplňování těchto informací nepředstavovalo žádnou zátěž pro uživatele, byl rozšířen číselník typu jednání o informaci o směru a kanálu. Pokud provedete zařazení svých standardních typů jednání ke směru a kanálu, pak při vyplňování nového záznamu z jednání dojde automaticky k doplnění informací o směru a kanálu podle typu jednání. Např.: pokud máte typ jednání IN FAX a máte v číselníku typu jednání správně zadán směr dovnitř a kanál fax, pak se obě hodnoty automaticky doplní do záznamu spisové služby. Navíc máte-li dokonce připravenou číselnou řadu generovaných „Našich značek", vygeneruje se automaticky také hodnota pro pole „naše značka" bez uživatelského zásahu. Typ jednání se tedy stává klíčovou informací, která může doplňovat další zajímavé informace do spisové služby. Doporučujeme vytvořit číselník typu jednání a toto pole použít jako povinné na kartě spisové služby.

Můžete také požádat systém, aby zpětně doplnil informace do jednotlivých záznamů z jednání o směru a kanálu. Jedná se o opravu směru a kanálu. Tento příkaz „Hromadná oprava směrů a kanálů" najdete v menu Marketing - Spisová služba -  Konfigurace.

Záznamy spisové služby lze zatřídit podle Střediska.

Záznamy spisové služby obsahují informace o zdroji a následku. Naplňované automaticky dle dokladu ze kterého je spuštěn generátor záznamu spis. služby.

Je zde možnost horizontálního řezů přístupovými právy. Můžete u každého záznamu spisové služby říct na jaké úrovni horizontálních práv se tento záznam nachází ( to znamená, kdo jej smí a kdo jej nesmí vidět). Podrobnější informace najdete v kapitole o Horizontálních řezech přístupových práv.

Pro generování obsahu polí Naše značka byl vytvořen konfigurační příkaz, který je v menu Spisová služba, Konfigurace. V tomto konfiguračním příkazu se opíráme o číselník satelitů.

Click

Click forma slouží k rychlejšímu a uživatelsky pohodlnějšímu zadávání záznamů z jednání do Soft-4-Sale a rozšiřuje záznam z jednání o další informace podporující úspěch marketingové fáze obchodního případu.

 

click

 

Informace na Click kartě jsou provázány se základní kartou.

U záznamu z jednání se objeví sekce Následek, jenž představuje jednoduchý generátor úkolů z jednání vyplývajících !

Údaje o firmě případně o osobě lze modifikovat přímo v datových polích karty Click. Údaj bude přenesen do příslušné karty kontaktu nebo osoby.

Pokud Vám nevyhovuje název jednání dle číselníku typů jednání, je možné ve žlutém poli nad typy jednání jednoduše název přepsat.

Dotazník

dotaznik2

Doplnění předchystaného textu do záznamu jednání

Jestliže se jedná o "nové" jednání, je zachována původní funkčnost - vyplní se všechna pole podle připraveného vzoru (včetně případného RTF formátování obsahu jednání).

Jestliže se jedná o "již uložené" jednání, pak po vybrání vzorového záznamu je uživatel dotázán, kam chce text vložit - na začátek, na konec nebo dosavadní text obsahu jednání přepsat textem vzorovým.

Spis-002

 

Vždy se doplňuje nebo přepisuje jen text pole OBSAH JEDNÁNÍ !!!

Pokud původní záznam z jednání (nebo i vzorový) obsahuje RTF formátování, bude toto po vložení "vzorového textu" odstraněno!!! (uživatel je na tuto skutečnost upozorněn s možností zrušení akce) a kompletní text jednání bude převeden na obyčejný text (formátování RTF tedy provádějte pokud možno až po finalizaci textu obsahu jednání).

Spis-003