Navigace:  Sklad > Zápůjčky > Přehled zapůjčeného zboží > Fakturace pronájmu

Kromě ceny zápůjčky (ceníková cenová karta zboží) je třeba znát přesnou dobu zapůjčení - ta vyplývá z evidence zápůjček. Podle dokladu zápůjčky a případně dokladu vrácení, je pro každou komponentu dané zakázky vypočtena doba zápůjčky. Na základě těchto dvou informací se potom provádí fakturace. Tvorba faktury pronájmu zařízení je vázána na zakázkový systém, pro každou zápůjčku, která má být fakturována musí být vytvořena zakázková karta a z této zakázkové karty lze fakturovat pronájem zařízení.

Chcete-li tímto způsobem fakturovat zápůjčné, je NEZBYTNÉ, aby veškeré Zápůjčky byly vedeny "zakázkově"! Toto se děje hlavně v případech dlouhodobých stavebních zakázek, kdy v průběhu dlouhé doby dochází i k opakovanému zapůjčování a vracení zboží.

Nad kartou Zakázky použijte generátor v nástrojové liště.

Přejděte na záložku 'Zápůjčky'.

 

 

Generátor je rozdělen na dvě barevně odlišené sekce:

cihlová - slouží k fakturaci zápůjček zpětně. Za již vrácené zboží nebo za minulé období (měsíc) stále běžící zápůjčky.

červená        - slouží k fakturaci dopředu. Za nadcházející období.

 

Je vhodné si předem rozhodnout na tom, jaký způsob fakturace budete používat a ten již neměnit.

 

 

Částečná (měsíce), (dny)        Jedná se o částečnou fakturaci, kdy se zákazníkovi fakturuje pronájem za uživatelem zadanou dobu. Nejčastější způsob je, že vyfakturujete pronájem na 1 měsíc všeho zboží, které je zapůjčeno k této zakázce. Tato částečná fakturace spočívá v tom, že uživatel zadá hodnotu 1 měsíc, vygeneruje fakturu a při generování se může ještě rozhodnout, zda se bude jednat o fakturu zálohovou nebo konečnou. Systém dohledá veškeré zboží, které je zapůjčeno a navrhne fakturu. V případě, že vůči této zakázce nebyla dosud vytvořena žádná faktura, systém do této částečné faktury vyplní i manipulační poplatky. Fakturace částečného pronájmu předpokládá, že zboží je stále ještě zapůjčeno a nebylo dosud vráceno.

 

Částečná (od), (do)        Nejčastější metoda, která se používá pro pravidelnou (měsíční) fakturaci zápůjček u dlouhodobých zakázek, kdy se zboží průběžně zapůjčuje a vrací. Při generování faktury vyhodnocuje jednotlivé případy a připraví podklady pro jednotlivé zboží podle doby zapůjčení ve zvoleném období. Jedno zboží se může ve faktuře objevit vícekrát, podle toho kolikrát a v jakém nožství bylo ve vybraném období zapůjčeno nebo vráceno.

 

Částečná ke dni        Metoda se používá pro nepravidelnou fakturaci zápůjčného (podle potřeby) a umí řešit i situaci, podobně jeko metoda předchozí, že byl již určitý objem zboží vrácen. Jedná se o situaci, kdy zákazník vrátil určitý objem zboží, ale má ještě část zboží zapůjčeno a vy mu chcete vytvořit fakturu, která rekapituluje pronájem zařízení k určitému dni. Datum se předvyplní automaticky (aktuální den), ale můžete je změnit na jiné vybrané datum. Systém potom vyhodnotí jednak veškeré zboží, které bylo vráceno - kde fakturuje skutečnou dobu pronájmu, a jednak zboží, které nebylo dosud vráceno fakturuje skutečnou dobu pronájmu od počátku až k datu, které bylo zadáno. Současně systém dohledá veškeré již existující částečné fakturace zápůjček za jednotlivé měsíce a dny a ty od této konečné faktury odečte. Stále se jedná o částečnou fakturaci, protože na skladu zápůjček ještě existuje zboží, které nebylo dosud vráceno a u kterého pronájem stále běží.

 

Závěrečná i s odprodejem        Tato metoda vyžaduje, aby veškeré zboží na dané zakázce již bylo buď vráceno nebo vydáno, jako odprodej zařízení (zákazník si chce zboží ponechat, nebo došlo jeho vinou ke zničení apod.). Systém v tuto chvíli vygeneruje novou fakturu, která obsahuje kompletní fakturaci pronájmu i s odprodejem. Cena kompletního pronájmu je opět případně ponížena o všechny dosavadní částečné fakturace pronájmu, ke kterým v rámci Zakázky došlo a je spojena i se všemi zálohovými fakturami vůči dané zakázce, které nejsou dosud svázány s konečnou fakturou.

 

Částečná (od), (do)        Metoda pro dopřednou (zálohovou) fakturaci zápůjčného. V zásadě se jedná o stejný princip, jako výše popsané. Hlavním rozdílem je, že se fakturuje na období následující. V tomto duchu se předvyplní i filtrační data na formuláři. Protože v již fakturovaném období může dojít ke změnám - zboží bylo vráceno dříve než na konci měsíce, v průběhu měsíce bylo zapůjčeno zboží nové - je důležitým parametrem datum 'doplňkový od' (standardně se jedná o začátek přechozího měsíce). Systém pak odo tohoto data kontroljuje veškeré změny v zápůjčkách a v rámci generovaní nové faktury je vyřeší = dofakturuje nově zapůjčené zboží, odečte pronájem za zboží vrácené před začátkem nového období. Tyto "změny" ve faktuře najdete ve zvláštním oddílu 'Doplňkový pronájem ...'.

 

Dokončující        Metoda slouží k vyřízení ukončené zápůjčky, kdy již vyfakturované zboží bylo vráceno dříve, než uplynulo celé vyfakturované období. Hodnota takové faktury bude pravděpodobně nejčastěji záporná.

 

Samotná faktura pronájmu je rozložena na až tři oddíly:

manipulační poplatek - je fakturován vždy jednorázově při zapůjčení bez ohledu na dobu zápůjčky. Zahrnuje se tedy do "první" faktury generované nad zápůjčkou. Jestliže je zápůjčka dlouhodobější a fakturuje se několikrát (měsíčně), manipulační polatek se znovu neobjevuje.

cena měsíčního pronájmu - Jestliže je fakturován "celý měsíc", je na faktuře použita přesně hodnota zapsaná na ceníkové kartě zboží. Pokud je pronájem realizován na neukončený měsíc, pak systém v tomto neukončeném měsíci spočítá dny zapůjčení, cenu měsíčního zapůjčení podělí ideálním měsícem (30 dnů), a následně vynásobí zjištěným počtem dnů zapůjčení.

Pokud měl zákazník zapůjčeno zařízení například 1 měsíc a 10 dní, kdy cena zápůjčky za 1 měsíc činí 90,- Kč, bude mu bude fakturováno 120,- Kč == 90,- Kč za celý měsíc, a 30,- Kč za dalších 10 dnů (90,- Kč / 30 x 10 dnů).

doplňkový pronájem - je používán při pravidelných (např. měsíčních) fakturacích zápůjček jako opravný nástroj. Systém kontroluje zda v období, předcházejícím právě fakturovanému od začátku zapůjčení, bylo vše správně vyfakturováno. Pokud zjistí nějakou nesrovnalost, je narovnána právě jako doplňkový pronájem. Pokud třeba v červnu fakturujete zařízení zapůjčené od března, a z nějakého důvodu jste v květnu "zapomněli", objeví se ve faktuře právě v tomto oddíle s textem, např. "ke dni 1.6.2022, doba: 1 měsíc".

(pro dopřednou metodu fakturace se volí začátek pro doplňkový pronájem - obvykle začátek měsíce předcházejícho aktuálně fakturovanému období)

 

Každý z oddílů je ve faktuře uvozen nadpisem, a zakončen mezisoučtem.

 

 

Období nastavená va filtru jsou uvedena v uvozujících nadpisech jednotlivých oddílů.

U každé položky, ať už běžného, tak doplňkového pronájmu je uvedeno pro jaké období je položka fakturována a současně je uveden i počet fakturovaných dnů (případně měsíců). Vy i váš odběratel tak má přesný přehled o tom, co je fakturováno.

 

 

Pro tisk faktur za pronájem zapůjčeného zboží doporučujeme použít tiskovou sestavu 'Faktura s přílohou' nebo 'Zápůjční se zkrácenou přílohou'.