Navigace:  »Žádné téma nad touto úrovní« S4S-Outlook / IMAP

Dosud proto, abyste mohli e-mailové zprávy importovat do systému, jste museli výhradně využívat MS Outlook.

Nyní instalátor tzv. Outlook ikony obsahuje současně i instalaci tzv. IMAP ikony.

Jak už ze samotného názvu vyplývá, tento nástroj umí importovat e-mailové zprávy z jakékoli schránky, která disponuje službou IMAP.

 

Po instalaci nástroje se vám na ploše objeví dvě ikony

ikona pro import zpráv přes Outlook

Ikonu pro import zpráv potřebujete pouze v případě, že se vám tato ikona automaticky neobjeví v nástrojové liště zprávy v MS Outlook. Pokud tuto ikonu v emailové zprávě v MS Outlooku máte, nebo MS Outlook vůbec nepoužíváte, můžete tuto ikonu z vaší plochy smazat.

 

Použitím této ikony na kartě aktuální e-mailové zprávy se otevře okno s přihlašovacími údaji do databáze Soft-4-Sale. Používají se stejné údaje jako pro spuštění aplikace S4S.

 

 

Na této kartě zadejte svoje přihlašovací údaje do systému Soft-4-Sale. Přihlašovací údaje lze nechat "zapamatovat". Při opakovaném použití funkce se není třeba tedy opakovaně přihlašovat.Další příjemnou uživatelskou možností je - nechat se přihlásit automaticky ihned po otevření této karty. Jestliže je tato volba zapnutá, budete rovnou po použití synchronizační ikony přesměrováni na dialogové okno pro realizaci exportu této zprávy do Spisové služby.

 

 

Nástroj automaticky rozlišuje, zda se jedná o příchozí nebo odchozí zprávu a podle toho ji také označí ve spisové službě.

Existující v Soft-4-Sale ...

Podle adresy v e-mailové zprávě je ihned dohledána příslušná kontaktní osoba v databázi systému.

Nová firma nebo osoba ...

Jestliže se jedná o novou kontaktní osobu nebo doknce o novou firmu, je možné přímo na tomto formuláři nové iniciály zadat a při načtení zprávy do systému bude k vybrané firmě doplněna nová kontaktní osoba, nebo bude vytvořena nová karta firmy s kontaktní osobou.

Doplňující volby:

Přenést hlavičku        - zapnutí této volby zajistí doplnění i hlavičky e-mailu (od koho, komu atd ...) do těla zprávy ve spisové služby

Příloha HTML                - zapnutí této volby zajistí připojení originální podoby zprávy k záznamu spisové služby jako souboru ve formátu HTML.

Filtr nežádoucích textů        - odstraní nežaádoucí, předem definované texty z importované zprávy (reklamní a jiná sdělení posílaná opakovaně s každým emailem).

Ponechat odstavce        - je rozšiřující volbou manažerské komprese, která zajistí, že mezi odstavci bude jedno odřádkování ponecháno (větší přehlednost importované zprávy).

 

 

 

                 Výchozí cesta - jako cestu nastaví "kořenový adresář" definovaný v Soft-4-Sale (nezapisuje se do seznamu)

                 Přidat - otevře dialogové okno pro výběr dalšího adresáře, který uloží do seznamu

                 Smazat - smaže vybranou cestu ze seznamu

                 Cestu, kam chcete ukládat přílohy e-mailové zprávy tedy vyberete poklepáním na ni v seznamu, nebo použijete cestu "výchozí" podle Soft-4-Sale.

 

V dolní části dialogového okna vidíte formou náhledů jaké přílohy byly rozpoznány a označením můžete vybrat, které z nich budou se zprávou importovány do systému jako připojené objekty. Pro zjednodušení výběru jsou všechny přílohy připojené ke zprávě automaticky označeny ke zpracování. Naopak všechny přílohy nalezené v tělo zprávy jsou automaticky odznačeny, aby zpracovány nebyly (obvykle se totiž jedná o loga firmy, fotku nebo razítko odesílajícího nebo reklamní bannery.

 

Ostatní volby:

Četl                        - záznam spisové služby lze automaticky označit příznakem "ČETL"

Zakázka                - lze vybrat ze všech existujících čísel zakázek evidovaných v systému, ke které bude záznam spisové služby ihned přiřazen

Jen od existující ...        - doplňující kriterium pro výběr zakázek. Zapnutím tohoto příznaku se nabídnou pouze zakázky vedené na firmu, od které je tato e-mailová zráva

 

Na záložce "Editace předmětu a těla e-mailu" můžete ještě pře exportování zprávy do systému text e-mailu ručně promazat (nepotřebné informace) nebo doplnit vlastními poznámkami. Takto upravená zpráva pak bude importována do systému S4S.

 

 

 

 

ikona pro import zpráv přes IMAP

Ikonu pro import zpráv prostřednictvím IMAP naopak najdete POUZE na vaší ploše. Ve Windows10 nebo vyšších si ji můžete připnout na hlavní panel, abyste ji měli lépe po ruce.

 

Konfigurace importu

Po spuštění nástroje se nejprve objeví přihlašovací dialog, v němž identifikujete sebe a vybíráte, kde leží data systému Soft-4-Sale, kam chcete zprávu uložit.

 

 

Ve spodní částí okna je přes tlačítko   Nastavení   dostupná konfigurace funkce.

 

 

Konfigurační okno je společné pro oba nástroje. Importu přes IMAP se týkají navíc parametry uvedené ve spodní části.

 

 

Jestliže tyto parametry máte nastaveny správně, nabídne se vám následně seznam dostupných složek ve vaší schránce.

Doporučujeme, pro lepší přehlednost, vytvořit si dvě speciální složky, které následně využijete ...

 

 

Složky MUSÍTE vybírat z nabídky, nelze je zapisovat ručně!

 

 

Spuštění funkce

 

V okamžiku zpracování e-mailů není nutné, aby emailový klient nebo systém Soft-4-Sale byly aktivně spuštěny.

 

 

Můžete nechat nástroj, aby si vaše údaje zapamatoval a přihlašoval vás automaticky.

 

 

Zobrazí se seznam nezpracovaných e-mailů ve vybrané složce.

 

 

 

Jeho další použití je popsáno už ve stávající dokumentaci dostupné na http://help.mtj.cz/s4s_vsto_outlook.htm.

 

 

Import e-mailové zprávy jako NabídkU, nebo Přijatou objednávkU

od verze 5.1.1.1. tento nástroj umožňuje na základě importu e-mailové zprávy založit rovnou kartu Nabídky nebo Přijaté objednávky.

 

- podle identifikace firmy a osoby v emailu se založí karta Přijaté objednávky nebo Nabídky

- stávající tlačítko "Export" přejmenováno na "Jednání" (vytvoří záznam Spisové služby – stávající funkčnost)

- nové tlačítko "Doklad", zobrazí další rozhodovací okno s tlačítky "Nabídka", "Přijatá objednávka".

 

 

- volitelně lze originální text e-mailové zprávy připojit k dokladu jako externí objekt (ve formátu HTML) – zapnutím příznaku ‚Příloha HTML‘

- volitelně lze k dokladu připojit i další přílohy e-mailu jako externí objekt (výkresovou dokumentaci, nákresy, fotky apod.) – zapnutím příznaku ‚Uložit přílohu‘

- bude-li e-mailová zpráva obsahovat přílohu (*.CSV) v dohodnuté struktuře (MAT ID, MNOZSTVI, MJ), naplní se i položky dokladu (číslo zboží, množství, měrná jednotka)

 

 

Vzor obsahu CSV souboru: (nemusí obsahovat záhlaví, důležité je pořadí. Každá položka na samostatném řádku. Oddělovačem je středník)

MATID1;25;ks

CTOID2;5;m

MATID3;5;ks