|
První uživatelská nastavení |
  
|
|
První uživatelská nastavení |
|
Systém je úspěšně nainstalován a nyní můžete Soft-4-Sale spustit přes ikonu na ploše, případně přes nabídku Start – Programy – Soft-4-Sale. Po prvotní instalaci "plné verze" je databáze zcela prázdná, proto, než začnete vkládat, případně importovat stará data z jiného systému, je vhodné (ne-li nutné) nastavení alespoň základních číselníků, hlaviček tiskových dokumentů a platných číselných řad.
Nastavení Číselníků
Číselníky v systému Soft-4-Sale slouží ke sjednocení způsobu záznamu pořizovaných dat a následně k možnosti jejich vyhodnocení podle nejrůznějších kriterií. Mají-li dokumenty „něco“ společného – údaj doplněný pomocí číselníku – je možné je později pomocí tohoto společného atributu seskupit a vyhodnotit.
Číselníků je v S4S mnoho a je možné je rozdělit podle uživatelské dosupnosti do dvou skupin. Jednak číselníky týkající se mnoha různých dokumentů napříč systémem (například Střediska) – ty najdete v . A dále číselníky, které mají význam jen pro danou agendu (například Číselník funkcí kontaktních osob) – takové číselníky najdete vždy v daném modulu v položce .
Některé číselníky nemají možnost (chcete-li nutnost) zadání hodnot předem, ale fungují tak, že jakmile hodnotu někdo s uživatelů zapíše a uloží, ostatním se již nabízí položka „číselníku“ v nabídce rozbalovacího pole.
Návrh Číselníků by být dobře rozmyšlen a měl by zohlednit předpokládané budoucí využití. Zkrácené názvy hodnot číselníků by měly mít pro uživatele jakousi vypovídající schopnost. Blíže se tomu věnuje dokumentace S4S popis modulu Číselníky.
Nastavení Hlavičky tiskových dokumentů
Systém je připraven do té míry, že na všech dokladech (tiskových výstupech), které směřují k dodavatelům nebo zákazníkům, se používá jednotná forma hlavičky. Nad touto standardní formou hlavičky se nejčastěji provádí customy (zákaznické úpravy), které směřují k potvrzení grafického designu firmy. V rámci hlavičky tiskového dokumentu se po dohodě se zákazníkem může objevovat nejen název firmy, ulice, město, telefony a fax, ale i logo, E-mail, www adresa a případně i slogan firmy. V systému lze používat i více hlaviček tiskových dokumentů – typicky firma má více poboček, tiskové výstupy jsou graficky jednotné, ale konkrétní kontaktní údaje se mohou lišit ... nebo je možné mít jinou hlavičku pro „tuzemský“ trh a jinou pro „zahraničí“. Součástí definice tiskové hlavičky je i číslo Vašeho bankovního účtu, které se automaticky, podle aktuálně zvolené hlavičky, doplňuje do faktur. Lze tak tedy docílit toho, že při zvolené „zahraniční“ hlavičce jsou údaje o firmě uvedeny v angličtině s telefony v mezinárodním formátu ... ale na fakturách do zahraničí se automaticky objevuje číslo Vašeho EURoúčtu.
Blíže se tomu věnuje dokumentace S4S popis modulu Hlavičky tiskových dokumentů.
Nastavení Platných číselných řad
V číselnících najdete příkaz “Platné číselné řady”, kterým lze nastavovat platnou číselnou řadu konkrétních dokladů prefixem. Týká se to nabídek, faktur, objednávek, dodacích listů, smluv, zakázek a prodejek. Pokud uživatel využije tuto funkci, pak systém vnutí generátoru nového čísla dokladu příslušnou řadu a nedovolí z této řady uhnout. Funguje i to že, pokud vygeneruji číslo dokladu pro firmu A (hlavičku tiskových dokumentů A) a pak změním pomocí výběru jiné tiskové hlavičky na firmu B, pak opakované stisknutí generátoru přepíše existující číslo dokladu na číslo odpovídající řadě firmy B.
Pomocí změny nastavení číselné řady lze zajistit snadný přechod na nový rok, kdy je třeba některé doklady vystavovat v „nové“ číselné řadě a některé ještě zpětně v řadě „staré“. Lze si představit tedy co do obsahu dvě shodné hlavičky firem, které tento mechanismus používají v lednu k tomu, že „firma A“ představuje firmu minulého roku (a s tím i číselné řady) a druhá „firma B“ je firmou letošní. Vnucením číselné řady lze zajistit i ten problém, kdy nová řada je abecedně nižší než řada stará. Systém má totiž tendenci generovat čísla z vyšší řady (řídí se abecední posloupností) - tedy z řady staré. Pokud nastavíte prefix nové řady ke své hlavičce tiskových dokumentů, jste tohoto problému zbavení.
Pro uživatele pracující v síti LAN platí pravidlo, že zvolené nastavení hlavičky tiskových dokumentů a tím i nastavení číselných řad se načítá při spuštění systému a vybraná hlavička je svázaná se jménem uživatele. Znamená to, že např. tři uživatelé v síti mohou pracovat současně se třemi různými aktivními hlavičkami tiskových dokumentů včetně loga. Každý bude mít svoji číselnou řadu a po ukončení práce a opakovaném spuštění počítače bude aktivní ta hlavička, kterou měl daný uživatel nastavenu naposledy jako aktivní.
Blíže se tomuto věnuje dokumentace S4S popis modulu Nastavení platných číselných řad.