Navigation:  Zakázky >

Nová zakázka

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Číslo dokladu

Číslo dokladu je hlavním povinným údajem. Bez vyplnění čísla zakázky nelze zakázku uložit..

Číslo dokladu musí být jedinečné. Nemohou existovat dvě zakázky se stejným číslem dokladu. Pokud se o tuto chybu pokusíte Soft-4-Sale vám to nedovolí. Číslo zakázky můžete vyplňovat ručně sami nebo můžete použít tlačítko pro automatické generování čísla faktury.

Pro generování nových čísel zakázek je připraveno tlačítko . Je proto důležité správně založit 1. číslo dokladu (v každém novém roce nebo při začátku použití Soft-4-Sale). Podle tohoto čísla budou generována všechna následující. Soft-4-Sale sám generuje jako 1. nové číslo dokladu dvanáctimístné číslo “000001”. Vy můžete zadat vždy vlastní číslo dokladu (např. ZK6001).

Pro vytvoření čísla dokladu můžete použít libovolné znaky. Upozorňujeme však, že generátor hledá vždy číselnou sekvenci (kterou zvyšuje o jedničku) vpravo na konci čísla. Číslo Z0001/95 je tedy chybné, protože dalším generovaným číslem nebude Z0002/95, ale Z0001/96, Z0001/97 a po Z0001/99 nebude schopen generátor pokračovat a bude hlásit chybu. Vhodným příkladem 1. čísla konečné zakázky pro rok 96 je například Z96-0001.

Maximální délka čísla zakázky je 16 znaků.

 

Název                Do tohoto pole je možno zadat název zakázky (název akce...).

FirmaPro zadání názvu firmy musíte využít bázi kontaktů vedenou v systém Soft-4-Sale. Nelze vytvořit zakázku pro firmu, která neexistuje v bázi kontaktů. Pokud tato situace nastane musíte nejdříve vyplnit pro tuto firmu kartu Nový kontakt a pak teprve vytvářet kartu nové zakázky.
Číslo smlouvyPokud existuje jakákoliv smlouva spojená s příslušnou zakázkou, nabídne se její číslo v roletovém menu. Do tohoto pole je možné také zapsat číslo smlouvy, která dosud není se zakázkou spojena nebo byla vytvořena mimo systém Soft-4-Sale.

Číslo objedn.        Pokud. existuje jakákoliv objednávka spojená s příslušnou zakázkou, nabídne se její číslo v roletovém menu. Do tohoto pole je možné také zapsat číslo objednávky, která dosud není se zakázkou spojena.

Datum podpisu        Do tohoto pole je možno zapsat datum podpisu smlouvy o zakázce.

Termín                Do tohoto pole je možno zapsat datum, kdy má být zakázka dle smlouvy dokončena.

Hotovo                Zaškrtnutí (černý křížek) znamená, že zakázka je dokončena .

Objem v Kč        Do tohoto pole je možno zapsat celkový zasmlouvaný objem zakázky v Kč ( rozumí se částka bez DPH).

Oblast                Znamená oblast produkce, do které daná zakázka spadá (Číselník oblasti produkce).

Nabídka        Pokud. existuje jakákoliv nabídka spojená s příslušnou zakázkou, nabídne se její číslo v roletovém menu. Pokud generujete zakázku z nabídky propojí se automaticky nová zakázka s nabídkou, ze které byla vytvořena a číslo nabídky se uvede v tomto poli.

Vedoucí        Z číselníku Obchodníci doplníte jméno osoby, která za celou zakázku zodpovídá.

Stav                Znamená stav rozpracovanosti zakázky (číselník Stavy rozpracovanosti) - tzn. v jaké fázi se zakázka nachází.

Související doklady

Souvisejícími doklady se rozumí veškeré přijaté i vystavené objednávky, přijaté i vystavené faktury, smlouvy a dodací listy, které budou v souvislosti s danou zakázkou vytvořeny. Uvedené doklady se tvoří buďto samostatně nebo se generují na základě dokladů, které jim logicky předchází (např. z přijaté objednávky je možno vygenerovat vystavenou zálohovou nebo konečnou fakturu,....). Veškeré související doklady se tvoří v různých submenu systému Soft-4-Sale  a do karty zakázky se zapíší jejich hlavičkové údaje. Přijaté a výsledek se ukazuje jako hrubý hospodářský výsledek a ve statistice ho lze sledovat vůči dodavatelům, zakázkám, oblastem, obchodníkům a to především z hlediska časového.

Finanční proaktivity jako finanční plán velkých zakázek

Myšlenka finančních proaktivit je spojena s velkými zakázkami, kde ve smluvních podmínkách existuje určitá představa o postupné fakturaci tedy o finančním průběhu zakázky. Finanční proaktivity umožní uchovat tuto informaci k zakázce a navíc získat výhodu automatického připomenutí termínu fakturace. Proaktivitu lze pak odložit (pokud se termín fakturace objektivně posouvá) nebo splnit a přitom využít případně generátor zálohové a konečné faktury přímo z proaktivity.

Funkcionalita

Uživatelsky příjemná tvorba finančního plánu (finančních proaktivit) přímo k zakázce
Filtrace proaktivit - jen finančních (přehled, křížová tabulka, tisk)
Součet finančních hodnot nad přehledem proaktivit
Generátory zálohové a konečné faktury přímo na kartě finanční proaktivity. Aktivují standardní generátory faktury nebo zálohové faktury dle zdroje ke kterému je proaktivita navázána: tedy pro zakázku, pro ostatní situace jen otevře novou kartu faktury. Do poznámky proaktivity se zapisuje informace o použití generátoru faktury

zak-fin-plan

 

proaktivita

 

Vyhledání kritických stavů zakázky - logistická kontrola zakázek

Vyhledání kritických případů - zjištění nedostatků v detailním plnění zakázky. Funkce pracuje hromadně a kontroluje:

1.soulad v sortimentu (přijatá objednávka - vystavená objednávka - dodací list)
2.soulad v fakturováno - vydáno

 

Funkcionalita

tlačítko Kontrola na přehledu zakázek generuje tzv. chybové kontrolní znaky zakázky
chybové kontrolní znaky lze využít pro filtraci zakázek
nové pole v přehledu zakázek obsahuje uložené informace po provedené kontrole
tiskové sestavy na zakázkou Logistická kontrola I a II obsahují detailní porovnání množství zboží na DLa POBj a VOBJ a POBJ

Kontrolní znaky automaticky doplňovány:

dl-ok(2)        soulad DL a POBj kde 2 znamená počet sortimentu ve shodě (počet řádků)
dl-ne:--[2]        nesoulad DL a POBj kde 2 znamená počet sortimentu chybějí na DL
dl-ne:++[2] nesoulad DL a POBj kde 2 znamená počet sortimentu přebývající na DL
vobj-ok(2)        soulad VOBJ a POBj kde 2 znamená počet sortimentu ve shodě (počet řádků)
vobj-ne:.-[2] nesoulad VOBJ a POBj kde 2 znamená počet sortimentu chybějící na VOBJ
vobj-ne:.+[2] nesoulad VOBJ a POBj kde 2 znamená počet sortimentu přibývající na VOBJ
fv-bez[2]        nesoulad vystavená faktura bez vazby na výdejku, kde 2 znamená počet chybných faktur

Nelze realizovat výdej na uzavřenou zakázku bez práv Z5, S5!

Nad uzamčenou zakázkou nesmí proběhnou jakýkoliv především finanční pohyb. Funkce odemčení zakázky řeší nestandardní potřebu doplnit doklad po uzamčení. Pokud uživatel má dostatečná práva Z5, S5, pak se systém pouze zeptá na potvrzení úmyslu "Chcete realizovat výdej na uzavřenou zakázku ?"

Další osoby a jejich role u zakázek

Další osoby u zakázek a nabídek - přidán číselník rolí osob u nabídek a zakázek  a tím se otevírá možnost nejen pro roli „Kalkuloval“ ale i pro další. V tiskové sestavě nad kartou projektu „struktura fází (etap a procesů)“ se toto bude tisknout a název pole (role) bude „Kalkuloval“. Vytvořen nový číselník - Role osob dostupný na kartě Nabídky a Zakázky (Čísleníky/Role osob).

zak_006