Novou kartu Zakázky lze vytvořit několik způsoby:
| • | nad Přehledem zakázek použitím generátoru "nový záznam" |
| • | použitím generátoru nad předcházejícím dokumentem - nabídkou, přijatou objednávkou |
Karta zakázky
| Zakázka | Číslo dokladu je hlavním povinným údajem. Bez vyplnění čísla zakázky nelze zakázku uložit. Číslo dokladu musí být jedinečné. Nemohou existovat dvě zakázky se stejným číslem dokladu. Maximální délka čísla zakázky je 16 znaků. Číslo zakázky můžete vyplňovat ručně sami nebo můžete použít (což doporučujeme) tlačítko pro automatické generování čísla zakázky  . Pro vytvoření čísla dokladu můžete použít libovolné znaky. Upozorňujeme však, že generátor hledá vždy číselnou sekvenci (kterou zvyšuje o jedničku) vpravo na konci čísla. Číslo Z0001/96, kde "96" představuje rok vytvoření zakázky, je například zvoleno chybně, protože dalším generovaným číslem nebude Z0002/96, ale Z0001/97 ... a po Z0001/99 již nebude schopen generátor pokračovat a bude hlásit chybu. Vhodným příkladem 1. čísla konečné zakázky pro rok 96 je například Z96-0001. |
| Název | Do tohoto pole je možno zadat název zakázky (název akce...). Pole je omezeno délkou 100 znaků. |
| Objednatel | Pro zadání názvu firmy musíte využít bázi kontaktů vedenou v systém Soft-4-Sale. Nelze vytvořit zakázku pro firmu, která neexistuje v bázi kontaktů. Pokud přesto tato situace nastane, musíte nejdříve vyplnit pro tuto firmu kartu Nový kontakt a pak teprve můžete vytvářet kartu nové zakázky. |
| Číslo smlouvy | Pokud existuje jakákoliv smlouva spojená s příslušnou zakázkou, nabídne se její číslo v roletovém menu. Do tohoto pole je možné také zapsat číslo smlouvy, která dosud není se zakázkou spojena nebo byla vytvořena mimo systém Soft-4-Sale. |
| Číslo objedn. | Pokud. existuje jakákoliv objednávka spojená s příslušnou zakázkou, nabídne se její číslo v roletovém menu. Do tohoto pole je možné také zapsat číslo objednávky, která dosud není se zakázkou spojena. |
| Datum podpisu | Do tohoto pole je možno zapsat datum podpisu smlouvy o zakázce. |
| Termín | Do tohoto pole je možno zapsat datum, kdy má být zakázka dle smlouvy dokončena. |
| Hotovo | Zaškrtnutí (černý křížek) znamená, že zakázka je dokončena . |
| Objem v Kč | Do tohoto pole je možno zapsat celkový zasmlouvaný objem zakázky v Kč ( rozumí se částka bez DPH). |
| Oblast | Znamená oblast produkce, do které daná zakázka spadá (Číselník oblasti produkce). |
| Nabídka | Pokud. existuje jakákoliv nabídka spojená s příslušnou zakázkou, nabídne se její číslo v roletovém menu. Pokud generujete zakázku z nabídky propojí se automaticky nová zakázka s nabídkou, ze které byla vytvořena a číslo nabídky se uvede v tomto poli. |
| Vedoucí | Z číselníku Obchodníci doplníte jméno osoby, která za celou zakázku zodpovídá. |
| Stav | Znamená stav rozpracovanosti zakázky (číselník Stavy rozpracovanosti) - tzn. v jaké fázi se zakázka nachází. |
| Související doklady | Rozumí se jimi veškeré přijaté i vystavené objednávky, přijaté i vystavené faktury, smlouvy a dodací listy, které budou v souvislosti s danou zakázkou vytvořeny. Uvedené doklady se tvoří buďto samostatně nebo se generují na základě dokladů, které jim logicky předchází (např. z přijaté objednávky je možno vygenerovat vystavenou zálohovou nebo konečnou fakturu,....). Veškeré související doklady se tvoří v různých submenu systému Soft-4-Sale a v kartě zakázky jsou uvedeny jejich vybrané hlavičkové údaje. |
Výdej (ze skladu) pro uzavřenou zakázku bez práv "Z5", "S5" realizovat nelze!
Nad uzamčenou zakázkou nesmí proběhnou jakýkoliv především finanční pohyb. Funkce odemčení zakázky řeší nestandardní potřebu doplnit doklad po uzamčení. Pokud uživatel má dostatečná práva "Z5" (Zakázky CTRL) a současně "S5" (Sklady CTRL), pak systém pouze upozorní a žádá na potvrzení úmyslu - např. "Chcete realizovat výdej na uzavřenou zakázku?"
