|
Konfigurace převzetí skladových příjemek |
  
|
|
Konfigurace převzetí skladových příjemek |
|
Při přebírání dokladu do modulu Ekonomika se systém řídí příslušnou konfigurací. Prochází konfiguraci po jednotlivých záložkách zleva doprava a postupně nastavuje jednotlivé hodnoty pro zaúčtování dokladu. Obecně platí pravidlo - hodnota uvedená na "další" záložce přepisuje hodnotu získanou ze záložky předchozí. Jakmile doklad projde celou konfigurací (všemi záložkami) měl by mít všechny údaje potřebné k úspěšnému zaúčtování dokladu do hlavní knihy.
Karta konfigurace převzetí příjemek - základní nastavení.
| Předkontace | - lze využít přednastavených hodnot z číselníku Předkontací . Veškeré údaje a jejich kombinace jste schopni zadat přímo v této konfiguraci, není tedy bezpodmínečně nutné pro účtování Příjemek předkontace tvořit. Nastavení by pro vás bylo zbytečně překombinované. |
| Typ řady | - zařazení dokladu do jednoho z předdefinovaných typů, využitelné pro filtraci dokladů v modulu Ekonomika |
| Číselná řada | - uživatelské roztřídění dokladů do číselných řad, využitelné pro detailnější filtraci skladových dokladů převzatých do modulu Ekonomika |
| Datum uzavření agendy | - datum "uzavírky" skladových příjemek. Využijete v případě, kdy v systému pracuje více účetních a chcete zamezit změnám dokladů ve schváleném období. Datum lze zapsat přímo na tomto formuláři samostatně, nebo využít hromadnou funkci v . |
| Doplnění párovacího znaku | - umožňuje zapnout automatické doplňování čísla příjemky, nebo čísla faktury do souvisejících příjemek a faktur pro pozdější snazší párování těchto dokladů v modulu Ekonomika při kontrole stavu účtu 131xxx. |
| Způsob přenosu příjemek | - volba režimu přebírání příjemek do modulu Ekonomika. Buď se příjemka zaúčtuje jako jeden doklad, nebo tolik dokladů, kolik různých oblastí zboží se na příjemce vyskytuje. OBLAST systém dohledává v takovém případě automaticky na ceníkové kartě zboží. Tato potřeba, kdy se na jednom dokladu mohou "potkat" položky materiálu a polotovarů, které je potřeba ovšem zaúčtovat na různé "skladové" účty, přestože v S4S je veden sklad materiálu i polotovarů společný, se objevuje hlavně u "výrobních" firem. |
| Převzetí dokladů do | - volba režimu, kam až bude doklad při převzetí zapsán. |
| • | jen do ekonomického dokladu - doklad se převezme do modulu Ekonomika, podle konfigurací má nastaveny všechny údaje, ale není zaúčtován do hlavní knihy. Toto uživatel provede až po jeho faktickém zkontrolování tlačítkem Zaúčtovat na kartě účetního dokladu, nebo hromadně nad Přehledem ekonomických dokladů. Využívá se hlavně v případě, kdy převzetí dokladů do modulu Ekonomika realizuje více účetních nebo třeba přímo obchodníci, kteří doklady v systému tvoří. |
| • | na rozhraní HK - doklad se převezme do modulu Ekonomika do speciálního přehledu Rozhraní hlavní knihy odkud je možné po faktické kontrole je opět hromadně zaúčtovat. Tato volba se obvykle nevyužívá, protože jakousi roli "rozhraní HK" hraje už samotný Přehled ekonomických dokladů. (Rozhraní hlavní knihy se v systému S4S prakticky využívá spíše jen pro import dat z jiných systémů). |
| • | až do hlavní knihy - doklad se převezme do modulu Ekonomika a pokud průchodem konfigurace převzetí získá relevantní údaje pro zaúčtování, je rovnou zaúčtován do hlavní knihy. Systém kontroluje pouze technické splnění podmínek pro zaúčtování (účty MD a DAL musí existovat v účetní osnově a musí být platné) nikoli jejich správnost !! Tuto volbu zapněte v případě, že máte ověřenou správnost nastavení vaší konfigurace. Doklady, které se nepodaří zaúčtovat, zůstanou v Přehledu ekonomických dokladů odkud je po opravě podmínek můžete zaúčtovat dodatečně. |
Automatika procesu převzetí - volba režimu, kam až bude doklad při převzetí zapsán.
| • | nepřebírat - doklady se přebírají až na popud uživatele prostřednictvím Přehledu dokladů k převzetí ... Pokud uživatel tuto akci nevyvolá, doklady ze systému v modulu Ekonomika nejsou! |
| • | automaticky s otevřením dokladu - při použití tlačítka Proveď! na obchodním dokladu v systému Soft-4-Sale se současně vyvolá jeho převzetí do modulu Ekonomika. Po převzetí se doklad uživateli zobrazí pro kontrolu. Případné automatické zaúčtování se řídí nastavením popsaným v předchozím odstavci. |
| • | automaticky v tichém režimu - při použití tlačítka Proveď! na obchodním dokladu v systému Soft-4-Sale se současně vyvolá jeho převzetí do modulu Ekonomika. Případné automatické zaúčtování se řídí nastavením popsaným v předchozím odstavci. |
Karta konfigurace převzetí příjemek - nastavení podle skladu.
Na záložce 'Sklady' získá doklad hodnotu účtu MD. Pro každý sklad, o kterém chcete účtovat, můžete definovat samostatný analytický účet. Více skladů může také být zaúčtováno na stejný účet.
V rozbalovacím poli SKLAD se nabízejí takové sklady, které mají v Číselníku skladů zapnutý příznak "Úč."
Pro snadnější orientaci v účetních dokladech můžete mít pro jednotlivé sklady definovanou samostatnou číselnou řadu dokladu. Jestliže jste číselnou řadu nastavili již na "základní" záložce konfigurace, a nechcete ji zde změnit, není nutno ji vyplňovat na této záložce znovu.
Karta konfigurace převzetí příjemek - nastavení podle skladu.
Na záložce 'Kódy pohybu' získá doklad hodnotu účtu DAL. Pro každý 'Kód pohybu' můžete definovat samostatný analytický účet. Více 'Kódů pohybu' může také být zaúčtováno na stejný účet.
Hodnota z pole TEXT se přebírá do ekonomického dokladu pro snazší orientaci v ekonomických dokladech a záznamech v hlavní knize.
Pro konkrétní 'Kód pohybu' můžete mít definovánu zvláštní číselnou řadu, kterou zadáním na této záložce upřednostníte před údajem získaným z předchozích záložek konfigurace.
Určitý 'Kód pohybu' pro vás může znamenat třeba i důvod pro změnu účtu MD - na této záložce to můžete nastavit.
Karta konfigurace převzetí příjemek - nastavení podle Oblasti z ceníkové karty.
Tato záložka umožňuje pro jeden kód pohybu použít více analytických účtů, kdy rozhodujícím kriteriem pro přidělení konkrétního účtu je hodnota v poli OBLAST na ceníkové kartě zboží.
Mimo přidělení účtu DAL můžete na této záložce také provést změnu textu, který popisuje situaci, a který se převezme do ekonomických dokladů a hlavní knihy.
Na základě určité kombinace 'kódu pohybu' a 'oblasti' můžete docílit také změny účtu MD.
Karta konfigurace převzetí příjemek - definice Správce agendy.
Na poslední záložce konfigurace můžete definovat zodpovědného uživatele za příslušnou agendu. Takový uživatel pak má právo tvořit případně odstraňovat uzávěrky dané agendy.
Jestliže využíváte modul Ekonomika v režimech, že buď v modulu pracuje více uživatelů, nebo se doklady přenáší a zaúčtovávají automaticky při běžné práci uživatelů v obchodní části systému, může správce formou 'Proaktivity' (Upozornění) dostávat informace o tom, co se v jeho agendě "bez jeho" vědomí, děje.
Proaktivita se může vygenerovat v situaci:
| Při chybě přenosu dokladu | - kdy se doklad vůbec nepodařilo převzít do modulu Ekonomika, nebo jej úspěšně zaúčtovat do hlavní knihy |
| Při úspěšném přenosu dokladu | - kdy se doklad podařilo převzít do modulu Ekonomika, nebo jej úspěšně zaúčtovat do hlavní knihy. |
| Po přenosu dávky | - kdy došlo k hromadnému přenosu dokladů do modulu Ekonomika, bez ohledu na výsledek přenosu. Toto upozornění může být pro uživatele podnětem ke kontrole úspěšnosti přenosu a případnému zjednání nápravy. |
Všechny režimy mohou být zapnuty současně v jakékoli kombinaci. (POZOR - těchto upozornění může být velké množství a nástroj se může stát nepřehledným a ztratit svůj smysl).