|
Vzájemné vazby Zálohové, Zúčtovací a Konečné faktury |
  
|
|
Vzájemné vazby Zálohové, Zúčtovací a Konečné faktury |
|
Funkčnost popsaná v této kapitola je shodná, jak pro vystavené, tak pro přijaté faktury.
Lze ji použít pro fakturaci, jak v tuzemské, tak v cizí měně.
Nastane-li situace, že potřebujete navázat jednu velkou zálohu na více konečných faktur, použijte k tomu nástroj dostupný v přehledu PLATEB zálohové faktury. Tohoto můžete využít v případě, že od zaplacení zálohy do vystavení konečných faktur dosud neuběhla zákonná doba (15 dnů), nebo pokud se na obchod nevztahuje DPH.
Vazba na jednu konečnou nebo zúčtovací fakturu
Je asi nejčastější situace, která nastává. Záloha představuje maximálně 100% konečné fakturace.
Existuje-li k zálohové platbě pouze jedna faktura konečná, můžete ji vygenerovat přímo ze zálohové faktury (za předpokladu, že i zálohová faktura obsahuje položky, které budete nakonec fakturovat). Můžete ji vygenerovat také z přijaté objednávky. Generujete-li zálohovou i konečnou fakturu ze stejné objednávky, samy se najdou a propojí.
Zálohová faktura - přímá vazba na fakturu konečnou nebo zúčtovací.
Toto je vlastně i situace, pokud jste povinni platbu zálohy tzv."zúčtovat" (zdanit). K jedné zálohové faktuře také obvykle existuje jedna zúčtovací faktura.
Přímá vazba mezi zálohovou fakturou a fakturou zúčtovací, nebo jedinou fakturou konečnou, se uvádí přímo do pole ZÚČTO FAK. Díky této vazbě se celá zaplacená částka zálohy propíše do související faktury.
Tímto způsobem lze propojit i více zálohových faktur s jednou konečnou fakturou - ovšem pouze za předpokladu, že konečná faktura je větší nebo rovna součtu všech takto navázaných zálohových faktur (jinak by vám vzniknul dobropis). V konečné faktuře se pak v poli 'zál.' zobrazí součet všech navázaných záloh.
Vazba na více konečných faktur.
Tuto funkčnost již mnozí znáte a používáte - tak jen trochu rekapitulace pro ostatní.
Pokud dopředu víte, že k zálohové faktuře bude následovat více konečných faktur, vytvořte je samostatně, prozatím bez vazby na fakturu zálohovou. Obvykle jsou totiž konečné faktury v takovém případě "menší", než faktura zálohová a jejich přímým provázáním by vznikal dobropis - z faktury by se odečetla vždy celá zaplacená záloha.
Platba zálohy může být navázána pouze na JEDNU ZÚČTOVACÍ fakturu !!!
Máme tedy například situaci, kdy k jedné zálohové faktuře existují postupně tři konečné faktury:
K jedné zálohové faktuře následuje několik konečných faktur.
Po vytvoření konečné faktury a zapsání platby k zálohové faktuře tento záznam otevřete.
Karta zálohové faktury - otevřete přehled plateb.
Jestliže vám generováním vznikla "nežádoucí" vazba v poli 'ZÚČTO. FAK', odstraňte ji (číslo konečné faktury smažte).
Na řádku platby otevřete tlačítkem tabulky vztahů ...
Karta platby - vytvořte tabulku vztahů a vyberte konečnou fakturu.
... a vyberte ze seznamu konečnou fakturu, do níž chcete část zálohy promítnout.
Karta vztahu - vytvořená vazba mezi zálohovou a konečnou fakturou.
Případně upravte částku, kterou chcete do konečné faktury promítnout. Systém automaticky vytvoří ve vztahu další řádek, ve kterém je pak uvedena dosud neuplatněná výše zálohy.
Jakmile budete chtít další část zálohy promítnout do další konečné faktuy, postup opakujte.
- otevřete kartu plateb na zálohové faktuře
- tlačítkem otevřete již axistující kartu rozdělení platby zálohy (vztahy)
- na posledním řádku vyberte číslo a částku další konečné faktury
Celý postup pak opakujete tak dlouho, dokud vzniká další volný řádek bez vazby na fakturu = dokud není celá platba zálohové faktury rozdělena do konečných.
Platba zálohové faktury kompletně rozdělana do tří konečných faktur.
Použití této metody - oproti předchozímu příkladu ... zálohová -> zúčtovací (nebo jedna konečná) - poznáte tak, že na zálohové faktuře není použito číslo faktury, ale jakási značka :-)
Indikace použití VZTAHů k propojení jedné zálohové faktury na více konečných.
| _X | uvedené v poli 'ZÚČTO. FAK.:' místo čísla faktury avizuje, že zálohová faktura má vazbu na více konečných faktur, a že se tedy máte podívat do karty PLATEB. |
| _X01 | uvedené v poli 'ZÚČTOVÁNO D.' místo čísla faktury avizuje, že k navázání konečných faktur byly použity VZTAHy. Ke každé platbě může existovat samostatná skupina vztahů. Počet těchto skupin (neboli počet plateb) udává číslice 01 - 99 použitá v kódu. |
KONTROLA - Pokud byla záloha zaplacena jedinou platbou, musí být vždy použit jen kód _X01 !!!
Jestliže pole s odkazem na konečnou či zúčtovací fakturu obsahuje text "_X", je již dále NEEDITOVATELNÉ!
Kdyby například tatáž zálohová faktura byla uhrazena více platbami, bude mít další platba zase svoji skupinu vztahů ... (_X02; _X03 ... atd)
Vícenásobná platba zálohové faktury s vazbou na vícekonečných faktur.
Pomocí tohoto nástroje lze tedy vyřešit i poměrně komplikované situace plateb záloh a jejich následné uplatnění do faktur konečných.
Systém NEKONTROLUJE jestli byla konečná faktura použita ve vztahu vícekrát !! Někdy je to totiž žádoucí.
Provázání "zúčtování" do konečné faktury
Obdobné situace mohou nastat o úroveň dál, tedy v případě, že jste platbu zálohy zúčtovali a teď potřebujete tuto zúčtovanou platbu promítnout do faktury konečné.
Řešení je velmi podobné, jako u zálohových faktur.
Vazba na jednu konečnou fakturu
Je opět asi nejčastější situace, která nastává. Zúčtovaná záloha představuje maximálně 100% konečné fakturace.
Existuje-li k zúčtované platbě pouze jedna faktura konečná, můžete ji vygenerovat přímo ze Zálohové faktury (za předpokladu, že i zálohová faktura obsahuje položky, které budete nakonec fakturovat). Můžete ji vygenerovat také z Přijaté objednávky. Generujete-li zálohovou i konečnou fakturu ze stejné objednávky (i zúčtovací faktura tuto tedy vazbu zná), samy se najdou a propojí.
Zúčtovací faktura - vazba na fakturu konečnou.
Pro vazbu mezi zúčtovací fakturou a fakturou konečnou se také využívají VZTAHy tak, jak bylo popsáno v předchozí kapitole.
Protože tyto situace jsou vcelku zřejmé a systém obvykle má všechny potřebné informace, vznikají tyto vztahy v mnoha případech automaticky.
V této jednoduché situaci (1 : 1) tedy není co řešit. Vztah vznikne při propočtení konečné faktury na pozadí a projeví se rovnou odečtením zúčtovaných částek v konečné faktuře.
| _X | uvedené v poli 'Konečná fakt:' místo čísla faktury avizuje, že k propojení faktur byl použit VZTAH, a že se tedy máte, pomocí tlačítka, podívat do karty VZTAHŮ. |
Jestliže pole s odkazem na konečnou či zúčtovací fakturu obsahuje text "_X", je již dále NEEDITOVATELNÉ!
Vazba na více konečných faktur
Obdobná situace nastane i v případě, že vygenerovaná konečná faktura je na menší částku, než je hodnota zúčtovací faktury ...
Systém opět zná vazby, pochopí, které faktury k sobě "patří" a při propočtení konečné faktury vytvoří VZTAH. Jelikož už zná i hodnotu konečné faktury, upraví částku vztahu tak, aby konečná faktura nevyšla záporně (dobropis). Uplatní ze zúčtovací faktury tedy jen tolik, kolik se do konečné faktury vejde.
Zúčtovací faktura - vazba na "menší" konečnou fakturu.
Současně se ve vztahu vytvoří další řádek s částkou zbývající k uplatnění do další konečné faktury.
Pokud by se stalo, že již byl vytvořen vztah a vy jste z nějakého důvodu konečnou fakturu změnili, vstupte přes zúčtovací fakturu do vztahu a z rozbalovacího seznamu vyberte konečnou fakturu znovu. Systém si upraví ve vztahu částky.
Vybráním další konečné faktury vytvoříte další vazbu ...
Zúčtovací faktura - rozdělena do více konečných faktur.
... dokud není celá částka rozdělena.
V každé z konečných faktur se při propočtení talčítkem "+" odečte pouze příslušná částka vyplývající ze vztahu ...
Konečná faktura s odečtenou částí zálohy (zúčtované platby)
... a faktura výjde maximálně nulová.
Jestliže vám vznikl dobropis, a neměli jste tento záměr, zkontrolujte VZTAHy.