Kontakty > Konfigurace > Strategie GDPR

Cílem této funkce je za pomoci zvolené strategie (popsané ve vašem projektu GDPR) v prvé řadě vyčistit a roztřídit vaši databázi kontaktů tak, aby byl systém schopen reagovat na požadavky plynoucí z nařízení o ochraně osobních údajů.

Prakticky se dá říci, že máte dva typy důvodů, proč uchovávat data o vašich obchodních partnerech

•

účetní

•	marketingový

Každý z těchto důvodů však bude pravděpodobně vyžadovat nastavení jiných pravidel. K jejich nastavení slouží záložka 'Konfigurace' na kartě, kterou najdete v menu KONTAKTY -> KONFIGURACE -> STRATEGIE GDPR

Strategie GDPR - základní Konfigurace.

Na konfigurační kartě definujte po jaké době má dojít k "anonymizaci" kontaktu z důvodu pominutí podmínek pro:

Účetní evidenci

- Jelikož platí zákon o účetnictví, který říká, že účetní doklady musíte archivovat po dobu 10-ti let, bude i toto pravděpodobnou podmínkou pro definici tohoto období. Tato hodnota je vyplněna v konfiguraci jako výchozí. Mimo obchodních dokladů typu faktura nebo prodejka, které jsou zapnuty automaticky, si můžete zvolit další doklady, které pro vás hrají roli obchodního vztahu - objednávky přijaté nebo vystavené, smlouvy, Výkazy servisní činnosti. Jestliže ve sledovaném období existuje alespoň jeden z vybraných dokladů, máte "relevantní důvod" uchovávat informace o kontaktech s nimi spojených.

Evidenci zájemců

- informace o ostatních kontaktech ve vaší databázi, které máte zaevidovány z nejrůznějších dalších důvodů, ale neexistuje s nimi žádný obchodní (účetní) vztah - nebylo jim fakturováno - můžete evidovat a uchovávat po dobu stanovenou ve vašem projektu ... například 2 roky.

Období pro výmaz

- je funkce přidaná, úplně nesouvisející s GDPR, ale můžete jí využít pro vyčištění vaší databáze kontaktů od firem, které už dlouhou dobu nevykazují žádnou aktivitu, ale protože u nich jsou historicky navázány nějaké související záznamy, nešly dosud ze systému jednoduše smazat. Jedná se o kontakty s vazbou na spisovou službu (jednání), úkoly, požadavky, marketingové výběry nebo jen kontaktní osoby. Opět si můžete stanovit jak staré záznamy považujete za aktivní a ostatní smazat.

Současně s kontakty se smažou i označené typy dokladů!

Dalším konfigurovatelným prvkem na této kartě je seznam zkratek, které se obvykle používají v názvech firem, jež jsou právnickými osobami. Tento seznam vám může pomoci, při organizování vaší databáze kontaktů, kdy je potřeba v první řadě stanovit, který kontakt je nebo není fyzickou osobou a zda se jej tedy týká nařízení o evidenci osobních údajů. Základní sadu zkratek již máte připravenu a můžete si ji podle potřeby doplnit o další, které se vyskytují v názvech vašich právnických osob.

Úkony související s anonymizací firem

Režim anonymizace firmy může současně provést odstranění souvisejících připojených objektů, které by také mohly obsahovat citlivé údaje o rušené firmě (kopie smluv, nebo jiných dokladů apod.).

Konfigurace parametrů pro automatickou "anonymizaci" fyzických osob.

Konfigurace nabízí následující možnosti:

Rušení vazby ... Zrušení vazby s připojeným souborem. Odstraní se pouze záznam v tabulce, který umožňuje zobrazení připojeného objektu (ikona "zeměkoule"). Soubor zůstává stále ve svém původním umístění, jen není snadno přístupný všem uživatelům.

Přesunout objekty ... Volitelný přesun připojených souborů do zadané složky

zapnuto - přesune soubory do zvolené složky. Případné fyzické smazání při výmazu Připojených objektů se jich tedy už nedotkne. Soubory se přesouvají do zvolené složky bez členění do podadresářů.

vypnuto - ponechá soubory v původním umístění na disku počítače. V závislosti na konfiguraci mazání Připojených objektů, mohou být fyzicky smazány i soubory.

Mazat související Jednání umožní současně s anonymizací firmy smazat související záznamy Jednání, protože ty také mohou přímo v textu obsahovat identifikaci firmy - podpisy osob v importovaných e-mailech.

Konfigurovatelné vypnutí některých citlivých údajů

S evidencí citlivých údajů vašich obchodních partnerů souvisí ještě jedna situace. Na kartě Kontaktu nebo Kontaktní osoby se dosud objevovala pole jako rodné číslo, číslo občanského průkazu, datum narození ...

Pokud ve svém GDPR projektu obhájíte "relevantní důvody" proč tyto údaje potřebujete evidovat, můžete je využívat dál. Pokud jsou ale tato pole (citlivé údaje) pro vás nevyužitelná, můžete je v systému vypnout.

Možnost skrytí pole s citlivými údaji pro kartu Kontaktu ...

... Kontaktní osoby

Vypnutí můžete provést v rámci nastavení povinných údajů karty kontaktu, respektive kontaktní osoby.

Vyhledávání podle "anonymizovaných údajů"

Na Přehled firem přidáno filtrační pole "Skryté:". Je bez zvláštního popisu umístěno těsně vedle pole Poznámka. Pouze po najetí myší se objeví popisek, který odhalí, k čemu je pole určeno. Toto pole je však úzce spojeno s konfigurací GDPR a zobrazí se pouze v případě, že je konfigurováno heslo zabezpečení anonymizace (pokud není heslo definováno, pole se nezobrazí).

Možnost vyhledání "anonimizované" firmy v Přehledu firem (nutná znalost hesla).

Pro vyhledání firmy potom stačí, když uživatel zadá textový řetězec bez úvodní a závěrečné hvězdičky (př. "novák*brno" najde všechny nyní anonymizované firmy, které měli kdysi v názvu jméno Novák a byly z Brna)

Jestliže je toto zvláštní vyhledávací pole při použití tlačítka "Výběr" vyplněno, požaduje systém po uživateli zadání hesla pro zabezpečení anonymizace firem.

--- pokud heslo nezadá, nebo zadá chybně, zobrazit zprávu "Heslo bylo zadáno chybně! Filtrační kriterium 'Skryté' bude ignorováno." ---> smaže se filtrační kriterium z tohoto pole a přehled je filtrován podle ostatních právě nastavených kriterií.

--- pokud heslo zadá správně, je přehled filtrován pouze podle tohoto pole. Výsledkem tedy prakticky bude seznam anonymizovaných firem.