Navigation:  Ekonomika > Připojení účetních dat

Připojení účetních dat je v podstatě základní pokyn, který vytváří nebo připojuje účetní databázi. Dle schématu o struktuře databází je jasné, že pro každý účetní období vzniká nová účetní databáze. Účetní databáze vzniká při provedení účetní uzávěrky. S tím souvisí vznik nové účetní databáze. To, se kterou účetní databází účetní pracuje, řeší tato konfigurace. Konfigurace současně umožňuje vytvořit úplně novou účetní databázi ze vzorové systémové databáze, kterou pro tuto akci použije. Pojmenování databáze není ničím omezeno, uživatel může zvolit libovolné jméno databáze a pod databázového souboru a současně uživatel může zvolit libovolné umístění. Ta logika také spočívá v tom, že umístění účetní databáze může být na disku nebo serveru, do kterého má přístup pouze omezený okruh uživatelů. To znamená, že při práci s obchodním systémem Soft-4-Sale mohou někteří uživatelé pracovat s připojenou účetní databází, protože na ní vidí a protože použili funkci pro připojení účetních dat. Zbývající část uživatelů pracuje jen s obchodní částí a kdyby se pokusili o připojení účetní databáze zjistí, že příslušný disk, datový soubor není pro ně k dispozici. To znamená, že se nemají do účetní databáze jak dostat. V takové situaci ovšem, pokud obyčejní uživatelé nemají přístup do účetní databáze, není možné konfigurovat automatické převzetí dokladů v rámci převzetí dokladů ze Soft-4-Sale. Protože doklad např. faktura vystavená se při provedení automaticky převezme do účetního systému. Při této konfiguraci samozřejmě ten uživatel, který provádí fakturu, musí mít správně připojen účetní systém. Pokud účetní systém nemá připojen, systém neprovede převzetí dokladu do účetního systému a doklad zůstane připraven k převzetí do účetního systému a vlastně nic zvláštního se nestane. Zároveň pokud má připojenou jinou účetní databázi, tzn. omylem minulý rok nebo třeba budoucí rok, v tom případě opět nedojde k převzetí, protože systém kontroluje i časovou osu. V současné době je tedy možné mít k obchodní databázi systému Soft-4-Sale připojeno více účetních databází. Systém při převzetí kontroluje především účetní období, do kterého jsou ty doklady směřovány, tzn., nepředávám fakturu z roku 1999 do účetnictví roku 2006 a poté samozřejmě kontroluje i to, zda-li byl doklad už jednou do systému převzat/zadán. Pokud převzat byl a v cílové databázi není, systém pro uživatele s vyššími právy umožní opakované převzetí dokumentu. Tato situace je zajímavá především z počátku, protože pokud si v testovacím režimu převezmete faktury do testovací verze účetního systému, pak budete chtít tyto doklady převzít opakovaně ostrých dat účetního systému.

Druhou kontrolou, která je samozřejmě tvrdší je to, že systém kontroluje, zda doklady v cílovém účetním systému v účetní databázi již nejsou zapsány do účetních dokladů. Pokud ano, tak je to vlastně druhý pokus o převzetí a přepsání účetního dokladu vyvolá takovou událost, že systém doklad účetní je smazán, zápis do hlavní knihy je také smazán, takže probíhají vlastně kontroly:

Postup nastavení

Vytvoření a připojení účetní databáze nastavíte v menu Ekonomika – Připojení účetních dat. Zde uživatel zadá libovolné jméno účetní databáze a to buď k tomu využije generátor jména nové databáze, nebo zvolí jméno neexistujícího souboru a systém jej vytvoří.

       Otevře existující účetní databázi

       Otevře okno k vyhledání existující účetní databáze

       Vygeneruje novou účetní databázi

To, která účetní databáze je aktivní poznáte podle 2 červených šipek před názvem účetní databáze. Nyní máme vytvořenou prázdnou účetní databázi a jsme připraveni k její konfiguraci.