Navigace:  Ekonomika > Účetní doklady > Převzetí plateb záloh (vazby)

Jestliže jakkoli pracujete se zálohovými fakturami (ať už je párujete přímo s konečnou, nebo přes zúčtovací faktury), je třeba na to myslet a tento nástroj při přebírání dokladů do modulu Ekonomika také POUŽÍVAT!

 

Obzvlášť na začátku nového účetního období - respektive po zaúčtování finalního stavu dokladů PS (počátečních stavů) je třeba věnovat pozornost převzetí vazeb záloh, které přešly z minulého období !!

Vazby plateb záloh totiž mají původně kurz podle platby zálohové faktury, ale po té, co přejdou do dalšího účetního období, musí mít kurz nový - podle věty PS dokladu (po přepočtu kurzu na konci roku - účetního období).

Ten je ovšem znám až PO zaúčtování dokladů PS

 

Po finálním zaúčtování PS věty je potřeba ZNOVU převzít VAZBY, kde datum platby je shodné s POČÁTEČNÍM DATEM účetního období = platby záloh realizovaná v minulém účetním období !!!

 

 

Nástroj je tedy navržen pro případy, kdy vystavujete postupně faktury zálohové, zúčtovací a konečné, přičemž každá z těchto faktur má obvykle jiný variabilní symbol.

Aby se tyto všechny doklady nakonec potkaly v saldu, je třeba variabilní symboly "sjednotit", přesněji řečeno - postupně předat dál.

Navíc, například o zálohových fakturách se neúčtuje, takže potřebujete nějakým způsobem propojit platbu v bankovním výpise (nebo pokladně), která má variabilní symbol zálohové faktury, s variabilním symbolem faktury konečné.

 

Interní číslo vztahu ze zálohové faktury je v intervalu 1 až 999999. (kladné číslo pro vystavené faktury, záporné číslo pro přijaté faktury)

 

Interní číslo vztahu ze zúčtovací faktury je v intervalu 1000001 až 1999999. (kladné číslo pro vystavené faktury, záporné číslo pro přijaté faktury)

 

Nástroj řeší samostatně vazby mezi doklady:

 

Jestliže shodou okolností je Variabilní symbol obou dokladů stejný, nezobrazuje se taková vazba v přehledu, ani se nepřenáší do Ekonomiky (není k tomu důvod).

 

Obzvlášť na přelomu účetních období mohou nastat různé situace, kdy systém musí nabídnout k zaúčtování jen takové vazby, které jsou v daném období relevantní.

Typickým případem je situace, kdy na konci minulého období jste například obdrželi platbu zálohy a hned na začátku nového účetního období tuto platbu uplatníte ve faktuře konečné.

Z pohledu aktuálně zpracovávaného účetního období konečná faktura stále neexistuje, i když už ji máte v systému zavedenou a propojenou se zálohovou fakturou, proto systém ani nemůže nabízet tuto vazbu k zaúčtování. Platba zálohy tedy díky saldokontnímu účtu přejde do nového účetního období ve větě PS a teprve tam může být zaúčtována vazba na konečnou fakturu a tím vyřešeno SALDO.

 

Na následujícím obrázku jsou naznačeny různé situace, k nimž může prakticky dojít, a je naznačeno, kdy je možné vazbu mezi dokladyzaúčtovat a kdy ne.

 

Vazba se standardně účtuje ke dni platby zálohové faktury, případně ke dni vytvoření zúčtovací faktury (jedná-li se o vazbu zúčtovací konečná). V situaci, kdy platba nebo zúčtovací faktura byly realizovány v minulém účetním období, účtuje se vazba k prvnímu dni aktuálního účetního období. Tedy ve stejný den, kdy je očekáván počáteční stav saldokontního účtu, který přináší variabilní symbol zálohy z minulého období.

 

DOPORUČUJEME zúčtovací fakturu generovat nejpozději ke konci účetního období i když povolená lhůta na její vystavení ještě neuběhla.

 

 

Princip vazeb mezi doklady si nejlépe ukážeme na příkladu (zúčtovací -> konečná):

 

Máme tedy zúčtovací fakturu ...

 

... položky této faktury jsou zaúčtovány v hlavní knize s jejím variabilním symbolem "2201902750". Zajímá nás v tomto případě hlavně účet 314300 (podle konfigurace), který potřebujeme mít saldokontně vyrovnaný (zúčtovaná záloha byla následně uplatněna v konečné faktuře).

 

Zúčtovací faktura je spárovaná s fakturou konečnou ...

 

... jejíž položky jsou ale v hlavní knize zaúčtovány s jejím variabilním symbolem "701910639". V této chvíli se nám tedy variabilní symboly na účtu 314300 nepotkávají a tudíž se účet jeví jako nevyrovnaný.

 

Nástroj 'Převzetí plateb záloh (vazby)' vám v této chvíli nabízí k zaúčtování vazbu mezi těmito dvěma fakturami.

 

Převzetím a zaúčtováním vztahu vznikne interní doklad ...

 

... jehož hodnota je nulová, ale slouží právě k převedení částky zúčtovací faktury pod jiný variabilní symbol.

V našem případě se tedy původně zaúčtovaných 8 981,32 Kč s variabilním symbolem "2201902750" na účtu 314300, jen převedlo na jiný variabilní symbol "701910639", který už odpovídá spárované konečné faktuře.

 

V hlavní knize potom tedy pod variabilním symbolem konečné faktury už je vidět i zúčtovaná záloha ...

 

Saldo konečné faktury je tedy na účtu 314300 vyrovnáno.

 

Stejný princip funguje i v ostatních typech uvedených vazeb.