Navigation:  Marketing > Rozvozy sestav PDF >

Nová definice rozvozu

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Založení nové karty rozesílky sestav

rozesilka

 

Otevře se Vám prázdná tabulka pro definici rozvozu sestav PDF a zde vyplníme název případně detailní popis rozvozu.

 

1. Co chcete rozesílat

Musíte zvolit tiskovou sestavu, kterou chcete rozesílat. Volba tiskové sestavy funguje na obdobném principu jako volba obsahu procesního panelu.

 

Tlačítko „Najdi…“ aktivuje tento pomocný nástroj ve formě tlačítka na nástrojové liště a systém očekává, že uživatel spustí příkaz pro tisk sestavy, zadá požadovaná omezující kritéria, vybere si konkrétní tiskovou sestavu, zvolí třídění a pak, když má vše navoleno, využije připravenou ikonu pro označení zvolené sestavy.

       Otevře přednastavený formulář pro spuštění tiskové sestavy. Uživatel zvolí, jak relativně má fungovat zadané datum pokud bylo datum použito jako omezující kritérium.

       Uživatel zvolí adresář, kam budou ukládány jednotlivé tiskové sestavy.

 

2. Komu chcete sestavu rozesílat

V dalším kroku uživatel volí „komu bude sestava zasílána“. Základním rozhodnutím je zvolení tzv. typu rotace: pro koho se budou jednotlivé tiskové sestavy tvořit (rotovat):

 

firmám - tisková sestava se takto i současně filtruje a vytvoří se pro každou firmu jedna samostatná sestava
firmám dle m. výběru - možnost, jak definovat větší skupinu kontaktů, každé firmě odchází samostatná "její" sestava
obchodníkům - tisková sestava filtruje doklady podle obchodníků a vytvoří se pro každého obchodníka jedna samostatná sestava "jeho" dokladů
bez jen jediný e-mail - vytvoří se jediná sestava bez třídění a na vybrané adresy se odešle jen jeden společný (stejný) e-mail
bez f.: obchodníkům - odešle všem vybraným obchodníkům stejnou sestavu, tedy bez jakéhokoli filtru. Chová se prakticky stejně jako "bez: jediný email" s tím, že nemusíte zadávat jednotlivé emailové adresy, ale jména obchodníků (poklepáním na pole lze vybrat více obchodníků současně) a systém si dohledá a použije jejich emaily.

 

Rozesílka PDF sestav - vybraným obchodníkům.

Rozesílka PDF sestav - vybraným obchodníkům.

 

Speciální rozhodnutí je volba POLE CILE, jde o rozhodnutí, přes které konkrétní datové pole bude sestava rozesílána. Např. úkoly mohou byt rozesílány dle osoby Zadal, osoby Zodpovídá nebo osoby Kontroloval. Pokud je rozhodnutím rozesílat sestavy zákazníkům nebo dodavatelům, můžeme i na faktuře najít více firem: Odběratel, Příjemce a Konečný zákazník. Systém sám navrhne vhodné POLE CÍLE, ale uživatel je může změnit dle nabídky.

 

K rozhodnutí „komu bude sestava zasílána“ patří také tyto možnosti:

 

možnost definovat pozitivní omezení typu: posílat firmám, ale jen pokud jsou ze zadaného seznamu (výběru)
možnost definovat výjimky typu: neposílat nikdy firmám ze zadaného seznamu (výběru)
možnost posílat sestavy na pevný seznam e-mail adres
možnost posílat skrytou kopii na pevný seznam e-mail adres

 

Pozitivní omezení a výjimky v rotaci mohou být zadány u firem seznamem firem nebo marketingovým výběrem firem.

 

Způsob vyhledání e-mail adresy

Vyhledání adresy u obchodníků je jasné dle e-mail adresy v číselníku obchodníků. U firem existuje adres více a uživatel má možnost definovat způsob jak se vyhledá e-mail adresa. Uživatel zadává řádky, kde všude postupně systém hledá e-mailovou adresu. Systém na seřazených očíslovaných řádcích nabízí tyto možnosti:

 

Firemní email
První osoba (upřednostní osobu pro mailing),
Všechny osoby pro mailing,
Všechny osoby
Všechny osoby ze zadaného výběru osob
První osoba s zadanou funkcí nebo pozicí
Všechny osoby se zadanou funkcí nebo pozicí

 

Na každém řádku bude příznak, zda systém zde skončí s hledáním, pokud zde najde alespoň jednu email adresu.

 

Příklad: Uživatel tedy může zadat, že nejdříve se hledá e-mail adresa u osob v pozici "ekonom", pak u osob s pozicí "*ředitel*" a nakonec firemní e-mail. Příznak ukončení hledání je ovšem až u druhého kroku, a proto pokud se najde e-mail ekonoma, pokračujeme v hledání e-mailu ředitele a sestava bude rozeslaná na všechny nalezené adresy.

 

tip2 Ve volbě hledání u osob s určitou funkcí nebo pozicí lze použít i "*" (hvězdičku) nebo Speciální výběrová kriteria. Funkce zadaná jako *ředitel* pak hledá email u osoby, která je Ekonomický ředitel, ale i Finanční ředitel, nebo i ředitel odbytu.

 

 

3. Jak bude znít doprovodná zpráva

Rozesílané zprávy budou obsahovat sice v příloze příslušnou sestavy, ale není jasné, jaký bude vlastní obsah zprávy a jak bude pojmenován soubor v příloze. Uživatel tedy musí zadat:

 

text předmětu zprávy
název souboru přílohy (rozesílaná sestava)
tělo e-mailu lze zadat
textově
formátovaným textem RTF
HTML tělem

 

Automatické modifikace jména sestavy a předmětu zprávy

Můžete také požadovat, aby se názvy a texty automaticky měnily. Pokud použijete pro název souboru, tělo zprávy nebo předmět zprávy speciální kódované parametry, systém je nahradí skutečnými údaji:

 

%MM%                        měsíc
%DD%                        den        
%RRRR%                rok
%WW%                        týden v roce
%FIRMA%                plný název firmy
%FID%                        identifikační číslo firmy (unikátní číslo z karty kontaktu)
%SHORTFIRMA%        zkrácený (4 znaky) název firmy
%SMAN%                obchodník
%FILENAME%                jméno souboru
%OBJECTID%                jednoznačné číslo zápisu do spisové služby
%DOKLADID%                číslo, nebo řetězec čísel, dokladu při hromadné rozesílce Vystavených faktur

 

4. Co se stane, když…

Co se stane, když je zpráva odeslána?

V konfiguraci rozvozu PDF sestavy lze definovat, že současně s uskutečněním rozvozu vznikne záznam ve spisové službě o tom, že k rozvozu došlo. Text tohoto záznamu také čerpá z definice rozvozu a můžete tak docílit toho, že ve spisové službě máte prakticky shodný text e-mailu, který byl odeslán v rámci rozvozu. Potom je tedy i možné různé rozvozy snadno v přehledu spisové služby, nebo přímo na kontaktní kartě partnera snadno identifikovat a filtrovat. Uživatel totiž také zvolí TYP záznamu.

 

Záznamy o provedených "Rozvozech" ve spisové službě.

Záznamy o provedených "Rozvozech" ve spisové službě.

 

Záznam ve spisové službě je tvořen podle následujících pravidel:

 

TÉMAjako první se použije text uvedený v definici rozvozu v poli "Předmět" (tedy shodný s předmětem odeslaného e-mailu). Pokud toto pole vyplněno není, použije se text z pole "Název rozvozu". Kdyby ani toto pole vyplněno nebylo, což je z praktického hlediska ale velmi nepravděpodobné, naplní se pole univerzálním textem "Záznam o rozvozu sestav č. ..."

 

OBSAHnejprve se použije text uvedený v poli "Text. tělo" (tedy shodný s obsahem s tělem odeslaného e-mailu). Pokud toto pole vyplněno není (například jestliže z důvodu lepšího vzhledu zprávy jako tělo e-mailu použijete HTML soubor), použije se text z pole "Popis rozvozu". Obsah spisové služby je vždy doplněn informací o rozvozu textem "Dne 12.8.2015 1:06:16 byl proveden automatický rozvoz tiskových sestav PDF číslo ...", který kromě přesného časového údaje obsahuje i informaci na základě jaké definice rozvozu k němu došlo.

 

Vliv definice rozvozu na záznam ve spisové službě.

Vliv definice rozvozu na záznam ve spisové službě.

 

Výsledný záznam spisové služby obsahem odpovídá rozesílané zprávě a jako přílohy jsou k této zprávě korektně provázány vytvořené soubory PDF.

 

Co se stane, když zpráva nemůže být odeslána?

Typickým důvodem, proč není zpráva odeslána, je skutečnost, že systém nenalezl vhodnou e-mail adresy pro odeslání zprávy. Systém pak nabízí 3 typy reakcí:

 

Jestliže není pro některou z firem, osob nebo obchodníků (podle definice "Komu rozeslat") dohledána e-mailová adresa, je na tuto skutečnost "Tvůrce" definice rozvozu upozorněn připomínkou (proaktivitou).

 

Upozornění v případě nenalezení e-mailové adresy.

Upozornění v případě nenalezení e-mailové adresy.

 

vytvoří záznam z jednání s korektní přílohou zadaného typu (např. pro použitelné pozdější odeslání nebo tisk a odeslání poštou)
bez jakékoli reakce!

 

pozor  Tento nedostatek v evidenci je třeba vyřešit, protože právě pro tohot adresáta nebyl rozvoz uskutečněn a pokud by nedošlo k nápravě, nebyl by uskutečně ani nikdy v budoucnu.

 

 

5. Akce: vyzkoušej a pak pošli

Test zjistí aktuální seznam adresátů a ukáže, komu by sestavu při rozesílce poslal, současně také proběhne kontrola správnosti nalezených e-mailových adres.

 

 

Kontrola e-mailových adres

Při Rozvozu PDF sestav musí e-mailová adresa splňovat tuto strukturu "*[a-z]*@*[a-z]*.*[a-z][a-z]*" (před zavináčem je alespoň jeden znak, adresa musí obsahovat zavináč a tečku, mezi zavináčem a tečkou je minimálně jeden znak, a za tečkou jsou minimálně dva znaky).

 

note2 Pokud je v poli adresa několik mailových adres oddělených čárkou, jsou čárky nahrazeny středníky, a každá jednotlivá adresa je otestována na výše uvedené pravidlo.

 

note2 Pokud adresa nesplňuje předdefinovaný předpis, NENÍ pro takový záznam vytvořen email.

 

Nad tímto přehledem firem může být uživateli teprve jasné, komu vlastně sestavu nechce poslat.

Tlačítko doplní seznam výjimek o označené firmy! Práce se seznamem vyjímek byla popsána v bodě 2 této kapitoly.

 

Provede samotnou rozesílku sestav PDF:

 

provede výrobu tiskových sestav PDF dle výše zadaných parametrů
vytvoří e-maily a připojí jako přílohy vytvořené sestavy
provede zápis o odeslaných případně neodeslaných sestavách

 

Možnost rozeslaní sestav PDF dle IČO

Pro případ, že stejné IČO má ve vašem systému více provozoven téhož partnera, je možné v definici rozesílek PDF zvolit funkci "grupace podle IČO", která zamezí zasílání mailů pro každou provozovnu zvlášť.

Například tedy v „Upozornění na pohledávky…“ budou k zadanému IČO všechny provozovny na jedné sestavě.

 

Rozesílka PDF sestav - jedna sestava pro jedno IČO

Rozesílka PDF sestav - jedna sestava pro jedno IČO