Navigace:  Marketing > Rozvozy sestav PDF > Nová definice rozvozu

Založení nové karty rozesílky sestav

 

Otevře se Vám prázdná tabulka pro definici rozvozu sestav PDF a zde vyplníme název případně detailní popis rozvozu.

 

1. Co chcete rozesílat

Musíte zvolit tiskovou sestavu, kterou chcete rozesílat. Volba tiskové sestavy funguje na obdobném principu jako volba obsahu procesního panelu.

 

       Otevře přednastavený formulář pro spuštění tiskové sestavy. Uživatel zvolí, jak relativně má fungovat zadané datum pokud bylo datum použito jako omezující kritérium.

       Uživatel zvolí adresář, kam budou ukládány jednotlivé tiskové sestavy.

 

2. Komu chcete sestavu rozesílat

V dalším kroku uživatel volí „komu bude sestava zasílána“. Základním rozhodnutím je zvolení tzv. typu rotace: pro koho se budou jednotlivé tiskové sestavy tvořit (rotovat):

 

 

 

Speciální rozhodnutí je volba POLE CILE, jde o rozhodnutí, přes které konkrétní datové pole bude sestava rozesílána. Např. úkoly mohou byt rozesílány dle osoby Zadal, osoby Zodpovídá nebo osoby Kontroloval. Pokud je rozhodnutím rozesílat sestavy zákazníkům nebo dodavatelům, můžeme i na faktuře najít více firem: Odběratel, Příjemce a Konečný zákazník. Systém sám navrhne vhodné POLE CÍLE, ale uživatel je může změnit dle nabídky.

 

K rozhodnutí „komu bude sestava zasílána“ patří také tyto možnosti:

 

 

Pozitivní omezení a výjimky v rotaci mohou být zadány u firem seznamem firem nebo marketingovým výběrem firem.

 

Způsob vyhledání e-mail adresy

Vyhledání adresy u obchodníků je jasné dle e-mail adresy v číselníku obchodníků. U firem existuje adres více a uživatel má možnost definovat způsob jak se vyhledá e-mail adresa. Uživatel zadává řádky, kde všude postupně systém hledá e-mailovou adresu. Systém na seřazených očíslovaných řádcích nabízí tyto možnosti:

 

 

Na každém řádku bude příznak, zda systém zde skončí s hledáním, pokud zde najde alespoň jednu email adresu.

 

Příklad: Uživatel tedy může zadat, že nejdříve se hledá e-mail adresa u osob v pozici "ekonom", pak u osob s pozicí "*ředitel*" a nakonec firemní e-mail. Příznak ukončení hledání je ovšem až u druhého kroku, a proto pokud se najde e-mail ekonoma, pokračujeme v hledání e-mailu ředitele a sestava bude rozeslaná na všechny nalezené adresy.

 

Ve volbě hledání u osob s určitou funkcí nebo pozicí lze použít i "*" (hvězdičku) nebo Speciální výběrová kriteria. Funkce zadaná jako *ředitel* pak hledá email u osoby, která je Ekonomický ředitel, ale i Finanční ředitel, nebo i ředitel odbytu.

 

 

3. Jak bude znít doprovodná zpráva

Rozesílané zprávy budou obsahovat sice v příloze příslušnou sestavy, ale není jasné, jaký bude vlastní obsah zprávy a jak bude pojmenován soubor v příloze. Uživatel tedy musí zadat:

 

 

Automatické modifikace jména sestavy a předmětu zprávy

Můžete také požadovat, aby se názvy a texty automaticky měnily. Pokud použijete pro název souboru, tělo zprávy nebo předmět zprávy speciální kódované parametry, systém je nahradí skutečnými údaji:

 

 

4. Co se stane, když…

Co se stane, když je zpráva odeslána?

V konfiguraci rozvozu PDF sestavy lze definovat, že současně s uskutečněním rozvozu vznikne záznam ve spisové službě o tom, že k rozvozu došlo. Text tohoto záznamu také čerpá z definice rozvozu a můžete tak docílit toho, že ve spisové službě máte prakticky shodný text e-mailu, který byl odeslán v rámci rozvozu. Potom je tedy i možné různé rozvozy snadno v přehledu spisové služby, nebo přímo na kontaktní kartě partnera snadno identifikovat a filtrovat. Uživatel totiž také zvolí TYP záznamu.

 

 

Záznam ve spisové službě je tvořen podle následujících pravidel:

 

 

 

 

Výsledný záznam spisové služby obsahem odpovídá rozesílané zprávě a jako přílohy jsou k této zprávě korektně provázány vytvořené soubory PDF.

 

Co se stane, když zpráva nemůže být odeslána?

Typickým důvodem, proč není zpráva odeslána, je skutečnost, že systém nenalezl vhodnou e-mail adresy pro odeslání zprávy. Systém pak nabízí 3 typy reakcí:

 

 

 

 

 Tento nedostatek v evidenci je třeba vyřešit, protože právě pro tohot adresáta nebyl rozvoz uskutečněn a pokud by nedošlo k nápravě, nebyl by uskutečně ani nikdy v budoucnu.

 

 

5. Akce: vyzkoušej a pak pošli

 

 

Kontrola e-mailových adres

Při Rozvozu PDF sestav musí e-mailová adresa splňovat tuto strukturu "*[a-z]*@*[a-z]*.*[a-z][a-z]*" (před zavináčem je alespoň jeden znak, adresa musí obsahovat zavináč a tečku, mezi zavináčem a tečkou je minimálně jeden znak, a za tečkou jsou minimálně dva znaky).

 

Pokud je v poli adresa několik mailových adres oddělených čárkou, jsou čárky nahrazeny středníky, a každá jednotlivá adresa je otestována na výše uvedené pravidlo.

 

Pokud adresa nesplňuje předdefinovaný předpis, NENÍ pro takový záznam vytvořen email.

 

Nad tímto přehledem firem může být uživateli teprve jasné, komu vlastně sestavu nechce poslat.

 

 

 

Možnost rozeslaní sestav PDF dle IČO

Pro případ, že stejné IČO má ve vašem systému více provozoven téhož partnera, je možné v definici rozesílek PDF zvolit funkci "grupace podle IČO", která zamezí zasílání mailů pro každou provozovnu zvlášť.

Například tedy v „Upozornění na pohledávky…“ budou k zadanému IČO všechny provozovny na jedné sestavě.