|
Nastavení emailů |
  
|
|
Nastavení emailů |
|
Tato volba umožňuje nastavení odesílání emailů přímo z aplikace.
Konfigurační okno pro nastavení tvorby a odesílání emailů.
Email odesílatele (přihlašovací jméno)
- emailová adresa, které bude uvedena ve zprávě jako odesílatel. (Tento údaj nelze měnit – shoduje se s přihlašovacím jménem do aplikace).
Jméno odesílatele
- jméno, které se příjemci zobrazí jako odesílatel místo emailové adresy
Zaslat kopii emailu i na odesílatele
- zajistí že email bude automaticky odeslán v kopii i na odesílatele
Podpis emailu
- umožňuje vytvořit automatický text, který bude doplňován do těla e-mailu jako "podpis"
Používat SMTP
- pokud je vybráno NE, email je odesílán přímo pomocí funkce aplikace a není využit SMTP server Vašeho poskytovatele emailových služeb. Někteří poskytovatelé však vyžadují použití "jejich" serverů, pak musíte vybrat volbu ANO, a znát přihlašovací údaje SMTP serveru od Vašeho poskytovatele:
| • | SMTP Server - adresa SMTP serveru |
| • | SMTP Port - port využívaný pro odesílání |
| • | SMTP Jméno - jméno využívané pro autorizaci na serveru |
| • | SMTP Heslo - heslo využívané pro autorizaci na serveru |
Předmět emailu
- text, který bude přenesen do pole "Předmět" v e-mailu
Text emailu
- text, který bude přenesen do těla e-mailu (lze kombinovat pevný text s proměnnými - zástupnými kódy)
Zdroj emailového kontaktu
- zde je možno konfigurovat výchozího příjemce emailu. Standardně se používá emailová adresa kontaktní osoby z dokladu, případně adresa firmy z dokladu. Je možné ale nastavit, že výchozím příjemcem emailu má být některý uživatel systému S4S nebo obchodník uvedený v některém z polí dokladu.
Zástupné kódy formuláře
- tlačítka zástupných kódů se používají v případě, kdy chceme přenášet automaticky některé údaje ze zdrojového dokladu (typicky například číslo dokladu atp…)
Výchozí nastavení
- po kliknutí na tlačítko se vymažou veškeré uživatelské konfigurace týkající se odesílání emailů a nastaví se do výchozího stavu
Uložit
- kliknutí na tlačítko se uloží konfigurace
Vytváření šablon emailů pro jednotlivé agendy
Pro generování emailových zpráv je možné nakonfigurovat pro každou agendu šablonu. V šabloně můžete používat jak vlastní texty, tak i zástupné kódy, které zajistí přenos informací ze zdrojového dokladu a nemusíte je tedy ručně opisovat. Po kliknutí na příslušné tlačítko v kódu, se na místo, kde je aktuálně umístěn kurzor, doplní speciální kód uzavřený do hranatých závorek. Pokud tento kód jakkoli upravíme, nebude přenos informace korektně proveden. Zástupné kódy je možné používat v polích „Předmět“ a „Text emailu“.
Ukázka sady zástupných kódů (agenda Úkoly)
Pro tvorbu šablon je možné používat dva typy zástupných kódů:
Obecné – jsou modře podbarvené a jsou společné pro všechny typy dokladů
| • | Podpis – vloží podpis nadefinovaný v konfiguraci v poli „Podpis“ |
| • | Kurzor – určuje místo, kam se automaticky umístí kurzor po vygenerování emailu. Ihned po vygenerování můžete psát. |
| • | Aktuální datum a čas – vloží datum i čas vygenerování emailu |
| • | Aktuální Datum – vloží pouze datum vygenerování emailu |
| • | Odkaz na zdroj – vloží do těla emailu odkaz na zdrojový doklad ve formátu URL (příjemce e-mailu tak může jedním kliknutím přejít k originál dokladu - musí být samozřejmě uživatelem aplikace, musí se do ní přihlásit) |
Pole jednotlivých dokladů – jsou podbarvena šedě a jejich nabídka se mění podle zdrojových dokladů.
Při znalosti datové struktury aplikace lze vložit hodnotu prakticky libovolného pole.
Příklad využití:
Potřebujete často informovat zadavatele úkolu o jeho splnění?
"Předmět" emailu má obsahovat text „Úkol č.“ a číslo úkolu.
"Tělo" emailu má vypadat následovně:
Úkol: (doplnit automaticky popis úkolu)
Termín: (doplnit automaticky termín)
Firma: (doplnit automaticky firma)
Řešení: (doplnit automaticky řešení)
Datum odeslání: (doplnit automaticky)
... možnost dopsání vlastního doplňujícho textu ...
Email bude zakončen podpisem a nad něj se automaticky umístí kurzor.
Způsob tvorby šablony řešící tuto situaci je následující:
| 1) | Přepnete se to agendy „Úkol“ |
| 2) | Do Předmětu emailu zapište text „Úkol č. “, kurzor umístíme za tento text a následně klikneme na tlačítko kódu „Číslo úkolu“, čímž se automaticky doplní na místo kurzoru zástupný kód [UKOL ID] |
| 3) | Poté postupujeme analogicky v poli Text emailu |
| a. | Zapište text „Úkol: “ a klikněte na tlačítko „Úkol“ |
| b. | Zapište text „Termín: “ a klikněte na tlačítko „Datum termínu“ |
| c. | Zapište text „Firma: “ a klikněte na tlačítko „Firma“ |
| d. | Zapište text „Řešení: “ a klikněte na tlačítko „Řešení“ |
| e. | Zapište text „Datum odeslání: “ a klikněte na tlačítko „Aktuální datum“ |
| f. | Nad podpis například chcete umístit kurzor, proto klikněte na tlačítko „Kurzor“ v zástupných kódech. Do tohoto místa můžete ihned po vygenerování zprávy psát další text, aniž byste je museli hledat a přesunovat se na ně. |
| g. | Na konci emailu má být umístěn automaticky podpis a proto klikněte na tlačítko „Podpis“ |
| 4) | Šablonu nezapomeňte uložit kliknutím na tlačítko „Ulož“. |
| 5) | Hotová šablona by pak měla vypadat následovně: |
Vytvořená šablona pro generování emailů z Úkolu.
Zástupné kódy (uzavřené v hranatých závorkách) jsou při generování emailu automaticky nahrazeny údaji ze zdrojového dokladu. V naší ukázce tedy bude konečný email vypadat například takto:
Vygenerovaný e-mail podle šablony.
Záznam z Jednání po odeslání e-mailu.
Odesílání e-mailů z obchodníka na webu se provádí přímo přes SMTP server a obvykle neexistují záznamy v "odeslané" poště a pokud ano, musíte pomocí synchronizace s MS Outlook zajistit, aby se záznamy objevily i v systému a doplnily tak celkový obraz komunikace s partnerem. Použitím následující funkce můžete tento nedostatek eliminovat a současně s odesláním informací e-mailem o tom udělat záznam v systému.
V konfiguraci emailů (záložka Obecné) k to mu slouží volby "Vytvořit z odeslaného emailu záznam jednání" a "Typ jednání".
Záznam z jednání jako náhrada Odeslané pošty.
První volbou lze zapnout generování jednání při úspěšném odeslání emailu, druhá volba nastavuje typ vygenerovaného jednání. Typ jednání se čerpá z číselníku, který najdete v systému Soft-4-Sale v
Toto nastavení (tvorbu jednání) lze přímo na okně emailové zprávy dočasně vypnout volbou "Vytvořit záznam jednání".
Záznam z jednání se vytvoří na Firmu a Osobu podle dokladu, ze kterého je generován email! - tedy bez ohledu na případnou změnu nebo doplnění emailové adresy v okně emailové zprávy.
Názvem jednání je Předmět emailu a záznamem jednání je text emailu.
Konfigurace hledání e-mailové adresy pro odeslání zprávy
(dostupné od verze 1.24-20170301)
V konfiguraci emailů, konkrétně "Výchozí zdroj emailového kontaktu" jsou k dispozici volby
| Výchozí (osoba, firma) | - nejprve se hledá emailová adresa u osoby, pokud není nalezena, hledá se u firmy uvedených na dokladu |
| Fakturační (fakturační firemní, osoba, firma) | - dohledání emailu se provádí v pořadí fakturační email, pokud tento není nalezen, tak email osoby, pokud tento není nalezen, tak email firemní. |
| Všechny (osoba, firma, zbylé firemní ...) | - nad dokladem jsou dohledávány a ve formuláři nabízeny veškeré dostupné emailové adresy kontaktu |