Schvalování dokumentů
Pro každý typ dokladu lze stanovit samostatnou strategii (postup) schvalování a kontroly dokladů. Pro stanovení strategie schvalování máte tyto možnosti:
| ▪ | Neomezený počet schvalovacích kroků sekvenčně řazených |
| ▪ | V rámci schvalovacího postupu je umožněno i větvení tj. v rámci jedné fáze je umožněna volba jednoho z více možných kroků (například "Přijato" nebo "Odmítnuto") |
| ▪ | Schvalovací postup může být také naprosto jednoduchý a může obsahovat pouze jediný krok „Schválení“ |
| ▪ | V rámci provedení libovolného kroku schválení může systém automaticky generovat proaktivity zadanému uživateli nebo i seznamu uživatelů |
| ▪ | Realizace každého krok schvalovacího postupu je ukládána a lze ji zpětně zobrazit jako historie ke konkrétnímu dokumentu (jaký krok, jaký uživatel, kdy) |
| ▪ | Aktuální stav dokumentu v rámci procesu schvalování je použitelný jako: |
- výběrové kritérium pro přehledy, tisky a křížové tabulky
- hodnotou vhodnou pro sestavení křížové tabulky
- novou informaci na dokladu a na přehledu dokladů
Konfigurační okno schvalovacích postupů. Každý dokument má svoji vlastní záložku.
Krok schvalovacího procesu
Každý řádek v konfiguraci představuje jeden krok schvalovacího postupu, který je popsán následujícími informacemi:
| ZKRATKA | kroku se ukládá do karty dokumentu po jeho provedení a je viditelná na Přehledech a Křížových tabulkách (max. 8 znaků - měla by být tedy zvolena tak, aby byla uživatelsky vypovídající, lze pak podle ní filtrovat) |
| STAV PO: | textový popis, jak bude dokument označován po provedení kroku (například. "Zkontrolováno") |
| AKCE: | textový popis tlačítka, které bude připraveno na dokladu pro provedení kroku (například "Kontrola") |
| poP: | zapnutý příznak stanovuje, že krok bude dostupný až po "provedení" dokladu (po použití tlačítka  ) |
| KDO MŮŽE: | jmenovitý seznam uživatelů, kteří mohou krok realizovat (poklepáním lze vybrat více uživatelů současně) |
| PRÁVA: | minimální úroveň uživatelských práv nutná pro provedení kroku. Krok může realizovat každý, jehož práva vyhovují, a nebo ti co jsou vyjmenování bez ohledu na práva. Seznam uživatelů má přednost před úrovní práv. |
| heslo: | zapnutý příznak bude k realizaci kroku vyžadovat zkrácené potvrzovací heslo uživatele ( - pole ZKRATKA). V historii schvalovacího postupu pak není zapsáno jméno přihlášeného uživatele, ale jméno obchodníka, který se heslem identifikoval. Tato volba se používá tam, kde hrozí zneužití přihlášení pod jiným uživatelem, nebo tam, kde na jednom pracovišti k systému přistujpuje současně více pracovníků přihlášených pod jedním uživatelem (typicky výrobní terminály). |
Jestliže se uživatel pokusí realizovat krok schvalovacímu procesu a nesplňuje přitom podmínky zadané v některém z polí "kdo může", "práva" nebo "heslo", zobrazí systém zprávu a k realizaci schvalovacího kroku nedojde.
| KROK PŘED: | definice předcházejícího kroku. Určuje, kterým krokem bude schvalovací postup pokračovat. Této vlastnosti lze využít k rozvětvení schavlovacího postupu.Pokud budou mít dva nebo více kroků společného předchůdce, dojde ke větvení schvalovacího procesu. |
| Z: | zapnutím příznaku je při realizaci kroku vyžadováno vložení jména zaměstnance |
| !: | zapnutý příznak zajistí při realizaci kroku automatické vygenerování proaktivity pro uživatele uvedené v poli "Komu proaktivity". Text proaktivity obsahuje text z pole "stav po:" a jméno uživatele, který krok provedl (například na přijaté objednávce: "Dokument ORDR P990056 Schváleno uživatelem Nedoma"). Samozřejmostí je přímá vazba s možností přechodu na schvalovaný dokument. |
| E: | zapnutý příznak zajistí při realizaci kroku automatické vygenerování e-mailu. E-mailová zpráva se generuje na e-mailovou adresu obchodníka spojeného s uživatelem uvedeným v poli "Komu proaktivity". Vygenerovaná e-mailová zpráva se rovnou odesílá! prostřednictvím e-mailového klienta definovaného v . |
| T: | vypnutý příznak zakáže tisk dokumentu, pokud se nachází v tomto kroku schvalovacího postupu. Pokud je tento příznak vypnutý není možné dokument tisknout ani zobrazit v náhledu. Uživateli se v takovém případě zobrazí informace proč nelze tisknout. |
| Komu proaktivity: | seznam uživatelů, kterým má být po provedení kroku automaticky generována proaktivita, nebo odeslána e-mailová zpráva (poklepáním lze vybrat více uživatelů současně) |
| Připomeň: | časová prodleva pro připomenutí proaktivity od okamžiku provedení kroku (vybírá se z připraveného seznamu) |
Následující část konfigurace kroku schvalovacího postupu je funkční pouze pro Spisovou službu (záznamy z jednání)
| ? | zapnutý příznak zamezí uživatelům uvést doklad do změnového režimu, přestože by mu to jeho úroveň přístupových práv dovolovala (příznak je společný pro všechny kroky = zapnutím u kteréhokoli z nich sezapne u všech) |
| KDO MŮŽE ZMĚNA: | jestliže je zapnutý příznak "?" mohou uvést do změnového režimu dokument jen uživatelé uvedení v tomto seznamu (pro každý krok může existovat jiný seznam uživatelů, poklepáním lze vybrat více uživatelů současně). |
| B: | zapnutý příznak zajistí, pokud na dokumentu v tomto kroku schvalování někdo provede změnu, automatické vrácení schvalovacího postupu na začátek |
| R: | zapnutý příznak zajistí možnost ručního "restartování" schvalovacího postupu - vrácení na začátek, na jeho první krok. |
| KDO MŮŽE RESTART: | definuje uživatele, kterým se možnost ručního vrácení schvalovacího procesu na začátek nabídne a který jej může uskutečnit. Poklepáním na pole se zobrazí seznam uživatelů s možností výběru i více uživatelů. Není-li vybrán konkrétní uživatel, mohou tuto možnost použít všichni. |
| <: | zapnutý příznak zajistí možnost vrátit schvalovací proces o jeden krok zpět |
| KDO MŮŽE ZPĚT: | definuje uživatele, kterým se možnost ručního vrácení schvalovacího procesu o jeden krok zpět nabídne a který jej může uskutečnit. Poklepáním na pole se zobrazí seznam uživatelů s možností výběru i více uživatelů. Není-li vybrán konkrétní uživatel, mohou tuto možnost použít všichni. |
