|
Karta servisního zásahu |
  
|
|
Karta servisního zásahu |
|
Karta servisního zásahu je formulář, který umožňuje detailně evidovat informace o provedeném servisním zásahu. Umožňuje zapsat nekonečný počet řádků o jednotlivých servisních úkonech i zboží (dílech), které bylo při realizaci servisu použito. Zákazník a Objekt mohou být dva rozdílné subjekty. Zákazník je ten, kdo servisní zásah objednal a platí, objektem je pak to místo (firma), kde byl servisní zásah vykonán.
Karta servisního zásahu (uživatelsky upravený design)
Hlavička servisního zásahu
| Číslo: | interní číslo dokumentu (primární klíč pro uložení do databáze). Doplňuje se automaticky při generování karty servisního zásahu z jiného dokumentu, nebo vyplněním Typu servisního zásahu (při tvorbě „nového“ servisního zásahu z menu nebo nad přehledem servisních zásahů). |
| Vlastní č: | pole pro zapsání vlastního čísla servisního zásahu (není součástí standardních tisků - tiskne se na zákaznicky upravených tiskových sestavách). Vlastní číslo je možné generovat v postupně vzrůstající číselné řadě. Vlastní číslo se skládá z pětimístného prefixu a pořadového čísla zásahu v rámci tohoto prefixu. Prefix se v systému nikde zvlášť nedefinuje, uživatel jej musí před generováním nového vlastního čísla zásahu vždy napsat - generátor pak doplní "jen" pořadové číslo. Vlastní číslo je možné i celé napsat uživatelem (bez použití generátoru) podle vlastních vnitřních směrnic. Duplicita vlastního čísla se nekontroluje! |
 | Vlastní číslo se na žádných standardních dokumentech NETISKNE! Je však možné požádat o zákaznickou úpravu některého vybraného tiskového formuláře a nechat na něj číslo doplnit. |
Vlastní číslo lze konfiguračně využít při generování vystavené faktury - přenese se do faktury jako "nadpisový" řádek.
Při generování Vystavené faktury ze Servisního zásahu se přebírá datum PROVEDENÍ zásahu jako DAŇ. PLNĚNÍ faktury.
| Typ: | typ servisního zásahu. Hodnoty rozbalovacího pole lze připravit . Podle Typu servisního zásahu může systém automaticky předvyplnit sadu servisních úkonů, ke kterým technik pouze doplní například skutečné časy nebo množství – například pro garanční prohlídku, u které je třeba vždy provést stejné, předepsané, úkony. (vzorová sada úkonů se definuje v číselníku typů servisních zásahů) |
| Název: | název dokumentu servisního zásahu. Slouží hlavně k lepší orientaci a vyhledávání v přehledech servisních zásahů. Standardně se nepoužívá pro tisk (tiskne se na zákaznicky upravených tiskových sestavách). Automaticky se plní podle zvoleného Typu servisního zásahu (pokud je v číselného definován). |
| Zakázka: | rozbalovací pole umožňuje připojit servisní zásah do konkrétní zakázky. Nabízí se pouze zakázky, které jsou vytvořeny pro stejného zákazníka, na který je vytvořen i servisní zásah. Tlačítko vedle pole Zakázka přepne zdroj a zobrazí „všechny“ existující zakázky – je tedy možné servisní zásah připojit do jakékoli zakázky. |
Jestliže není na novém servisním zásahu vybrán zatím žádný zákazník, nabízí se v rozbalovacím poli všechny Zakázky a naopak, výběrem Zakázky systém nabídne doplnění zákazníka a Objektu podle vybrané zakázky.
Záložka ´Tuzemská měna´ zobrazuje součet prodejních a nákupních cen práce a zboží zvlášť.
Finanční částky, které jsou evidovány v hlavičce servisního zásahu obsahují dvě základní informace o prodejní a nákladové hodnotě. Prodejní hodnota představuje tzv. výnosovou hodnotu - částku, kterou můžeme zákazníkovi fakturovat. Nákladová hodnota je naopak částka, která tvoří náš náklad na vykonání tohoto servisního zásahu.
| Výnosy: | součet prodejních cen servisních úkonů (práce) |
| Náklady: | součet nákladových cen servisních úkonů (práce) |
| Prodej: | součet prodejních cen zboží (náhradních dílů) |
| Nákup: | součet nákupních cen zboží (náhradních dílů) |
| Celkem: | součet prodejních cen práce a zboží (ceny bez DPH) |
Záložka ´V cizí měně´ zobrazuje součet prodejních a nákupních cen práce a zboží zvlášť, v cizí měně, ve stejné struktuře jako ceny tuzemské.
Jestliže se na této záložce vyplní pole MĚNA a KURZ, je servisní považován za doklad v cizí měně, a v tomto případě jsou výchozí ceny v cizí měně a ceny v měně tuzemské se přepočítávají zadaným kurzem z cen v cizí měně.
Tlačítko se znakem 'SUMA' pod finančními hodnotami provede jednak součet hodin do pomocného pole a jednak otevře rekapitulaci, kde zobrazí rozpis jednotlivých vykázaných časů podle uvedených úkonů a pracovníků v hodinách.
Rekapitulace odvedených úkonů podle činností.
Úkony s měrnou jednotkou "km" se přepočítávají na čas s koeficientem 60km/hod.
Tlačítko přepíná formát zobrazení datumů termínu, převzetí, provedení atd. s přesností na hodiny a minuty, nebo "jen" na dny.
Záložka ´Základní´ obsahuje základní informace o zodpovědných osobách (pracovnících) a datumech důležitých pro servisní zásah.
Typ.zařízení:
| Zodpovídá: | jméno pracovníka, který je „“ obchodně zodpovědný za servis. Obvykle ten, kdo běžně se zákazníkem obchodně komunikuje. Vyplňuje se při generování karty servisního zásahu podle právě přihlášeného uživatele. Vybráním pracovníka z rozbalovacího pole, systém nabídne zapsání stejného pracovníka do všech již existujích řádků dokumentu jako zodpovědné osoby. |
| Realizace: | jméno pracovníka, který je „technicky“ zodpovědný za servis (servis fyzicky prováděl). V případě, že na servisu bylo pracovníků více, obvykle se zde uvádí „vedoucí“ skupiny. Vybráním pracovníka z rozbalovacího pole, systém nabídne zapsání stejného pracovníka do všech již existujích řádků dokumentu jako zodpovědné osoby. |
Následující datumová pole nejsou povinná. Každá firma je užívá podle vlastního uvážení s ohledem na přesnost a nutnost zpětného reportingu jejich servisní činnosti (např. rychlosti reakce na hlášenou závadu)
| Termín: | datum (čas), do kdy má realizace servisního zásahu proběhnout. Nejčastěji se servisní zásah však vypisuje přímo na místě, nebo dokonce zpětně podle podkladů technika, proto již při založení karty servisního zásahu je toto pole vyplněno aktuálním datumem. |
| Nahlášeno: | datum (čas) nahlášení závady |
| Převzetí: | datum (čas) převzetí servisu (protokolu) zákazníkem |
| Provedení: | datum (čas) provedení servisního zásahu. Vyplní se při použití tlačítka „Proveď“ |
| Dodáno: | datum (čas) dodání zboží souvisejícího se servisem. Vyplní se při vygenerování dodacího listu. |
Záložka ´Výr.čís.položek´ obsahuje vazby na kartu servisovaného zařízení, případně na karty použitých komponent použitých při servisu, pokud se u nich vyžaduje evidence výrobních čísel (šarží).
| Zařízení: | výrobní číslo zařízení, na kterém je servis prováděn. Díky této vazbě je potom možné na kartě zařízení sledovat kdy a jaké servisní zásahy se na něm prováděly. |
Nabídka zařízení na servisní výkazu obsahuje všechna zařízení dle zákazníka na servisním výkazu (odběratel + místo) + je doplněna možnost zapnout filtraci dle zakázky (tlačítko trychtýř vedle čísla zařízení) - funguje jako přepínač On/Off
Seznam výr. čísel se vytváří při každém otevření formuláře a je možné ho aktualizovat po použití tlačítka (vpravo vedle seznamu) s popiskem Akt.
Servisní zásahy lze generovat i z karty Opravy , a tudíž máte možnost přenesení více výrobních čísel do SRV.
| Položky a výr.čísla: | seznam zboží s výrobními čísly (šaržemi), které bylo při realizaci servisního zásahu použito. I na kartách těchto „komponent“ je díky tomu možno vidět kdy a kde byly komponenty použity. |
Na třech tiskových sestavách nad kartou servisního zásahu je možné uvedená výrobní čísla zobrazit. Jedná se o tiskové sestavy: Servisní protokol, Odborné stanovisko, Reklamační protokol.
| Fáze: | vazba na modul Projekty a tedy na fázi projektu. Pokud firma projekty nevyužívá, může si zde aktivovat číselník Fází dokladů a nastavit si tak jakýsi „životní cyklus“ dokumentů. |
| Hlášená závada: | pole pro zápis nahlášené závady (lze typizovat pomocí ). Zobrazuje se na tiskových výstupech. |
| Zjištěný stav: | pole pro zápis skutečného stavu zařízení (lze typizovat pomocí ). Zobrazuje se na tiskových výstupech. |
| Popis opravy: | pole pro zápis postupu opravy. Zobrazuje se na tiskových výstupech. |
| Úvodní text: | pole pro doplnění tiskového formuláře dalším uvozujícím textem. (lze typizovat v ). |
| Text na závěr: | pole pro doplnění tiskového formuláře dalším uvozujícím textem. (lze typizovat v ). |
Položky servisního zásahu
Popisují detailně, jak servisní zásah probíhal, jaké činnosti byly při servisu provedeny, jaké zboží bylo v rámci servisu zákazníkovi dodáno (náhradní díly, spotřební materiál, servisní materiál …)
Pohled na položky Servisního zásahu - standardní.
Pohled na položky Servisního zásahu - zákaznicky upravený.
Přehled položek servisního zásahu je v této ukázce uživatelsky upraven tak, aby co nejvíce vyhovoval technikovi při vypisování zásahu. Aby měl pole, která jsou z jeho pohledu důležitá pěkně pohromadě a popsána tak, aby jejich významu rozuměl.
| Poz.: | Číslo řádku, slouží řazení položek (povinný údaj, jestliže začnete řádek vyplňovat) |
| Datum: | datum realizace úkonu, dodání náhradního dílu |
| Technik: | Jméno pracovníka, který úkon prováděl. Vyplněním jména na prázdném řádku se automaticky doplní pozice a aktuální datum. Je možné tedy vyplňování úkonu začít „až“ od tohoto pole. V rozbalovacím poli se nabízejí pracovníci uvedení v Číselníku obchodníků . |
| Začátek: | čas začátku realizace servisního úkonu. Pole má definovanou „masku“ a není nutné psát dvojtečku v časovém údaji. Je však potřeba psát všechny číslice … např. čas 8:30 zapisujte jako 0830. |
| Konec: | čas konce realizace servisního úkonu. |
| Úkon: | vyberte z číselníku servisních úkonů kód pro konkrétní činnost. Systém podle číselníku doplní potřebné hodnoty (číselník najdete v ). Obsah rozbalovacího pole omezit na základě Typu servisního zásahu, aby se pracovníkům zúžil výběr - jednodušší rozhodování. |
| ▪ | jestliže je na kartě servisního zásahu vyplněn TYP, nabízí se pouze odpovídající úkony |
| ▪ | jestliže na kartě servisního zásahu NENÍ vyplněn TYP, nabízejí se všechny servisní úkony |
| ▪ | jestliže v číselníku servisních úkonů není definován ŽÁDNÝ typ servisního zásahu, nabízí se takový úkon ve všech servisních zásazích. |
| Zboží: | vyberte ze seznamu číslo zboží, které jste v rámci servisu zákazníkovi dodali. (na řádku, kde budete uvádět číslo zboží nevypisujte údaje o časech). |
| Množství: | v případě, že jste vyplnili časové údaje začátku a konce servisního úkonu, je již toto pole vyplněno vypočteným rozdílem, mezi těmito údaji. Pokud údaje o času nevyplňujete, může být toto pole vyplněno hodnotou z číselníku. Uveďte potřebný čas (v hodinách) nebo počet kusů zboží (v měrné jednotce, načtené z ceníkové karty). |
| Název: | text převzatý z číselníku servisních úkonů nebo ceníkové karty zboží. Můžete upravit podle potřeby. |
| P: | příznak označující, zda je položka servisního zásahu „placená“. U servisních úkonů může být tento údaj již předem stanoven v číselníku servisních úkonů. Uživatel může tento příznak zapnout nebo vypnout podle potřeby a v souladu s vnitřními pravidly firmy, nebo podmínek dohodnutých se zákazníkem. V případě následného generování vystavené faktury za provedený servis, se do této faktury přenesou pouze položky se zapnutým příznakem „P“. Stejně tak do celkové rekapitulace v hlavičce servisního se započítávají pouze položky se zapnutým tímto příznakem. |
| Výr.číslo: | pole, které nabízí pro vybrané zboží výrobní čísla (pokud je zapnutá jejich evidence), která jsou skladem. Jedná-li se o zboží se zapnutou evidencí výrobních čísel je třeba toto pole vyplnit, aby mohlo být zboží řádně vyskladněno! |
Další pole již se nacházejí mimo „základní zorné pole“ pracovníka a nejsou z jeho pohledu důležité. Mohou však být důležité pro jiného uživatele, který s nimi může v případě potřeby pracovat a třeba si je přesunout na místo jiných, pro něj „nepotřebných“ polí. Jedná se o pole, která nesou informace o Prodejní nebo Nákupní (nákladové) ceně v tuzemské nebo cizí měně, sazbě DPH nebo další vazební pole odkazující na související údaje nebo dokumenty.
Poklepáním na začátek řádku položky se otevře detailní karta servisního úkonu, kde jsou všechna nejčastěji využívaná pole zobrazena pohromadě.
Možnost volby typu reklamace (přijatá nebo vystavená) při generování nad Servisním zásahem
Při generování reklamace ze servisního zásahu se zobrazí dotaz zda se má generovat Přijatá či Vystavená reklamace (rozšířená varianta původního dotazu). Dle odpovědi se zařadí FIRMA do pole Odběratel nebo do pole Dodavatel a nastaví se příznak na Přijatou či Vystavenou reklamaci.
