Navigace:  Konfigurace > Standard > Nastavení PDF rozhraní >

Praktické použití

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Ikonu ke spuštění této funkce najdete vždy na Náhledu před tiskem. Zde se vlastně rozhodujete, zda dokument vytisknete klasicky na tiskárně nebo jej odešlete e-mailem. Obecně lze tedy říci, že jakoukoli tiskovou sestavu v Soft-4-Sale lze odeslat adresátovi e-mailem jako PDF přílohu.

 

Samotná ikona vypadá takto

 

 

Použitím ikony vyvoláte dialogové okno, které je předplněno hodnotami podle konfigurace, kterou jsme si popsali v předešlé kapitole.

 

 

note2Hodnoty v tomto okně můžete upravit a právě probíhající „tisk“ se jimi bude řídit. Uložené hodnoty nastavené v konfiguraci se tím nezmění.

 

PDF-Mini tedy nyní vytvoří soubor N72215 a uloží jej v adresáři C:\SoftMTJ\EXPORT\. Obě dvě hodnoty můžete pro tento konkrétní tisk změnit.

 

 

Mimo této jednoduché akce je možné tištěný dokument připojit na začátek nebo konec již existujícího PDF souboru, nebo jím jiný existující soubor přepsat.

 

 

Dále je možné použít nějaký podkladový soubor – například „hlavičkový firemní papír“, nebo simulovat dokument s „vodotiskem“ ...

 

 

Je možné po vytvoření PDF souboru tento si nechat rovnou zobrazit aplikací Adobe Acrobat (musí být na vašem počítači instalována!!) vybráním příznaku „Spustit aplikaci ...“.

V běžném režimu se po vytvoření PDF souboru náhled před tiskem vždy zavírá, čemuž lze zabránit volbou „Nezavírat tiskovou ...“. Tyto dvě uvedené volby doporučujeme NEPOUŽÍVAT, pokud chcete PDF-Mini využít k automatickému vytvoření a odeslání e-mailové zprávy, protože vytvořením PDF souboru celá akce ještě nekončí ...

 

 

V souvislost s odesláním e-mailové zprávy je v tomto okamžiku ještě možnost změnit rozhodnutí o přílohách.

 

 

- vytvoří se PDF soubor se zvoleným názvem ve zvoleném adresáři. Pokud už v tomto adresáři „stejný“ PDF soubor existuje, bude přepsán. Před tím je ale uživatel na tuto skutečnost upozorněn a má možnost akci zastavit volbou tlačítka NE v následujícm upozornění. Vrátí se tak zpět do dialogového okna a má možnost změnit název či umístění souboru.

 

 

- vytvoří se a uloží PDF soubor jako v předešlém případě, ale funkce pokračuje dál hledáním emailové adresy. Ta se dohledává v pořadí Kontaktní osoba uvedená na dokumentu, Karta kontaktu uvedeného na dokladu.

 

Je-li emailová adresa úspěšně dohledána, vytvoří se v definovaném e-mailovém klientovi nová e-mailová zpráva, do které je doplněna nalezená adresa, typ a číslo dokumentu jako předmět zprávy a samozřejmě dokument v původní tiskové podobě jako PDF příloha.

 

 

Jesltliže e-mailová adresa není dohledána ani u kontaktní osoby, ani u nadřazeného kontaktu, nebo tisková sestava neobsahuje jednoznačnou identifikaci komu je určena (třeba chcete obchodníkovi přeposlat náhled na Stav skladu), systém se Vás zeptá, kamže má vlastně zprávu poslat.

 

 

Máte možnost vybrat z databáze kontaktů konkrétní firmu případně osobu, které hodláte dokument odeslat. Pokud se jedná o dokument, který je ve své podstatě adresován konkrétní firmě (třeba nabídka), jen nebyla adresa nalezena, je jméno firmy předplněno. Zbývá tedy najít v rámci této firmy jinou osobu, které má e-mailovou adresu řádně vyplněnu. Další možností je zapsat adresu ručně do pole ADRESA, nebo dokonce pokračovat dál „Bez adresy“ a tento problém dořešit až na úrovni e-mailového klienta.

 

Může nastat situace, ať už záměrně nebo nedopatřením, že právě máte rozepsanou nějakou e-mailovou zprávu. Nástroj PDF-Mini to v okamžiku, kdy chce vytvořit zprávu novou, rozpozná a zeptá se Vás jak tuto situaci řešit.

 

 

- připojí právě vzniklý PDF soubor jako další přílohu do právě rozepsané zprávy. Máte tak možnost dodatečně do e-mailu přidat libovolné výstupy ze systému. Nebo záměrně tvořit zprávu, která má obsahovat současně několik dokumentů ze Soft-4-Sale. Žádné další texty podle konfigurace se do zprávy nedoplňují ani ji nepřepisují, doplní se „jen“ nová příloha.
- původní zprávu ponechá a vytvoří novou, která bude obsahovat pouze právě vzniklý PDF soubor, případně doplňkové texty dle konfigurace.