Navigace:  Strategie > Obchodní analýzy a plánování > Nová analýza

Funkční tlačítka

       Zobrazí výběr definice parametrů (obrat)

       Zobrazí výběr definice výběru (obrat)

       Zpracuje data do přehledné tabulky

       Provede přepočet plánu

       Ovládací tlačítko ZPĚT uzavře plán analýzy. Servisní tlačítka, která jsou vpravo dole na kartě plánu analýzy představují doplňkové funkce, které jsou určené spíše správci systému, které dokáží analyzovat problém daného plánu.

       Tlačítko PŘEDPLŇ předplňuje obsah plánu nulovými hodnotami podle rozsahu, který definuje uživatel a vlastní předplnění probíhá automaticky při přepočtu plánu.

Po smazání těchto informací je to opět prázdná karta plánů, která nemá zadány žádné hodnoty a uživatel může nadefinovat naprosto jiný typ dat s jiným jménem a pohlédnout na jiná data. Vážné varování se objevuje ve chvíli, kdy chcete smazat data, ve kterých jsou nenulované plánované hodnoty. Ve chvíli, kdy analýzu používáte současně jako plánovací nástroj, je důležité vás informovat o tom, že chcete sice smazat mezisoučty zkalkulované ze skutečných hodnot, ale současně mažete i nějaké nenulové plánované  hodnoty

Při otevření nové karty Obchodního plánu/analýzy uživatel vyplňuje několik základních údajů:

Typy plánů

Rozhodnutím o typu analýzy mění uživatel základní charakteristiku analýzy / plánu.

Jedná se o tyto typy:

Sortiment

Analýza výnosů, která zpracovává údaje z faktur vystavených a prodejek. Zvláštností tohoto sortimentního plánování je to, že sortimentní plán nečte a nezpracovává informace z hlaviček těchto dokladů, nýbrž z řádků těchto dokladů. Dosáhne tím toho, že je schopen zjistit sortimentní strukturu výnosu. Strukturu vázanou na typy zboží, na výrobce zboží a na číslo zboží. Typickým příkladem sortimentní analýzy je analýza obratu vázaná na jednotlivé typy zboží.

Obrat

Zpracovává informace opět z dokladů, které tvoří obrat firmy, tedy z faktur vystavených a z prodejek, ale tentokrát nezasahuje do řádků těchto dokladů, ale zpracovává informace z hlaviček dokladů. Tato analýza obratu má určité rozdílné vlastnosti oproti Sortimentu. Nelze realizovat sortimentní pohled vycházející z řádků jednotlivých dokladů. Důsledkem toho však je také ten fakt, že zpracování informací o celkovém obratu firmy je rychlejší, protože zpracovává mnohem méně informací při přepočtech. Analýzu obratu je možno opřít o charakteristiky marketingové nebo základní charakteristiky z hlaviček dokladů tzn. z oblastí produkce, členění podle číselných řad, střediska, zodpovědné osoby na těchto dokladech a pod. Klasický obchodní plán obratu může vycházet i z pouze hrubého rozdělení typu dokladů. Můžeme plánovat a analyzovat obrat prodeje prodejkami a na fakturách.

Náklad

Jedná se o analýzu a plánování nákladů, které vstupují do systému přes přijaté faktury a případně přes pokladní výdajové doklady. Tímto typem plánu je možné sledovat, vyhodnocovat a plánovat objem nákladů, které firma vynakládá a investuje pro jednotlivé druhy nákladů. Systém zpracování informací je z hlaviček těchto dokladů (můžeme se opírat i o základní kritéria marketingová - tento pohled není až tak důležitý), ale také o kritéria typu Oblast produkce, kde se spojuje do jednoho pohledu oblasti produkce z faktur přijatých a typy dokladů pokladních.

Zisk

Jedná se o analýzu a plán „tvorby zisku“, plán tvorby přidané hodnoty. V rámci určitého časového období jsou jako plus hodnoty brány faktury vystavené a prodejky. Jako záporné hodnoty se berou faktury přijaté a pokladní výdajové doklady. Součtem těchto informací dochází systém k hodnotám hrubého zisku. Tímto plánem lze sledovat analyzovat vývoj tvorby přidané hodnoty v rámci jednotlivých období z dokladů, které přicházejí do Soft-4-Sale.

Objednávky

Jedná se o analýzu a plán rozsahu obchodních případů, které vstupují do firmy. Společně se vyhodnocuje rozsah objemů na přijatých objednávkách, rozsah objemů na servisních zásazích a rozsah objemů financí na příjmu oprav. To jsou tři body, kterými mohou vstupovat do systému nové obchodní případy. Systém dokáže plánovat i analyzovat zpětně rozsah tohoto objemu. Opět se zpracovávají hlavičky dokladů, opět je možné se opírat o taková kritéria jako je oblast produkce, středisko, nebo typ dokladů.

Nabídky

Jedná se o plán a analýzu objemu a zpracování nabídek, objemu potenciálních obchodních případů. Do této analýzy tedy vstupují současně nabídky a marketingové akce. Pomocí filtrace je možné dosáhnout toho, že do této analýzy vstupují pouze nabídky, které nejsou vázány na marketingovou akci a tím dosáhnete toho, aby nedocházelo ke zdvojení informací. Je možné samostatně analyzovat nabídky, samostatně analyzovat marketingové akce ale je možné spojit oba tyto dokumenty do jednoho.

Jednání

Jedná se o jednoduchý plán a analýzu četnosti obchodních jednání. Zde můžete plánovat pouze počet obchodních jednání, přesto je to zajímavý nástroj, který zpětně analyzuje počty jednání v určitých pohledech marketingových, v pohledech přes obchodníky a v časových horizontech měsíc, kvartál nebo rok.

POHYBY

Jedná se o analýzu skladových pohybů.  Je možné samostatně analyzovat příjmy na sklad a plánovat objem příjmů. Je možné samostatně analyzovat a plánovat výdeje na sklad. Je také možné oba tyto druhy pohybů analyzovat současně s tím, že výdej představuje záporné číslo kdežto příjem kladné číslo a je tedy možné získat představu o absolutním pohybu v daném období – zda došlo k navýšení nebo ke snížení stavu zásob. V současné době systém neumožňuje analyzovat a plánovat vývoj skutečného stavu zásob.

Definice obchodního plánu / analýzy:

Po vyplnění základní karty, kde za povinný údaj můžeme považovat především kód plánu (12 znaků) a typ plánu, je možné projít přes dvě definiční tlačítka postupnou definicí plánu.

Parametry

Tlačítko PARAM otvírá definiční okno parametrů analýzy. V rámci obchodní analýzy vzniká jednořádková nebo křížová tabulka, která má ve sloupcích časové členění, v řádcích členění, které volí uživatel a uprostřed je hodnota, kterou také volí uživatel. Podle charakteru analýzy se mění i obsah definičního okna parametrů. V kartě definice parametrů tedy uživatel vyplňuje základní členění, kde zadává základní členění z hlediska řádků. Může se opřít vždy o možnost bez členění tzn. Plán je jednořádkový pouze s časovým členěním. Nebo se může opřít o hodnoty Vyřizuje, Oblast, Středisko tzn. o hodnoty z dokladů, které analyzuje. Sekundárně se může opřít o marketingová kritéria, pokud daný plán  má vazbu na firmy, což má naprostá většina plánů. Toto je zajímavé především u výnosových plánů, kde je možné se opřít o výnosy dle teritoria, sektorů, na oblastí produkce, nebo zodpovědné osoby vůči firmě. Současně umožňuje definice parametrů zadat druh dokladu - z jakých druhů dokladů budou hodnoty vypočteny. Většina plánů a analýz v tomto systému umožňuje zpracovávat informace z více zdrojů – z více druhů dokladů.

V základním členění je možné již dopředu omezit zpracování těchto informací jednak co do šířky, tzn. můžeme říct, že budeme analýzu zpracovávat podle obchodníků, ale podle prvních tří znaků a tím určitým způsobem zjednodušit a zpřehlednit výsledné součty. Současně je možné definovat přímo omezení pomocí filtru, které omezí rozsah hodnot na řádcích. Např. můžeme požadovat, aby byla zpracována středisková analýza v rozsahu celé hodnoty, ale omezíme např. číslem 1 na výběr středisek na 1000, 1001, 1002 střediska 2000 a 3000 nebudou vyhodnocovány samostatně, ale  hodnoty z těchto středisek pokud by byly součástí analýzy vstoupí jako neznámá hodnota nebo jako hodnota mimo rozsah analýzy.

Časové členění uprostřed rozhoduje o tom, s jakým časovým členěním bude zpracována analýza a podle jakého datumu bude tato analýza v časovém členění zpracována.

Většinou jsou nabídnuty datumy, které souvisí se zpracovávanými doklady – datum vystavení, splatnost, zdanitelné plnění, den zaplacení.

Pokud se jedná o zpracování současně např. prodejek a faktur, je zřejmé, že datum splatnosti, datum zaplacení a datum zdanitelného plnění u prodejky je v den vystavení. Tzn. z hlediska prodejek je toto datum zpracováváno vždy stejné datum, ale z hlediska faktur toto datum je rozdílné.

Volba: měsíc, kvartál, rok ovlivňuje pouze tu úroveň, kterou chce uživatel plánovat. Tzn. pokud chce plánovat kvartální pohledy, musí zde navolit kvartál a systém mu  umožní v kvartálním pohledu naplánovat hodnoty. Přesto, že zvolí úroveň kvartální, systém umožní měsíční pohledy s tím, že kvartální plán podělí třemi a nabídne ho jako teoretickou plánovanou hodnotu na několik měsíců, pokud ho chceme srovnávat, ale v pohledu měsíčním neumožní další detailní plánování dokud uživatel nezmění časové členění v parametrickém okně na měsíční. Informace jsou vždy analyzovány na základě měsíčních součtů bez ohledu na to, jakou volbu zde uživatel volí.

Poslední hodnotou, kterou uživatel volí je plánovaná / analyzovaná hodnota. Vychází z dokladů, které vstupují do nové analýzy. Většinou se jedná o finanční vyjádření objemů dokladů v korunovém pohledu, pokud existuje možnost zpracování analýzy v zahraniční měně, musí uživatel velice pozorně projít zadání filtrace, aby byly zpracovávány doklady, které mají opravdu jednu jedinou měnu!!!

Okno definice parametrů tedy rozhoduje zcela zásadně o charakteru analýzy. Toto rozhodnutí provede uživatel v době přípravy plánu. Je třeba si uvědomit, že ve chvíli, kdy spustí uživatel přepočet, jsou hodnoty podle takto připravených parametrů sečteny a pokud uživatel tyto informace zpětně mění  měl by si uvědomit, že vždy musí provést kompletní přepočet celého plánu, protože se zcela změní charakter daného plánu.

Doporučujeme rozlišovat použití obchodního plánování  analýz na dva pohledy: jeden pohled je opravdu plánovací, kdy určitý plán použiji jako plánovací mechanismus, kde zadám jednotlivé hodnoty a jiné plány používám pouze jako analytické nástroje se kterými si hraji, a se kterými kalkuluji znovu a znovu jiné pohledy na svá data bez toho, abych tam ukládal plánované hodnoty. Nemá totiž smysl naplánovat kvartální objemy výnosu na obchodníka a po té změnit základní členění na oblast, změnit časové členění na datum zaplacení a plánovat hodnotu na celkem k úhradě, přičemž časové členění rozdělím na rok. V tu chvíli naplánované hodnoty, které jsem ručně zadal úplně ztrácí smysl, pokud změním definici parametru.

Systém při přípravě řádků dané analýzy, která má dané základní členění,  vychází z číselníkových hodnot zadaného kritéria pro základní členění. Tzn. pokud se rozhodnu analyzovat objem fakturace podle obchodníků, systém předtím než spočte skutečné  výsledky, předpřipraví prázdnou tabulku, kde jsou zadány nulové hodnoty a tuto prázdnou tabulku připraví na základě číselníku obchodníků. Do této prázdné tabulky vždy uloží všechny varianty, které nabízí daný číselník a doplní jednu speciální hodnotu, „<>” a jedná se o řádek, kde se sčítají hodnoty, které nevyhovují výše uvedeným parametrům. Mám li tedy v systému 5 obchodníků a provedu přípravu plánu systém předpřipraví 6 řádků. 5 řádků s obchodníky a šestý řádek s kódem „<>”. Zde se vypočtou hodnoty z dokladů, které mají buď jiného obchodníka, než je uvedeno v číselníku a nebo nemají obchodníka vůbec. Znamená to, že pokud využíváte v systému fakturace a prodeje, nebo kdekoli jinde ručně zadávané hodnoty, které neodpovídají číselníkovým, hodnotám z těchto dokladů budou sečteny do jednoho řádku s označením „<>”.

Důsledek: Nerušit z číselníku obchodníka, který byl použit ve starých dokladech, pokud chci i tuto hodnotu hodnotit.

 

Výběr

Druhé tlačítko na základní kartě analýzy / plánu je tlačítko VÝBĚR. Toto otvírá okno definice výběru a zde by měl uživatel zadat parametry, se kterými budou vybrány zpracovávané doklady. Základní možnost, která se zde vždy v pravém horním rohu nabízí, je možnost volby zdroje dat. Vždy je  umožněno zpracovávání dokladů z více zdrojů dat. Tzn. systém umožňuje vybrat vystavené faktury, prodejky např. ve výnosových analýzách. Dále je zde sekce společných kritérií, které ovlivňují výběr obou typů dokladů a potom pro každý typ dokladů jsou zde uvedeny speciální výběrová kritéria, kde uživatel může rozhodnout, které doklady mají být vyhodnocovány.

Většinou se zde ještě nabízí marketingová kritéria, respektive sortimentní kritéria, která ovlivňují výběr na základě marketingového ovlivňování respektive sortimentního ovlivňování, pokud je to možné. Jsem tedy schopen analyzovat prodej určitého produktu určitého výrobce, jsem schopen analyzovat objem prodejem prodeje směřovaného do určitého teritoria, jsem schopen omezit analýzu na konkrétního obchodníka, na konkrétní středisko. Jsem schopen logicky ovlivňovat doklady a rozhodovat zda budou vstupovat daňové doklady pouze, nebo i zálohové faktury. Zda budou vstupovat zaplacené nebo nezaplacené doklady, zda budou vstupovat stornované nebo pouze vystavené faktury.

Pomocí této definice tedy uživatel omezí rozsah analyzovaných dat. Je třeba si uvědomit, že tento nástroj plánování analýz umožňuje obě funkce. Tzn. čistou analýzu zpracování informací z předcházejících let a plánování. Samozřejmě definice výběru v žádném případě neovlivní plánování, protože plánované hodnoty musí uživatel zadat ručně sám.  Pouze ovlivňuje, jaké hodnoty budou vůči tomuto plánu vyhodnocovány.

Tzn. pokud naplánuji obrat konkrétního obchodníka,musím takto ten plán nazvat a tak ho myslet a takto budu zadávat informace do plánu. Musím v definici výběru správně omezit i výběr dokladů, které budou vyhodnocovány vůči tomuto plánu na tohoto konkrétního obchodníka.

Výkonná tlačítka na obou dvou kartách jsou ULOŽ a ZPĚT. Tlačítko Ulož je bezpodmínečně nutné pro to, aby se ty informace uložily. Tlačítko Zpět neuloží nastavené parametry.

Speciální tlačítko VÝMAZ na kartě definice výběrů má standardní funkci, tzn. vše co je nastaveno smaže do standardních implicitních hodnot tak, jak je karta byla navržena.

Tlačítka PARAMETR a VÝBĚR jsou tlačítka, které je nutné použít před tím, než se provede rekalkulace nebo plánování obchodního plánu.

Další práce spočívá v použití tlačítek PŘEPOČET a PLÁN.

Přepočet analýzy

U tlačítka Přepočet se jedná o požadavek na přepočet analýzy daného plánu. Uživatel zde může opět omezovat čas, pro který mají být přepočítány hodnoty a využívá veškerých zadaných hodnot v parametrech a ve výběrech.

Hlavní okno výsledků

 

Tlačítko Plán provede otevření plánu do základní karty, ve které se představí analýza a plán v plné své kráse. Uživatel zde může s plánem dál velice detailně pracovat.

Má v kartě plánu připraveno několik základních ovládacích prvků, které vyžadují upřesnění:

 

Existují dva možné pohledy na čísla, která jsou v rámci období (např. jednoho roku) zobrazena.

Je možné zapnout oba pohledy. Tzn. že systém zobrazí informaci o lednovém objemu, za tím o únorovém a za únorovým zobrazí za leden a únor dohromady. Potom je březen samostatně a za ním je uveden objem od ledna do března.

Všechna tlačítka – Ukázka před tiskem, Export do Excelu a Grafický výstup, pracují s těmi daty, která jsou zobrazena v náhledu. Když si uvědomíte, že uživatel může ovlivňovat, jaká informace se bude zobrazovat, je jasné, že budou i rozdílné výstupy z této základní karty. Kromě pohledu na měsíc, rok, kvartál uživatel může požádat o srovnání s určitým obdobím zpětným tzn. může požádat o srovnání např. s rokem 1999 to v poli srovnat s.

Všechno souvisí s tím, že analýzu, kterou procházíme daty, porovnáváte na základě kritérií, která mají logickou prefixovou stavbu tzn. teritoria první znak je Česko - zahraničí, druhý znak říká Morava – Čechy a teprve třetí znak je teprve tím speciálním znakem, který popisuje ve kterém okrese např. to teritorium je. Potom si mohu vysčítat Česko zvlášť, zahraničí zvlášť podle prvního znaku. Podle prvních dvou znaků mohu vysčítat zahraniční – Německo, zahraniční – Švýcarsko a podle prvních tří znaků mohu rozeznávat i okresy v těch součtech. K tomu si mohu omezit filtr a dosáhnu toho, že se pohybuji na součtech první úrovně a pokud chci nižší mohu doplnit filtrovací kritérium, aby mi ten rozbor daného kraje udělal detailněji. Práce nad těmito daty probíhá poměrně rychle, protože zde nejsou data ze všech dokladů, ale jsou zde zesumovány informace z těchto dokladů.

Profi doplněk

Tabulka obchodního plánování je rozšířena o možnost zadání profi dopňku.