Navigace:  Marketing > Marketingové manipulace > Hledání duplicit firem

Hledání duplicit v databázi firem je častý úkol pro uživatele systému, kteří chtějí vytvořit pořádek ve své databázi firem. Nalezení všech duplicit je často velmi obtížné (viz. firmy Ivo Horák a Horák Ivo a Mudr. Ivo Horák jsou sice duplicitní, ale nejsou při řazení podle abecedy zařazeny blízko sebe.)

Proto funkce dostupná v menu Marketing -Marketingové manipulace v příkaze Hledání duplicit firem umožňuje hromadné použití několika algoritmů pro vyhledání duplicit.

Řídící okno obsahuje 3 hlavní sekce:

1. Kritéria výběru firem (sekce výběrových kritérií)

2. Hledej duplicity (výkonná sekce s volbou metod)

3.Ukaž duplicity (hodnotící sekce s možností otevřít přehled potencionálních duplicit tak, jak je systém vyhledal)

Činnost spočívá nejdříve v provedení prohledání báze firem podle zadaných výběrových kritérií. Výběrová kritéria tedy mohou zajistit, že proběhne prohledání pouze v omezené části databáze firem. Lze tedy například hledat duplicity pouze pro firmy se sídlem v Praze. Spuštění hledače proběhne výkonným tlačítkem Hledej, ale před jeho vlastním spuštěním musí uživatel zvolit metody hledání.

Systém má k dispozici tyto metody hledání duplicit:

1.podle názvu firmy (systém při porovnání odstraňuje všechny speciální znaky (mezery, čárky, tečky, středníky apod.) ignoruje doplňující text za vykřičníkem a ignoruje jednopísmenná slova a ignoruje i některá speciální slova (např. spol.). Z názvů „ABB, s.r.o.“ a „ABB spol. s r.o.!Brno“ zůstane pouze text ABB a ABB a tyto budou porovnány na shodu. Pokud dojde ke shodě pak budou obě firmy zařazeny do databáze potencionálních duplicit.

2.podle adresy: systém spojuje název města a název ulice, v názvu města opět ignoruje mezery a speciální spojky typu pod, nad, n., p/ apod... V názvu města ignoruje i číslice. Opava 5 je tedy zkrácena na Opava. Ve jménu ulice opět ignoruje jednopísmenná slova a některá speciální slova (např. tř., nám., ul. apod.). Výsledná adresa je spojena a shody opět vyhodnoceny. Touto metodou lze odhalit duplicity firem, kde první metoda selhala, ale kancelářské domy plné rozdílných firem budou také vyhodnoceny jako duplicity.

3.podle telefonního čísla: tato metoda srovnává telefonní čísla a UTO mezi firmami. Lze takto nalézt duplicitní firmu, která se přestěhovala, ale zůstalo ji její telefonní číslo.

4.podle faxu: obdobná metoda jako u telefonu

5.podle IČO: standardní metoda s kvalitními výsledky, ale problémová samozřejmě pro firmy, které vůbec nemají v databázi IČO

6.podle čísla účtu vyhledává shodu mezi firmami podle čísla účtu a kódu banky

7.podle ID vyhledává shodu podle speciálního přiděleného identifikačního čísla

8.podle RČ vyhledává shodu podle rodného čísla (pouze u zákazníků, kde je podle GDPR povoleno evidovat RČ - pojišťovnictví)

9.podle e-mail vyhledává shodu podle firemní e-mailové adresy

10.podle DIČ vyhledává kontakty se shodným DIČ

Uživatel nevolí jedinou metodou, ale vybírá několik metod současně; může použít i všechny metody současně. Výsledek prohledání báze firem je uložen v pomocné tabulce v softwarové části aplikace Soft-4-Sale a lze jej prohlížet díky tlačítku Ukaž. V poli „kolik“ se současně objeví počet vyhledaných duplicit pro každou použitou metodou. Před stisknutím tlačítka Ukaž je třeba vybrat metodu, jejíž výsledky chceme vidět. Systém pak otevře přehled firem, které vyhodnotil jako duplicitní podle daného kritéria. Pomocné tlačítko + provede výpočet duplicit s pomocné databáze duplicit. S touto funkcí lze pracovat tak, že prohledání se provede jednou a potom se několikrát (během několika dní) použije tlačítko Ukaž. Evidence duplicit zůstává uložena v softwarové části aplikace toho klienta, který spustil prohledání. Z otevřeného přehledu duplicitních firem lze dvojitým kliknutím otevřít kartu kontaktu a z něj potom použít funkci pro zrušení duplicit. Nezapomeňte, že příkaz pro rušení duplicit sice spojí podřízené doklady a záznamy pod firmu, která zůstává, ale obsah karty kontaktu zůstane pouze ten, který byl ponechán. Informace z karty kontaktu rušené firmy budou opravdu zrušeny