Ekonomika > Číselníky

Přehled firem v modulu Ekonomika je oddělen od databáze Kontaktů, který je běžně využíván v systému Soft-4-Sale a to z toho důvodu, že případné změny na kontaktech se nemohou automaticky promítat na kontakty zaúčtovaných dokladů.

Přehled databáze kontaktů v modulu Ekonomika.

Automatická tvorba karet kontaktů

Databáze kontaktů v modulu Ekonomika se naplňuje "automaticky" v okamžiku převzetí nějakého dokladu ze Soft-4-Sale, na němž je firma uvedena. Na rozdíl od Soft-4-Sale není primárním klíčem databáze název firmy, ale její přidělené číslo záznamu. Jestliže v Soft-4-Sale změníte název u stávající firmy - k čemuž můžete mít důvod, například zachování vazby i na historicky vystavené doklady - v modulu Ekonomika vznikne firma nová, s jiným názvem.

Při převzetí dokladů do modulu Ekonomika se kontroluje u kontaktu, zda již v Ekonomice existuje, nebo je třeba jej založit.

Kontrola nyní probíhá shodu [FIRMA ID] AND [FIRMA FAK] AND [DIC KON].

Kontroluje se tedy shoda podle Názvu firmy ([FIRMA ID]) nebo - přednostně - podle Fakturačního názvu firmy ([FIRMA FAK]).

Důvodem je možnost vystavování faktur na jednotlivé pobočky společnosti s tím, že fyzicky jsou odesílány na centrálu, která je pak hradí. Aby se usnadnilo párování SALDA, přebírá se doklad přednostně s fakturační adresou.

Protože může dojít i k situaci, že váš dlouhodobý obchodní partner změní status firmy, dostane nové DIČ a navíc se stane plátcem DPH, bylo potřeba tuto kontrolu rozšířit i na DIČ ([DIC KON]).

Nyní se tedy může stát, že budete mít v ekonomické databázi stejnou firmu se stejným názvem, ale různými DIČ - což je správně (!).

Korektní postup v S4S samozřejmě je při změně Názvu, nebo IČO, nebo DIČ založit firmu novou a s původní ji provázat VZTAHem (nová -> stará) pro možnost dohledání (filtraci) historických dokladů vedených na předchozí firmy.

Příklady:

a)	v S4S je založena nová firma, s novým názvem 'XY-MojeFirma, s.r.o.' k původní 'MojeFirma, s.r.o.'. Změnil se pouze název nebo adresa firmy, ale DIČ zůstává.

V ekonomické databázi budou dvě firmy se dvěma různými názvy (tak to fungovalo dosud)

b)	v S4S je přejmenovaná firma na nový název 'XY-MojeFirma, s.r.o.' z původní 'MojeFirma, s.r.o.'.

V ekonomické databázi budou dvě firmy se dvěma různými názvy (tak to fungovalo dosud)

c)	v S4S je u firmy 'MojeFirma, s.r.o.' změněno DIČ -- typicky, když přejde pod 'Skupinove_DPH'

V ekonomické databázi tedy budou dvě firmy se stejným názvem (nová funkčnost). Technicky to nevadí, protože primárním klíčem v ekonomice je číslo firmy, nikoli název.
V případě takové změny - faktury jsou vystaveny na firmu A_DIC1, ale platby přijdou už od firmy A_DIC2 - je potřeba dořešit SALDO ručně (!).
Například změnou firmy na 'A_DIC1' v Ekonomickém dokladu. Saldo se samozřejmě samo nepropáruje, protože se jedná o záznamy "dvou různých" (podle čísla [EKOFIRMA ID]) firem.

Ruční tvorba karet kontaktů

Mimo automatické zakládání nových firem můžete, podobně jako v kontaktním modulu, novou firmu založit "ručně".

v menu EKONOMIKA -> ČÍSELNÍKY -> FIRMY otevřete přehled stávajících záznamů a nad ním použijete ikonu (Nový záznam).

Nová karta firmy v modulu Ekonomika.

Údaje o firmě můžete buď vyplnit všechny ručně, nebo využít znalosti IČO a nechat si stáhnout údaje z ARESu (k tomu použijte tlačítko )

S přehledem firem se pracuje obdobným způsobem jako všude jinde. Můžete využít připravená filtrační kriteria k vyhledání potřebného záznamu.

Kromě běžně známých kriterií zde najde několik specialit, které vám pomohou hlídat, aby záznamy obsahovaly, pohledu Ekonomiky, potřebné informace a aby byly relevantní.

tlačítko spustí kontrolu a případnou opravu hodnoty polí IČO a DIČ podle záznamů v modulu Kontakty. Kontrolují se všechny kontakty, které odpovídají právě nastavenému filtru v Přehledu. Podle množství kontrolovaných záznamů, může akce nějakou dobu trvat.

Vše - zkontroluje a opraví adresu, IČO a DIČ podle modulu Kontakty

Pouze IČO a DIČ - zkontroluje a opraví pouze hodnoty v polích IČO a DIČ

Pro firmy s kódem státu "SK" (slovenské) se při převzetí údajů kontaktu, případně při dodatečné aktualizaci, jako DIČ přebírá hodnota z pole IČ DPH.

tlačítko spustí jednak kontrolu existence firmy v modulu Kontakty (firma mohla být přejmenována, odstraněna ...), jednak kontrolu "duplicity" firem v modulu Ekonomika (název firmy mohl v S4S opraven (překlep v názvu firmy) a po zaúčtování nových dokladů se v modulu Ekonomika založila firma znovu. Výsledkem kontroly je naplnění příznaků u jednotlivých záznamů v databázi, které následně umožní jejich filtraci a sjednání nápravy.

Přehled firme - výsledek spuštěné kontroly "Najdi chyby"

nejsou již v S4S

- záznam nebyl podle názvu dohledán v modulu kontaktů, neměl by tedy být ani v modulu Ekonomika. Takové záznamy je možné odstranit, pokud nemají vazbu na nějaký zaúčtovaný doklad. Potom se spíše jedná o duplicitní záznam.

duplicitní ICO+DIC

- záznamů se stejnými IČO a DIČ bylo nalezeno více. Tyto záznamy je možné sloučit do jednoho použitím funkce rušení duplicity přímo na kartě kontaktu.

Výsledek kontroly "Najdi chyby" - duplicitní firma

Výsledkem spuštěné kontroly může být třeba tato situace: Byla nalezena duplicita firem podle IČO a DIČ a z přidělených příznaků je zřejmé, že v Soft-4-Sale došlo k opravě chybně zadaného názvu firmy.

Nápravu sjednáte tak, že si otevřete detailní kartu firmy, kterou chcete v modulu Ekonomika zrušit ... respektive sloučit s firmou, která existuje i v modulu kontaktů.

Duplicitní karta firmy "ke zrušení".

Pro smazání označte celý záznam (kliknutím na ukládací lištu) a smažte klávesou DELETE.

Pro sloučení vyberte v poli NÁHRADA firmu, se kterou chcete záznam sloučit. V rozbalovacím poli se nabízejí firmy, které mají s touto shodné IČO a DIČ. Pouhým vybráním firmy dojde ke změně firmy na případných, již zaúčtovaných dokladech a karta této firmy se smaže.

POZOR - vždy si uvědomte, zda duplicita firem není "záměrná"! Firma se skutečně mohla v průběhu účetního období přejmenovat, nebo přestěhovat na jinou adresu. V takovém je potřeba nechat firmy obě, a při párování plateb skutečně rozlišovat, na kterou firmu jsou vedeny (firma je jedním z parametrů pro párování salda a kurzových rozdílů).

Sjednocení firem můžete ještě v tomto okamžiku "vzít zpět".

V ekonomické databázi bylo 10 dokladů převedeno pod "nahrazující" firmu.

V této chvíli již došlo ke zrušení karty firmy a případně existující ekonomické doklady byly převedeny pod firmu, kterou jste zvolili jako náhradu.

"Neplatné" firmy i v Ekonomice

Číselník firem v modulu Ekonomika obsahuje barevnou značku u aktuálně neplatné firmy. To pomáhá při řešení duplicity firem v Ekonomice uživateli v rozhodnutí, kterou firmu chce zrušit a nahradit firmou, platnou!

Značka "neplatná" firma se aktualizuje při otevření Přehledu firem v modulu Ekonomika podle momentálního stavu v modulu Kontakty.