|
Kopírování objektů |
  
|
|
Kopírování objektů |
|
Kořenový adresář
Pouze informace z předchozí záložky. Na této záložce nelze editovat.
Cílový adresář pro objekt
Upřesňuje pokračování k úložišti souborů, které jsou připojovány uživatelem nad kartami různých dokumentů pomocí ikony 
nebo uložení příloh v rámci synchronizace e-mailových zpráv s MS Outlooku. cílový adresář pro objekt musí plynule navazovat na kořenový adresář (například M:\SoftMTJ\Objekty).
Členění adresáře objektů
Upřesňuje pokračování k úložišti souborů, kde automaticky vytvoří další úroveň struktury adresářů buď na roky. Například M:\SoftMTJ\Objekty\2014 ... 2015, nebo na měsíce, například M:\SoftMTJ\Objekty\201401 ... 201402 ... 201403). Podadresáře se tvoří automaticky při připojení prvního objektu v daném období.
Jméno souboru
Protože e-mailem chodí mnoho příloh, které se jmenují stejně (obrázek1.jpg apod.) nabízí systém přizpracování takových příloh možnost opatřit původní název souboru prefixem a sufixem, které značně zmenší riziko přepsání souboru, který již pod stejným názvem v úložišti existuje.
Zkratka firmy doplní na začátek nebo konec souboru první 4 znaky z názvu firmy, která je uvedena na zdrojovém dokumentu. Například ALWE-obráze1.jpg
Datum doplní na začátek nebo názvu souboru aktuální datum ve tvaru rrrrmmdd. Například obrázek1-20140521.jpg
Č.dokladu doplní na začátek nebo konec názvu souboru ID dokumentu, ke kterému je objekt připojen. Například objekt připojený k faktuře obrázek1-VF114-0188.jpg
Použití prefixů a sufixů lze mezi sebou i navzájem kombinovat. Potom může vzniknout například objekt připojený k faktuře ALWE-obrázek1-VF114-0188.jpg
Automatika a dotazy
Aby bylo zajištěno, že všechny připojené objekty jsou fyzicky uloženy v centrálním úložišti a tudíž budou dostupné pro všechny uživatele systému prostřednictvím jejich kořenových adresářů, nabízí systém automatickou kontrolu a zacházení s fyzickými soubory.
| Automatická kopie souboru | jetliže uživatel připojí z jiného adresáře než kořenového nebo jeho podadresáře, systém uživatele na tuto skutečnost upozorní zprávou "Soubor není připojen ze standardního adresářového stromu!" Jakmile uživatel tuto zprávu vezme na vědomí, systém sám zkopíruje fyzicky soubor do odpovídajícho adresáře dle výše popsaných definic a do připojeného objektu zapíše korektní cestu. |
| Automatický přesun souboru | stejná funkčnost, ovšem soubor je přesunut do odpovídajicího adresář. Například si připravíte obrázek nebo jiný soubor, který chcete připojit k dokumentu v Soft-4-Sale, na plochu windows své stanici, provedete připojení objektu a systém se již postará, aby se soubor fyzicky přesunul tam, kam má a kde bude dostupný i ostatním uživatelům (a vaše plocha se opět uvolní). |
| Neptát se před ruční akcí | doplňující volba, která zajistí, aby systém zbytečně neupozorňoval, když vyvoláte kopii nebo přesun souboru "ručně" na kartě připojeného objektu například v rámci kontroly umístění historicky připojovaných objektů a nápravy stavu. |